Właściwy podział aktywów i pasywów w bilansie ma wpływ m.in. na przedstawienie wysokości kapitału obrotowego. Dla inwestorów, banków i kontrahentów jest to informacja o zdolności spółki do regulowania bieżących zobowiązań.
Bilans jest częścią sprawozdania finansowego, który prezentuje zarówno majątek spółki, jak i źródła jego pochodzenia. Aby odbiorcy sprawozdania mogli poznać prawdziwą sytuację firmy, konieczna jest właściwa kwalifikacja pozycji w bilansie.
Dane w bilansie
Jednak, jak wynika z doświadczeń Marcina Lipskiego, menedżera w Ernst & Young, spółki często nie przywiązują należytej wagi do prezentacji danych w bilansie. Przykładowo, odpowiedniego podziału na składniki majątku trwałego czy obrotowego, a w przypadku zobowiązań - na długo- bądź krótkoterminowe. Twierdzi, że panuje powszechne przekonanie, że prezentacja nie ma takiego znaczenia jak kwestie wpływające na wynik.
- Założenie to jest błędne. Od właściwego podziału aktywów i pasywów zależy m.in. wysokość kapitału obrotowego netto, dla czytelnika bilansu jest to informacja o zdolności spółki do regulowania bieżących zobowiązań (bądź jej braku), poprawny podział i prezentacja wpływają również na bodaj wszystkie istotne wskaźniki finansowe używane dla potrzeb analizy finansowej i majątkowej spółki - wyjaśnia nasz rozmówca. Dodaje, że istotnym problemem bywa też wykazywanie w bilansie zapasów oraz zobowiązań, które na dzień bilansowy nie są własnością spółki. Wynika to z warunków tzw. incoterms, na podstawie których zawierane są umowy z dostawcami.
- I tak na przykład, jeśli przed dniem bilansowym spółka otrzymała fakturę i towar został wysłany przez dostawcę, ale dotarł do spółki po dniu bilansowym, a umowa zawarta jest w oparciu o incoterm CPT (Carriage paid to.), spółka na dzień bilansowy nie miała zobowiązania wobec dostawcy, a co za tym idzie, nie powinna wykazywać towaru w drodze - uważa Marcin Lipski.
Tworzenie rezerw
Natomiast według Małgorzaty Sobieszek, menedżera w Ernst & Young, innym częstym błędem jest nadmierne tworzenie rezerw. Artykuł 35d ustawy o rachunkowości nakazuje tworzyć rezerwy na pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować.
- Niestety często spółki mają tendencję, zwłaszcza jeśli wyniki są lepsze od spodziewanych, do tworzenia rezerw niezgodnie z tym zapisem - uważa rozmówczyni. Wyjaśnia, że jeżeli przeciwko spółce toczy się postępowanie sądowe, a spółka na podstawie analizy prawników wie, że prawdopodobieństwo, iż zapadnie wyrok dla niej niekorzystny, jest znikome, nie powinna tworzyć z tego tytułu rezerwy.
Działania promocyjne
Z kolei Piotr Świętochowski, menedżer w Ernst & Young, zwraca uwagę na błędy popełniane w bilansie w zakresie ujmowania kosztów działań promocyjnych i reklamowych. Spółki działające w branżach dóbr szybko zbywalnych, świadczące usługi lub sprzedające produkty bezpośrednio dla klientów indywidualnych ponoszą w ciągu roku znaczne wydatki na reklamę i promocję. Powstaje więc problem, czy wydatkami, które służą generowaniu przychodów nie tylko w okresie, kiedy przeprowadzono działania promocyjne/marketingowe, ale również w okresach późniejszych, powinny być ujęte w rachunku zysków i start czy w aktywach bilansu.
Nasz ekspert wyjaśnia, że przepisy bilansowe nie regulują bezpośrednio tego problemu. Decyzje o kapitalizacji wydatków reklamowych muszą więc być podejmowane w oparciu o ogólną definicję aktywów.
- Można też skorzystać ze wskazań Międzynarodowego Standardu Rachunkowości nr 38, który swoim zakresem obejmuje koszty reklamy. Zgodnie z tym standardem koszty reklamy/promocji powinny być rozpoznawane w okresie, w którym zostały poniesione - wyjaśnia rozmówca. Dodaje, że zapisy MSR nr 38 nie wykluczają ujęcia zaliczki jako składnika aktywów, jeśli płatność za dostawę dóbr lub wykonanie usług nastąpiła przed dostarczeniem dóbr i wykonaniem usług.
Według Piotra Świętochowskiego na tej podstawie można stwierdzić, że praktycznie wszystkie wydatki reklamowe/promocyjne powinny być ujmowane w rachunku zysków i strat w okresie ich poniesienia. Wyjątkiem są koszty promocji i reklamy, które spółka musi zwrócić swoim dystrybutorom, koszty takie ujmuje się w rachunku zysków i strat w momencie rozpoznania przychodów ze sprzedaży do dystrybutorów. Możliwe jest jednak ujmowanie niektórych wydatków reklamowych/promocyjnych w rachunku zysków i strat w momencie wyemitowania/opublikowania reklamy. Do wydatków takich można zaliczyć koszty czasu antenowego czy koszty powierzchni reklamowej.
- Można też rozpoznać jako zapasy katalogi reklamowe, jeśli będą one sprzedawane klientom - wyjaśnia. Należy jednak pamiętać, aby wycenione były po koszcie nabycia lub wytworzenia nie wyższym od cen ich sprzedaży netto.
JAKIE BŁĘDY POPEŁNIANE SĄ W BILANSIE l - brak prezentacji zapasów inwestycyjnych w pozycji środki trwałe w budowie, - brak rozbicia należności na długo- i krótkoterminowe, - brak rozbicia pożyczek i kredytów na długo- i krótkoterminowe, - brak rozbicia zobowiązań leasingowych na długo- i krótkoterminowe, - nieprawidłowy rozdział między rezerwami a rozliczeniami międzyokresowymi kosztów (biernymi), - brak rozbicia rezerw oraz rozliczeń międzyokresowych kosztów na długo- i krótkoterminowe.
