REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak sporządzić prawidłową dokumentację ewidencyjną systemów informatycznych rachunkowości

REKLAMA

Źródłem wiedzy audytora o systemie informatycznym rachunkowości (SIR) jest przede wszystkim jego dokumentacja. Dokumentacja taka powinna określać, co i kto robi w każdym momencie procesu przetwarzania danych - zarówno podczas bieżącej obsługi oprogramowania, jak i w sytuacjach awaryjnych.

Obligatoryjne elementy dokumentacji ewidencyjnej SIR określa art. 10 ustawy o rachunkowości.

Księgowość powinna sporządzić następujące dokumenty:

- wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera,

Autopromocja

- wykaz programów rachunkowości informatycznej (z podaniem wersji oprogramowania, daty rozpoczęcia użytkowania i pisemnym stwierdzeniem dopuszczenia przez jednostkę oprogramowania do eksploatacji w jednostce,

- charakterystykę każdego programu, zawierającą opis jego przeznaczenia i sposobu działania wraz z opisem algorytmów i parametrów,

- opis organizacyjnych i programowych rozwiązań służących ochronie danych rachunkowych.


Dokumentacja ta powinna spełniać formalne wymogi określone w przepisach ustawy o rachunkowości, a w szczególności powinna być:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

sporządzona w formie pisemnej i w językupolskim - należy przy tym zwrócić uwagę, że przepisy ustawy o rachunkowości nie zawierają postanowień zezwalających na posiadanie i przechowywanie dokumentacji wyłącznie na nośnikach czytelnych dla komputera (art. 71 ust. 1 oraz art. 73 ust. 3),

wyczerpująca, przejrzysta, kompletna i aktualna - to ostatnie wymaganie oznacza konieczność wprowadzania do dokumentacji wszelkich zmian przy wprowadzaniu kolejnych wersji systemu (art. 10 ust. 2),

sporządzona w kilku egzemplarzach - a przynajmniej jeden z nich powinien być przechowywany w całości pod ochroną jako egzemplarz wzorcowy. Pozostałe egzemplarze mogą być rozdzielane według potrzeb, z zastrzeżeniami wynikającymi z ochrony danych i podziału funkcji,

przechowywana w sposób należyty - chroniona przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres ważności i dodatkowo przez pięć lat po tym okresie.

Często w praktyce księgowi-użytkownicy i audytorzy krytykują dokumentację zawierającą opis funkcjonowania i instrukcje obsługi programów. Niejednokrotnie dokumentacja sporządzana przez informatyków zawiera wskazówki mające niewiele wspólnego z rachunkowością, a powinna przecież służyć zarówno użytkownikom, jak i wszystkim organom kontrolującym jednostkę w zakresie funkcjonowania systemu rachunkowości. Zbiór wszystkich zasad i instrukcji eksploatacyjnych powinien zapewnić zrozumienie występujących problemów oraz umożliwić wprowadzanie wymaganych poprawek. Dlatego poniżej opisujemy przykładowe elementy jasnej dokumentacji ewidencyjnej SIR.


Wykaz zbiorów danych


Jednostka jest obligatoryjnie zobowiązana do sporządzenia wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera. Systemy przeznaczone do obsługi księgowości niewielkich firm zbudowane są zwykle na prostych bazach danych, w których przechowywane są zbiory zawierające księgi rachunkowe. W takich firmach wykaz zbiorów danych tworzących komputerowe księgi rachunkowe może sporządzić zakładowy informatyk lub wręcz doświadczony użytkownik. To, jaki system zarządzania bazą danych był użyty przy tworzeniu programu oraz które zbiory zawierają dane rachunkowości, można niekiedy stwierdzić, analizując trzyznakowe rozszerzenia plików lub po prostu same nazwy plików.

Księgi rachunkowe nie zawsze są jednak zawarte w fizycznych zbiorach systemu. Wówczas na ich podstawie podczas przetwarzania danych tworzone są zbiory logiczne - zawierające dane ksiąg rachunkowych.

Dokument stanowiący wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych powinien zawierać dwa istotne opisy:

- opis struktury programu,

- opis wzajemnych powiązań i funkcje zbiorów danych w organizacji całości procesów przetwarzania.

W pierwszej części dokumentu należy wymienić nazwy zbiorów danych stanowiące księgi rachunkowe. Można podać również nazwy plików pomocniczych (np. zawierających kartoteki kontrahentów, pracowników, urzędów, słowniki, pliki z parametrami stałymi i innymi, które wspomagają proces tworzenia, przechowywania i prezentacji danych ksiąg rachunkowych).

