Od 1 stycznia 2005 r. wydatki na wynagrodzenia pracownicze oraz wydatki z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez płatnika składek (pracodawcę) mogą być zaliczane w koszty uzyskania przychodów tylko według tzw. metody kasowej, czyli dopiero z chwilą ich faktycznego poniesienia (wypłaty), nie zaś - jak to było do końca 2004 r. - już z chwilą ich zarachowania.
Na pierwszy rzut oka rozwiązanie jest proste: wydatek zaliczamy w koszty w chwili jego poniesienia. Tymczasem niektórzy przedsiębiorcy wciąż mają trudności z jego stosowaniem w praktyce, ponieważ wynagrodzenie brutto pracownika obejmuje – obok kwoty wypłacanej mu bezpośrednio – także zaliczkę na podatek dochodowy oraz składkę na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, a elementy tego wynagrodzenia płatne są w różnych miesiącach.
Wątpliwości budzi moment zaliczania w koszty tych wydatków pracodawcy, które stanowią wprawdzie część wynagrodzenia brutto pracownika, ale faktycznie – jako tzw. składki na ubezpieczenie społeczne finansowane przez pracowników (ubezpieczonych) – odprowadzane są przez pracodawcę bezpośrednio do ZUS w innym terminie niż wypłata wynagrodzenia. Czy pracodawca może więc zaliczyć w koszty uzyskania przychodów wynagrodzenie pracownika od razu w kwocie brutto, mimo że najpierw w jednym miesiącu wypłaca pracownikowi bezpośrednio tylko część wynagrodzenia (w kwocie netto), a dopiero w kolejnym miesiącu realizuje pozostałą część wynagrodzenia (zaliczkę na podatek dochodowy oraz składkę na ubezpieczenie finansowaną przez pracownika).
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 pkt 57a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się nieopłaconych do ZUS składek określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek. Przepis ten należy interpretować ściśle, w związku z czym nie ma przeszkód, by pracodawcy stosowali rozwiązanie dla nich korzystniejsze i zaliczali do kosztów uzyskania przychodów wydatki na wynagrodzenia pracownicze od razu w kwotach brutto, a więc łącznie ze składkami na ubezpieczenie pracownika stanowiącymi element tego wynagrodzenia. Przepisy podatkowe nie traktują bowiem odmiennie poszczególnych składników wynagrodzenia (robią tak natomiast ze składkami na ubezpieczenia społeczne), a więc należy uznać, iż kosztem uzyskania przychodów są wszelkie elementy wynagrodzenia (w kwotach brutto) w dacie wypłaty lub postawienia go do dyspozycji pracownika.
Jeżeli przykładowo pracodawca wypłacił pracownikom wynagrodzenie za sierpień na początku września, zaś składki na ubezpieczenie społeczne od tych wynagrodzeń przekaże do ZUS dopiero w październiku – to wydatki na wynagrodzenia pracowników w kwotach brutto zaliczy w koszty już we wrześniu, mimo że część tego wynagrodzenia w postaci składek na ubezpieczenie społeczne finansowane przez pracownika przekaże do ZUS dopiero w październiku.
