REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zamykanie i otwieranie ksiąg rachunkowych

REKLAMA

W styczniu każdego roku zamykamy i otwieramy księgi rachunkowe. Otwieramy je w nowym roku gospodarczym, pomimo że trwają prace związane z zamknięciem ksiąg za rok ubiegły. Wyjątkowo można zamknąć księgi nawet 15 lipca.
Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe otwiera się:
1) na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
2) na początek każdego następnego roku obrotowego,
3) na dzień zmiany formy prawnej,
4) na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostek, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
5) na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego
- w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

W jednostkach kontynuujących działalność gospodarczą czynności zamknięcia i otwarcia ksiąg rachunkowych powinny nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy (zob. art. 12 ust. 4 uor).

Zamykanie i otwieranie ksiąg to dwa etapy tego samego procesu

Można wyróżnić dwa etapy procesu związanego z zamknięciem i otwarciem ksiąg.

Etap pierwszy przypada najpóźniej na 15. dzień po dacie wystąpienia zdarzeń, które zobowiązują do otwarcia ksiąg rachunkowych. W publikacjach można spotkać zapisy określające zakres otwieranych kont jedynie do kont bilansowych. Wynika to bezpośrednio z obowiązku bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 24 ust. 1 uor). Z racji terminu nie musi nawet obejmować wszystkich ksiąg i urządzeń księgowych wprost i w sposób kompletny. Niemniej należy otworzyć konta umożliwiające wprowadzanie zapisów księgowych za bieżący okres sprawozdawczy. W praktyce najczęściej przenosi się na nowy rok obrotowy wszystkie konta (plan kont) bez kwot bilansu otwarcia. Ten wprowadza się po zamknięciu roku ubiegłego. Niektóre programy finansowo-księgowe umożliwiają wprowadzenie bilansu otwarcia przed ostatecznym sporządzeniem sprawozdania finansowego. Po zamknięciu ksiąg rachunkowych za rok ubiegły uprzednio wprowadzony bilans otwarcia należy porównać z bilansem zamknięcia i ewentualnie wprowadzić korekty. Najczęściej ten pierwszy jest eliminowany i wprowadzany jest bilans otwarcia zgodny z bilansem zamknięcia dla wszystkich kont syntetycznych i analitycznych.

Drugi - ostateczny - etap powinien mieć miejsce w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. W niektórych jednostkach może to mieć miejsce aż 15 lipca (art. 53 ust. 1 oraz art. 69 ust. 1 uor).

Polityka rachunkowości powinna być kontynuowana

Każda jednostka gospodarcza powinna posiadać indywidualny, dostosowany do potrzeb wewnętrznych, zbiór zasad rachunkowości. Wskazane jest, by określona przez kierownika jednostki polityka rachunkowości była stosowana w sposób ciągły w kolejnych latach. Właściwe dla danej jednostki zasady (polityka) rachunkowości powinny określać (art. 10 ust. 1 uor):
- rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze,
- metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
- sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
b) wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
c) opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
- system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Księgi rachunkowe prowadzi się w oparciu o dowody księgowe właściwe wyłącznie dla danego roku obrotowego, zamyka się, a następnie otwiera oddzielnie dla każdego roku. Ponieważ stanowią odrębny zbiór danych dotyczących zdarzeń gospodarczych występujących w tym okresie, mogą różnić się od ksiąg prowadzonych dla kolejnego roku obrotowego. Dodatkowo muszą być przechowywane przez pięć lat - stąd należy je sporządzać i traktować jako odrębny zbiór.

UWAGA!

Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg, ich zakres, wygląd oraz pozostające „wolne kartki” wszystkie urządzenia składające się na księgi rachunkowe otwiera się na dany okres od nowa, nawet jeżeli istnieją fizyczne możliwości kontynuowania zapisów.

Przyjęte zasady rachunkowości jednostka musi stosować w sposób ciągły. Taki sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych zapewnia porównywalność danych za poszczególne lata. Zasady te odnoszą się głównie do sposobu grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, jak również dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego oraz sporządzania sprawozdania finansowego. Zapewnienie ciągłości i kontynuacji przyjętych zasad (art. 5 uor) wyraża się także w sposobie prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Najczęściej porównywalne obszary to przyjęte w danym roku do stosowania: zakładowy plan kont, zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, powiązania z kontami księgi głównej. W optymalnym wariancie przyjęte do stosowania konta, w tym wykaz kont księgi głównej, powinny zachować te same określenia i zasady grupowania informacji ekonomicznych.

