Dokumentacja i ewidencja rozrachunków z tytułu wynagrodzeń w zakładzie opieki zdrowotnej

Dokumentacja pracownicza została określona w przepisach prawa pracy, prawa cywilnego, prawa ubezpieczeń społecznych, prawa podatkowego oraz innych aktów prawnych. Określone wymagania w tym zakresie wynikają także z przepisów ustawy o rachunkowości.

Zakres dokumentacji pracy i płacy jest bardzo szeroki i obejmuje:

a) akty normatywne,

b) dokumentację i ewidencję zatrudnionych,

c) dokumentację i ewidencję bhp i spraw socjalnych,

d) dokumentację i ewidencję płac i ubezpieczeń społecznych,

e) dokumentację i ewidencję prac zleconych,

f) dokumentację i ewidencję podatkową.

Ich charakterystyki zawiera poniższa tabela.

Wymienione rodzaje dokumentacji i ewidencji pracowniczej muszą prowadzić jednostki zatrudniające 20 i więcej pracowników. Natomiast zakłady opieki zdrowotnej o mniejszym zatrudnieniu prowadzą uproszczoną dokumentację i ewidencję w tym zakresie.

Na zakres podmiotowy i funkcjonalny dokumentacji i ewidencji zatrudnionych wpływ wywierają również potrzeby wewnętrzne tych jednostek.

Ewidencja wynagrodzeń obejmuje ich naliczanie, rozliczanie i wypłatę dla poszczególnych pracowników. Ujmuje się w niej dane dotyczące zatrudnienia i dane o tytułach wynagrodzeń i ich poszczególnych składnikach (stałych i zmiennych).

Uzyskanie informacji do rozliczeń ZUS i do celów emerytalno-rentowych wymaga podziału wynagrodzeń na część składkową (tj. objętą składkami na ubezpieczenia społeczne) i nieskładkową. Na ich podstawie ustala się między innymi podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby, zasiłek chorobowy i opiekuńczy, zasiłek rodzinny, zasiłek z pomocy społecznej, renty i emerytury. Dane o wynagrodzeniach służą także do wyliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, odprawy, odszkodowania i ekwiwalenty.

Prowadzona w zakładzie opieki zdrowotnej ewidencja wynagrodzeń powinna także umożliwić rozliczenie z fiskusem z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, a zatem sporządzanie formularzy i deklaracji podatkowych. W tym celu w ewidencji podatkowej zakładu opieki zdrowotnej ujmuje się obok danych osobowych (pracownika będącego podatnikiem lub zleceniobiorcy) dane o wynagrodzeniach (przychodach ze stosunku pracy i umów cywilno-prawnych), kosztach uzyskania przychodów, dochodach, stawce podatkowej, należnych zaliczkach na poczet podatku i pobranego zaliczkowo podatku dochodowego w układzie miesięcznym i narastająco od początku roku.

Jeżeli zakład opieki zdrowotnej wypłaca inne pozapłacowe świadczenia pieniężne lub rzeczowe (np. bony towarowe), to również powinien ujmować je w ewidencji – według tytułów tych wypłat, dat i kwot, a także ewentualnie innych danych niezbędnych do dokonania rozliczeń podatkowych. Dotyczy to szczególnie:

a) świadczeń socjalnych, finansowanych z ZFŚS lub w ramach kosztów firmy (jeżeli taki fundusz nie jest tworzony),

b) świadczeń z ubezpieczenia społecznego (różnego rodzaju zasiłki opodatkowane lub nie),

c) świadczeń rehabilitacyjnych (finansowanych z zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych).

Dane ewidencji wynagrodzeń przechowuje się przez 50 lat, a ewidencję podatkową – do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc co najmniej 5 lat, licząc od zakończenia roku, którego ewidencja dotyczy.

Dokumentacja pracownicza wymaga szczególnej ochrony przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zdekompletowaniem lub usunięciem ze zbioru akt.

W odniesieniu do jej przechowywania i archiwizowania obowiązują ogólne zasady odnoszące się do akt jednostki gospodarczej, jak też zasady dotyczące zbiorów archiwalnych.

Do ewidencji należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń za pracę służy konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. Ujmuje się na nim wszelkie wypłaty pieniężne oraz świadczenia w naturze (lub ich ekwiwalenty) zaliczane zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi do wynagrodzeń niezależnie od:

• rodzaju (osobowe, z tytułu umowy zlecenia i o dzieło, nagrody itp.),

• formy wypłaty (w gotówce lub w naturze),

• źródeł ich finansowania (obciążające koszty działalności medycznej, z zysku do podziału).