Przygotowując wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe, należy podać ścieżkę dostępu do miejsca, w którym plik z danymi jest przechowywany (oznaczenie dysku, nazwa katalogu i podkatalogu). Ponadto w sporządzanym wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe trzeba zamieścić informację o tym, jaki program rachunkowości informatycznej tworzy i obsługuje wymienione w dokumencie zbiory.

Drugą część tego dokumentu powinien stanowić opis wzajemnych powiązań i funkcje zbiorów danych w organizacji całości procesów przetwarzania. Opis może być ogólny, pod warunkiem że szczegółowa charakterystyka znajduje się w dokumentacji eksploatacyjnej oprogramowania. Przykładowy dokument prezentuje wzór 1.


Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wykaz programów rachunkowości informatycznej


Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostka zobowiązana jest sporządzić dokument zawierający wykaz programów rachunkowości informatycznej stosowanych w jednostce, wraz z określeniem ich wersji i daty rozpoczęcia eksploatowania. Z ustawy nie wynika obowiązek zatwierdzania osobno do używania każdej zmienionej wersji programu przez kierownika jednostki. Jednak aktualizowanie dokumentów ewidencyjnych powinno następować każdorazowo, wraz z wprowadzeniem nowej wersji oprogramowania do eksploatacji.

Przykładem dokumentu w tym zakresie może być poniższy Wykaz stosowanych programów informatycznego systemu przetwarzania danych księgowych (wzór 2). Wykaz taki stanowi zbiorcze zestawienie programów/modułów systemu informatycznego wykorzystywanych w rachunkowości podmiotu.


Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Z praktycznego punktu widzenia, dla celów ewidencji oprogramowania, wskazane byłoby posiadanie niezbędnych informacji o każdym z programów, w postaci szczegółowych kartotek. Takimi kartotekami mogą być Karty informacyjne systemów (programów/modułów), zawierające najważniejsze informacje o każdym z systemów użytkowanych w rachunkowości podmiotu. Przykładowa Karta informacyjna programu/modułu (wzór 3) może składać się z trzech elementów. Elementy te w sposób wyczerpujący określają zakres podstawowych informacji administracyjno-organizacyjnych, także wymaganych przez ustawę.

Elementami Karty będą przede wszystkim:

- protokół przyjęcia pierwszej wersji programu/modułu do eksploatacji,

- ewidencja zmian wersji programu/modułu - zawierająca historię użytkowania poszczególnych wersji programu/modułu,

- ewidencja użytkowników programu/modułu - zawierająca historię przydziału i zniesienia uprawnień użytkowników poszczególnych wersji programu/modułu.

W przypadku przyjęcia takiego sposobu dokumentowania oprogramowania w jednostce aktualizowanie Wykazu następuje każdorazowo wraz z wprowadzeniem do eksploatacji nowej wersji oprogramowania. Zaleca się stosowanie pierwotnie przyjętej numeracji Kart informacyjnych ze względu na to, że w Kartach zawarta jest kilkuletnia historia eksploatacji oprogramowania jednego producenta. W przypadku zmiany producenta oprogramowania nowy system lub program otrzymałby kolejny numer dla nowo utworzonej Karty informacyjnej.


Wzór 3


Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W zestawie dokumentacji powinny znaleźć się także raporty z przeprowadzonego testowania na etapie wdrażania do eksploatacji zarówno programu, jak i kolejnych jego wersji.

Dokumentacja taka powinna zawierać:

- zestaw danych testowych oraz opis wyników testowania,

- określenie okresów stosowania poszczególnych wersji programu,

- opis zmian dokonywanych w programie.

Ustawodawca nakłada również obowiązek posiadania dokumentów opisujących przeznaczenie każdego programu, sposób działania oraz wykorzystania podczas przetwarzania danych. Dokumenty te powinny zawierać wyczerpujący opis procedur, funkcji, algorytmów i parametrów przetwarzania danych, reguł kontroli danych, a także sposobów uzyskiwania danych w postaci wydruków. Zakres informacji, których ujawnienia wymaga ustawa o rachunkowości (art. 10 ust. 3b i 3e), w większości przypadków zawierają instrukcje obsługi dla użytkowników.


dr Elżbieta Izabela Szczepankiewicz

audytor wewnętrzny, pracownik naukowo-dydaktyczny w Wyższej Szkole Handlu i Rachunkowości w Poznaniu

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Polska ustawa o kryptoaktywach od 30 czerwca 2024 r. Założenia i cel nowych przepisów [omówienie projektu]