Wprowadzanie bilansu otwarcia dla nowego roku obrotowego jest zawsze pretekstem do uporządkowania numeracji kont i ich nazw. Przypisanie do numerów kont odpowiednich nazw korespondujących z treścią ekonomiczną pozwala na prawidłowe agregowanie zdarzeń gospodarczych. Ułatwia również sporządzanie sprawozdań finansowych. Niestety, pomysł na zmiany, projekt nowego planu kont trzeba mieć już w pierwszych dniach stycznia - przed wprowadzeniem pierwszych zapisów księgowych. W nowym planie kont lub nawet częściowo zmienionym bilans otwarcia musi być wprowadzony jak każdy dowód księgowy.

Generalnie księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu komputera w kolejnych latach muszą być zorganizowane w taki sam sposób. Podobnie należy zachować ten sam sposób przetwarzania danych, stosowane uprzednio algorytmy i parametry. Bez względu na stosowane techniki podstawą zachowania ciągłości jest ujęcie w księgach rachunkowych bilansu otwarcia w wysokości bilansu zamknięcia okresu ubiegłego.

Bilans otwarcia i bilans zamknięcia zawsze równe, ale...

Czasami jednak bilans zamknięcia i bilans otwarcia mogą wykazywać różne wartości, co może być wynikiem:
1) zmian w ustawie o rachunkowości wchodzących w życie w dniu otwierania ksiąg rachunkowych,
2) innego agregowania i prezentowania wartości (np. podział jednostki, łączenie),
3) różnic w treściach ekonomicznych.

Co do zasady, wykazane w księgach rachunkowych stany kont aktywnych oraz kont pasywnych na dzień ich zamknięcia i otwarcia ujmuje się w tej samej wysokości (art. 5 ust. 1 uor). Zasada ta obowiązuje podmioty kontynuujące działalność w niezmienionym zakresie i stanie prawnym. Tak więc bilans otwarcia musi odpowiadać wartościom bilansu zamknięcia na koniec roku poprzedzającego - nie ma żadnych odstępstw i wyjątków.

Księgi rachunkowe prowadzone przez biuro rachunkowe

Zdarza się bardzo często, że część urządzeń księgowych jest prowadzona w jednostce, a same księgi rachunkowe w usługowym biurze rachunkowym. Jednostki pozostawiają sobie prowadzenie urządzeń pomocniczych.

Najczęściej prowadzi się: ewidencję środków trwałych, w tym księgę inwentarzową oraz tabele amortyzacji i umorzeń, ewidencje ilościowo-wartościowe lub tylko ewidencję ilościową w zakresie zapasów, ewidencje wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne pracowników itp. Za prowadzenie ksiąg rachunkowych, ich zamykanie i otwieranie odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki. Kierownik jednostki ponosi także odpowiedzialność za zatwierdzenie dokumentacji (opisu) przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości (art. 10 ust. 1 uor).

Nawet jeżeli księgi rachunkowe są prowadzone usługowo w biurze rachunkowym, to po zakończeniu okresu sprawozdawczego księgi jako komplet dowodów źródłowych i sporządzonej na ich podstawie dokumentacji powinny znaleźć się w jednostce. Dokumentacja jest zatwierdzana przez kierownika jednostki (art. 4 ust. 5, art. 10 ust. 2 uor), a urządzenia prowadzone w dwóch różnych miejscach muszą być wewnętrznie zgodne.

Trzeba przewidywać zmiany

Otwierając księgi rachunkowe w styczniu 2007 r., nie zawsze będziemy pewni ich ostatecznego kształtu.
Decyzje o zmianach mogą zapaść w następnych miesiącach. Dlatego też otwierając księgi rachunkowe na 1 stycznia, trzeba wziąć pod uwagę różne przyszłe zdarzenia.

Można zmianom „wyjść naprzeciw” - opracować propozycje i uzyskać akceptację kierownika jednostki, najpóźniej w styczniu. W innym przypadku należy tak zbudować i zorganizować zakładowy plan kont, żeby możliwe było wprowadzenie zmian w urządzeniach dodatkowych.

Reasumując:

- Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
- Wszystkie urządzenia składające się na księgi rachunkowe otwiera się na dany okres od nowa, nawet jeżeli istnieją fizyczne możliwości kontynuowania zapisów.
- Bilans otwarcia musi odpowiadać wartościom bilansu zamknięcia na koniec roku poprzedzającego.
 