Warto dodać, że na tym koncie ewidencjonuje się także:

• niezaliczane do wynagrodzeń świadczenia i ich ekwiwalenty na rzecz pracowników, jeżeli są one wypłacane na podstawie list płac,

• wypłacone świadczenia urlopowe,

a także

• potrącenia z wynagrodzeń płaconych przez pracowników składek ZUS i na ubezpieczenia zdrowotne, podatku dochodowego od należnego im wynagrodzenia,

• potrącenia, do których zoz jest uprawniony na mocy otrzymanych tytułów wykonawczych względnie egzekucyjnych lub zgody pracowników.

Dokumentem stanowiącym podstawę ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń w księgach rachunkowych jest lista płac. Jest ona sporządzana na podstawie:

a) miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego wynikającego z umów o pracę, powiększonych o ewentualne dodatki (np. dodatek funkcyjny, stażowy, premia, wysługa lat) – w odniesieniu do pracowników umysłowych,

b) płac wynikających z kart pracy, stawek zarobkowych powiększonych o ewentualne dodatki (np. wysługa lat, godziny nadliczbowe) – dla pracowników fizycznych.

Wynagrodzenia w naturze wycenia się według cen ich zakupu lub kosztów wytworzenia.

Obliczona w listach płac suma wynagrodzeń brutto jest następnie pomniejszana o różnego rodzaju potrącenia. Potrącenia z wynagrodzeń za pracę to zatrzymane przez pracodawcę części należnego pracownikowi wynagrodzenia o charakterze obowiązkowym i dobrowolnym, wynikające z odrębnych ustaw. Te pierwsze mogą dotyczyć składek ZUS i na ubezpieczenia zdrowotne oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także sum egzekwowanych na mocy sądowych tytułów wykonawczych oraz kar pieniężnych za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonego porządku, regulaminu pracy lub przepisów bhp. Na te potrącenia nie jest potrzebna zgoda pracownika.

Natomiast potrącenia dobrowolne, dokonywane po uzyskaniu wyrażonej na piśmie zgody pracownika, obejmują na przykład zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi, spłaty zaciągniętych pożyczek z kasy zapomogowo-pożyczkowej, składki na ubezpieczenia na życie, składki z tytułu przynależności do różnych organizacji.

Pracownikowi, na mocy przepisów prawnych w zakresie praw i obowiązków pracownika i pracodawcy, przysługują także różnego rodzaju wypłaty, które są zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych w dopuszczalnych granicach, a także ze składek ZUS, np. zasiłek rodzinny. Jest on potrącany ze składek na ubezpieczenia społeczne, a następnie budżet dokonuje ich refinansowania na rzecz ZUS. Konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” obciąża się z tytułu:

• wypłaty zaliczek i wynagrodzeń netto (przelewem, gotówką, przekazem pocztowym),

• wydanych świadczeń w naturze (zaliczane do wynagrodzeń) lub wypłaty ekwiwalentów za nie,

• potrąceń dokonywanych w listach płac, do których zoz jest uprawniony na mocy tytułów wykonawczych lub egzekucyjnych, albo zgody pracownika,

• odpraw, odszkodowań i rekompensat pieniężnych,

• przedawnionych zobowiązań z tytułu wynagrodzeń,

• wypłaconych świadczeń urlopowych,

• opłaconych przez pracownika składek ZUS i na ubezpieczenia zdrowotne,

• podatku dochodowego od osób fizycznych płaconego przez pracowników.

Konto uznaje się tytułem należnych wynagrodzeń brutto według list płac oraz przedawnionych i umorzonych należności z tytułu wynagrodzeń.

Jednym z tytułów potrąceń w listach płac są składki na ubezpieczenia społeczne pokrywane przez pracowników. Obejmują one ubezpieczenia emerytalne (9,76%), rentowe (6,50%) i chorobowe (2,45%). Podstawę ich naliczenia stanowią wynagrodzenia brutto ze stosunku pracy (bez wynagrodzeń za czas choroby).

Obok ubezpieczeń społecznych pracownicy opłacają składki na ubezpieczenia zdrowotne. Składka ta aktualnie wynosi 8,25% wynagrodzeń brutto pomniejszonych o składki ZUS w części obciążającej pracownika. Do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia zdrowotne wlicza się także wynagrodzenia pracownika przysługujące za czas nieobecności w pracy spowodowany chorobą.