    Projekt ustawy o kryptoaktywach ma zaimplementować do krajowych przepisów rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1114 z dnia 31 maja 2023 r. w sprawie rynków kryptoaktywów oraz zmiany rozporządzeń (UE) nr 1093/2010 i (UE) nr 1095/2010 oraz dyrektyw 2013/36/UE i (UE) 2019/1937 (Dz. U. UE. L. z 2023 r. Nr 150, str. 40 z późn. zm.) (dalej: MiCA) określające zasady regulacji i nadzoru emisji, handlu i świadczenia usług związanych z kryptowalutami. Rozporządzenie obowiązuje już od 29 czerwca 2023 r., ale w pełni zacznie być stosowane dopiero w grudniu 2024 r. Projekt ustawy przewiduje wprowadzenie nowych rozwiązań w obszarze sektora rynku kryptoaktywów, mających na celu realizację zadań wynikających z rozporządzenia MiCA, w szczególności w zakresie skutecznego nadzoru i ochrony inwestorów. Według ustawodawcy podjęcie działań zmierzających do realizacji ww. celów zapewni rozwój rynku w perspektywie wieloletniej oraz bezpieczeństwo przez rozszerzenie kompetencji nadzorczych. Za projekt ustawy odpowiada Podsekretarz Stanu Ministerstwa Finansów. 

    Rozlicz się przez internet. Dzięki usłudze Twój e-PIT szybko i łatwo rozliczysz swój PIT

    Okres rozliczeń rocznych PIT trwa do końca kwietnia. Dzięki usłudze Twój e-PIT udostępnionej przez Ministerstwo Finansów w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) możesz szybko i wygodnie rozliczyć swój PIT. Zwłaszcza jeśli masz Profil Zaufany. Jeśli nie masz – założysz go od ręki.

    PIT 2024. Czy można rozliczyć podatki bez Profilu Zaufanego?

    Sezon rozliczeń podatkowych jest w pełni. Dzięki usłudze e-PIT dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów, możesz  szybko rozliczyć swój PIT. Resort zaleca, aby z rozliczeniem nie zwlekać.

    Co można sobie odliczyć od podatku 2024? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu PIT?

    Co można odliczyć z podatku PIT? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu w 2024 roku?

    Kto może wyjechać do sanatorium z ZUS-em w 2024 roku? Jak uzyskać skierowanie? Ile trzeba czekać?

    Nie tylko Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje do miejscowości uzdrowiskowych, ale także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z leczenia może skorzystać każdy ubezpieczony, który jest zagrożony utratą zdolności do pracy. Warunkiem jest jednak, by rehabilitacja poprawiła rokowania stanu zdrowia i przyczyniła się do powrotu do aktywności zawodowej.

    Limit pomocy de minimis dla MŚP 2024 - podwyżka od 1 maja

    Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, na podstawie którego MŚP nadal udzielana będzie pomoc de minimis w formie gwarancji BGK spłaty kredytu lub innego zobowiązania - napisał resort w OSR do projektu. Rozporządzenie wdroży w życie unijne przepisy wprowadzające nowy wyższy limit takiej pomocy dla jednego przedsiębiorstwa w ciągu 3 lat.

    Ulga sponsoringowa a koszty uzyskania przychodów z zysków kapitałowych

    Po koniec 2023 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że podmioty osiągające przychody z zysków kapitałowych również mogą odliczać koszty wspierania sportu, edukacji i kultury, na podstawie art. 18ee, niezależnie od tego czy koszty te zostaną przyporządkowane do przychodów z zysków kapitałowych czy pozostałych przychodów.

    Rozrachunki w księgowości wsparte sztuczną inteligencją. Nadchodzi nowe

    Czy sztuczna inteligencja może wspomóc księgowym w rozrachunkach? Dzięki wykorzystaniu mechanizmów sztucznej inteligencji programy księgowe pozwalają na dużą automatyzację procesów w tym zakresie.

    Jak rozpoznać pellet dobrej jakości? Jak sprawdzić samemu?

    Jakość pelletu jest kluczowym czynnikiem decydującym o jego efektywności i bezpieczeństwie użytkowania. Niezależnie od tego, czy wykorzystujemy go do ogrzewania domu, czy jako surowiec w przemyśle, istnieją cechy, na które warto zwrócić uwagę, aby mieć pewność, że wybieramy produkt najwyższej jakości.

    Składki ZUS wspólników spółki z o.o. (jednoosobowej i wieloosobowej). Kto i kiedy nie zapłaci składek?

    Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych różnicują pozycję wspólników spółki z o.o. w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w zależności od tego, czy spółka jest jednoosobowa czy wieloosobowa.

    REKLAMA