Księgowa może już sprawdzić dane podatkowe bez telefonowania do urzędu. Nowa funkcja e-Urzędu Skarbowego

• Księgowa dostaje dane, ale nie dostęp do całego konta
• Co dokładnie zobaczy księgowa w e-Urzędzie Skarbowym?
• Mniej telefonów i screenów. Cyfryzacja ma przełożyć się na codzienną pracę
• To nie koniec zmian. Firmy również automatyzują pracę

Cyfrowa rewolucja w obsłudze podatkowej firm trwa. Jedna z najnowszych funkcji e-Urzędu Skarbowego pozwala przedsiębiorcy udostępnić księgowej bezpośredni wgląd m.in. w zaksięgowane deklaracje, wpłaty i zwroty podatków. To informacje, które wcześniej trzeba było uzgadniać z urzędem telefonicznie albo przekazywać do biura rachunkowego w formie zestawień lub zrzutów ekranu (screenów). Jak wskazuje ekspertka SaldeoSMART, to kolejny etap szerszej zmiany: cyfryzacja fiskusa coraz częściej skraca drogę informacji pomiędzy przedsiębiorcą, księgowym i administracją.

KSeF pozostaje najbardziej widocznym symbolem tej transformacji. Centralizując wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, zmienił obieg dokumentów między firmami i ramy dostępu administracji skarbowej do zawartych w nich danych. Równolegle cyfryzuje się druga strona tej relacji – przedsiębiorcy i księgowi, którzy uzyskują informacje podatkowe i kontaktują się z fiskusem.

Księgowa dostaje dane, ale nie dostęp do całego konta

Dobrze widać to na przykładzie e-Urzędu Skarbowego. Za jego pośrednictwem przedsiębiorcy mogą kontrolować swoje rozliczenia, ale także m.in. uzyskiwać wybrane zaświadczenia, składać pisma i wnioski czy korzystać z Raportu podatnika, który gromadzi informacje dotyczące zaległości, zaliczek i deklaracji, rachunków bankowych czy pełnomocnictw.

Teraz do puli korzyści dołączyła funkcja udostępniania danych z obszaru rozliczeń do tzw. przeglądania konta w trybie odczytu. Dostępna ona jest zarówno dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), jak i dla podmiotów korzystających z tzw. konta organizacji.

– Uzgadnianie wpłat było przez lata jedną z tych drobnych czynności, które potrafiły zabrać nieproporcjonalnie dużo czasu. Do 2021 roku księgowa dzwoniła do urzędu skarbowego i ustalała, jak została rozliczona konkretna wpłata lub składała deklaracje na podstawie potwierdzeń przelewów i wpłat dostarczonych przez klientów, a to generowało korekty. Później klient mógł sprawdzić to sam w e-Urzędzie Skarbowym, ale wciąż musiał przesłać do biura zestawienie albo screen. Teraz może udostępnić księgowej uprawnienia do przeglądania konta w e-US. To z pozoru niewielka zmiana, ale w codziennej pracy biura rachunkowego czyni kolosalną różnicę – tłumaczy Agnieszka Ligocka, ekspertka SaldeoSMART i FRAM Finanse.

Co dokładnie zobaczy księgowa w e-Urzędzie Skarbowym?

Nowa usługa pozwala udostępnić innej osobie dane z obszaru rozliczeń dostępne w e-Urzędzie Skarbowym. Mogą z niej korzystać zarówno osoby fizyczne, jak i podmioty o odrębnej osobowości prawnej, które posiadają konto organizacji.

Właściciel konta, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą wskazuje konkretne rodzaje podatków oraz czas obowiązywania dostępu – maksymalnie do 12 miesięcy. Uprawniona osoba może przeglądać informacje i pobierać je w formacie PDF lub XLSX, a dostęp można w każdej chwili odebrać.

– W przypadku firm korzystających z konta organizacji ważne jest przy tym rozróżnienie zakresu uprawnień. Udostępnienie danych z rozliczeń do odczytu nie oznacza przyznania księgowej dostępu do całego konta ani prawa do działania w imieniu przedsiębiorstwa. Pozwala jej natomiast samodzielnie sprawdzić informacje potrzebne do prowadzenia księgowości – wskazuje ekspertka.

Mniej telefonów i screenów. Cyfryzacja ma przełożyć się na codzienną pracę

Udostępnianie danych to jeden z przykładów szerszego kierunku rozwoju e-administracji. Już dziś przedsiębiorcy mogą za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego m.in. uzyskiwać zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub potwierdzające status podatnika VAT, składać wnioski dotyczące nadpłat czy wyjaśniać przeznaczenie wpłaty.

Ten proces będzie kontynuowany. Z dniem 1 października 2026 r. wchodzi w życie kolejna nowelizacja Ordynacji podatkowej, która upraszcza część procedur i dalej cyfryzuje kontakt z administracją. Przepisy przewidują m.in. możliwość przeprowadzania niektórych przesłuchań na odległość oraz zmiany ułatwiające obsługę pełnomocnictw.

Dla firm i biur rachunkowych oznacza to, że digitalizacja systemu podatkowego nie sprowadza się wyłącznie do elektronicznego odpowiednika papierowego dokumentu. Coraz częściej zmienia również sposób pozyskiwania danych i wykonywania codziennych czynności.

– Im więcej informacji jest dostępnych cyfrowo i trafia bezpośrednio do osoby, która ich potrzebuje, tym mniej czasu przedsiębiorcy i księgowi poświęcają na zdobywanie, przepisywanie czy przesyłanie danych. Rola księgowego może dzięki temu coraz mocniej przesuwać się w stronę weryfikacji i interpretacji danych, wyjaśniania niezgodności, wspierania klienta i doradztwa. Właśnie po to powinniśmy wykorzystywać technologię – żeby przejmowała powtarzalne czynności i pozwalała specjalistom skupić się na zadaniach, w których naprawdę potrzebne są wiedza, doświadczenie i profesjonalna ocena sytuacji – podkreśla Agnieszka Ligocka.

To nie koniec zmian. Firmy również automatyzują pracę

Ten kierunek staje się coraz bardziej realny, bo rozwój cyfrowej administracji idzie w parze ze zmianami po stronie firm i biur rachunkowych. Przedsiębiorcy coraz szerzej wykorzystują w codziennej pracy technologie, takie jak elektroniczny obieg dokumentów, które mają pomóc im usprawniać procesy, automatyzować powtarzalne zadania i dbać o terminowość wykonywania obowiązków służbowych.

W efekcie oba kierunki zmian zaczynają się uzupełniać: administracja udostępnia coraz więcej informacji cyfrowo, a po stronie biznesu mogą być one sprawniej włączane w codzienne procesy.