Całość składek z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych odprowadza pracodawca (także w imieniu pracownika) do ZUS. Składkę na ubezpieczenia zdrowotne ZUS jest obowiązany przekazać do właściwego oddziału NFZ. Warto dodać, że jeżeli kwota podatku dochodowego należnego od pracownika jest mniejsza niż ustawowa składka na ubezpieczenia zdrowotne (7,75%), to całą kwotę przekazuje się do ZUS na ubezpieczenia zdrowotne.

Dla ułatwienia orientacji w rozrachunkach z tytułu wynagrodzeń prowadzi się ewidencję analityczną umożliwiającą ustalenie należności i zobowiązań w odniesieniu do każdego pracownika. Szczególna rola przypada imiennym kartom zarobkowym, które pozwalają na obliczenie przysługujących:

• zasiłków, emerytur i rent,

• wynagrodzeń za czas usprawiedliwionej nieobecności,

• świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego,

• podatku dochodowego od osób fizycznych przypadającego od pracowników, dla których zoz jest płatnikiem tego podatku,

• innych świadczeń zależnych od wysokości wynagrodzeń.

Konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” może wykazywać saldo Wn, wyrażające stan należności i roszczeń z tytułu wynagrodzeń (udzielone zaliczki, wydane deputaty itp.), jak i saldo Ma – obrazujące stan zobowiązań z tytułu wynagrodzeń za pracę (np. płace niepodjęte, deputaty zarachowane, ale nie wydane). Saldo Wn tego konta wykazuje się w aktywach bilansu w pozycji: B.II.2c. – „Należności od pozostałych jednostek – inne”, a saldo Ma – w pasywach bilansu w pozycji: B.III.2h. – „Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń”.

Funkcjonowanie konta „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” przedstawiają poniższe przykłady.

Odrębną grupę rozrachunków z tytułu wynagrodzeń stanowią wynagrodzenia bezosobowe. Dotyczą one: umów o dzieło, zleceń, umów o świadczenie usług i kontraktów menedżerskich. Wymienione umowy są zawierane na podstawie kodeksu cywilnego.

Warto dodać, że wypłaty z tytułu umów zlecenia:

• mogą być obciążone składkami ZUS i na ubezpieczenie zdrowotne (np. gdy zleceniobiorca jest pracownikiem zakładu),

• nie są obciążane składkami ZUS, a tylko składką na ubezpieczenia zdrowotne (gdy zleceniobiorca podlega już ubezpieczeniu społecznemu z innych tytułów).

Wydatki związane z zatrudnieniem pracowników mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, jeżeli:

a) zachodzi związek między poniesionymi kosztami a uzyskanymi przychodami,

b) wydatki zostały prawidłowo udokumentowane i udowodnione.

Należy podkreślić, że wypłaty świadczeń na rzecz pracowników w zdecydowanej większości stanowią podatkowe koszty uzyskania przychodów.

Do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się następujących świadczeń:

• zwrot kosztów dojazdów do pracy dla pracowników dojeżdżających do pracy własnymi samochodami,

• wyposażenia pracowników w odzież niebędącą ubraniem ochronnym.

Zgodnie z ustawami o podatku dochodowym od osób prawnych i fizycznych (art. 16 ust. 1 updop i art. 23 ust. 1 updof) do kosztów uzyskania przychodów nie mogą być zaliczone wydatki poniesione na:

a) wypłatę jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w wysokości określonej przez właściwego ministra oraz dodatkową składkę ubezpieczeniową w przypadku stwierdzenia pogorszenia warunków pracy,

b) składki na ubezpieczenia społeczne oraz na Fundusz Pracy i inne fundusze celowe, od nagród i premii wypłacanych w gotówce lub papierach wartościowych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym,

c) składki opłacone przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników (z wyjątkiem umów dotyczących ryzyka grup 1, 3, 5 działu I oraz grup 1 i 2 działu II wymienionych w załączniku do ustawy z 28 lipca 1990 r. o działalności ubezpieczeniowej, jeżeli osobą uprawnioną do otrzymania świadczenia nie jest pracodawca, a umowa ubezpieczenia, w okresie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją zawarto lub odnowiono, wyklucza:

• wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy,

• możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,

• wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy,

• możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,

• wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie),

d) wydatki poniesione na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, albo w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej stawki za 1 km przebiegu pojazdu, określone w odrębnych przepisach, albo przekraczającej ryczałt miesięczny.