 

Podstawa prawna:
- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
- rozporządzenie Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej - Dz.U. Nr 137, poz. 1539; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 11, poz. 117

dr Weronika Gackowska
Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Polska ustawa o kryptoaktywach od 30 czerwca 2024 r. Założenia i cel nowych przepisów [omówienie projektu]

    Projekt ustawy o kryptoaktywach ma zaimplementować do krajowych przepisów rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1114 z dnia 31 maja 2023 r. w sprawie rynków kryptoaktywów oraz zmiany rozporządzeń (UE) nr 1093/2010 i (UE) nr 1095/2010 oraz dyrektyw 2013/36/UE i (UE) 2019/1937 (Dz. U. UE. L. z 2023 r. Nr 150, str. 40 z późn. zm.) (dalej: MiCA) określające zasady regulacji i nadzoru emisji, handlu i świadczenia usług związanych z kryptowalutami. Rozporządzenie obowiązuje już od 29 czerwca 2023 r., ale w pełni zacznie być stosowane dopiero w grudniu 2024 r. Projekt ustawy przewiduje wprowadzenie nowych rozwiązań w obszarze sektora rynku kryptoaktywów, mających na celu realizację zadań wynikających z rozporządzenia MiCA, w szczególności w zakresie skutecznego nadzoru i ochrony inwestorów. Według ustawodawcy podjęcie działań zmierzających do realizacji ww. celów zapewni rozwój rynku w perspektywie wieloletniej oraz bezpieczeństwo przez rozszerzenie kompetencji nadzorczych. Za projekt ustawy odpowiada Podsekretarz Stanu Ministerstwa Finansów. 

    Eksport usług do Turcji na nowych zasadach od stycznia 2024

    Eksport usług występuje wówczas, gdy za miejsce świadczenia usług, czyli faktycznego opodatkowania, jest terytorium innego państwa. O miejscu opodatkowania danej usługi decyduje nie miejsce jej faktycznego wykonania, ale wskazane przepisami ustawy o VAT „miejsce jej świadczenia”. Charakterystyką usługi wykonanej poza granice terytorium kraju to takie świadczenie, od którego zobowiązanym do rozliczenia VAT jest zagraniczny nabywca tej usługi. Dla polskiego usługodawcy jest ona wówczas czynnością niepodlegającą opodatkowaniu (NP) w VAT.

    Rozlicz się przez internet. Dzięki usłudze Twój e-PIT szybko i łatwo rozliczysz swój PIT

    Okres rozliczeń rocznych PIT trwa do końca kwietnia. Dzięki usłudze Twój e-PIT udostępnionej przez Ministerstwo Finansów w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) możesz szybko i wygodnie rozliczyć swój PIT. Zwłaszcza jeśli masz Profil Zaufany. Jeśli nie masz – założysz go od ręki.

    PIT 2024. Czy można rozliczyć podatki bez Profilu Zaufanego?

    Sezon rozliczeń podatkowych jest w pełni. Dzięki usłudze e-PIT dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów, możesz  szybko rozliczyć swój PIT. Resort zaleca, aby z rozliczeniem nie zwlekać.

    Co można sobie odliczyć od podatku 2024? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu PIT?

    Co można odliczyć z podatku PIT? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu w 2024 roku?

    Kto może wyjechać do sanatorium z ZUS-em w 2024 roku? Jak uzyskać skierowanie? Ile trzeba czekać?

    Nie tylko Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje do miejscowości uzdrowiskowych, ale także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z leczenia może skorzystać każdy ubezpieczony, który jest zagrożony utratą zdolności do pracy. Warunkiem jest jednak, by rehabilitacja poprawiła rokowania stanu zdrowia i przyczyniła się do powrotu do aktywności zawodowej.

    Limit pomocy de minimis dla MŚP 2024 - podwyżka od 1 maja

    Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, na podstawie którego MŚP nadal udzielana będzie pomoc de minimis w formie gwarancji BGK spłaty kredytu lub innego zobowiązania - napisał resort w OSR do projektu. Rozporządzenie wdroży w życie unijne przepisy wprowadzające nowy wyższy limit takiej pomocy dla jednego przedsiębiorstwa w ciągu 3 lat.

    Ulga sponsoringowa a koszty uzyskania przychodów z zysków kapitałowych

    Po koniec 2023 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że podmioty osiągające przychody z zysków kapitałowych również mogą odliczać koszty wspierania sportu, edukacji i kultury, na podstawie art. 18ee, niezależnie od tego czy koszty te zostaną przyporządkowane do przychodów z zysków kapitałowych czy pozostałych przychodów.

    Rozrachunki w księgowości wsparte sztuczną inteligencją. Nadchodzi nowe

    Czy sztuczna inteligencja może wspomóc księgowym w rozrachunkach? Dzięki wykorzystaniu mechanizmów sztucznej inteligencji programy księgowe pozwalają na dużą automatyzację procesów w tym zakresie.

    Jak rozpoznać pellet dobrej jakości? Jak sprawdzić samemu?

    Jakość pelletu jest kluczowym czynnikiem decydującym o jego efektywności i bezpieczeństwie użytkowania. Niezależnie od tego, czy wykorzystujemy go do ogrzewania domu, czy jako surowiec w przemyśle, istnieją cechy, na które warto zwrócić uwagę, aby mieć pewność, że wybieramy produkt najwyższej jakości.

    REKLAMA