MF: Nie będziemy karać za błędy w KSeF do końca 2027 r. ale niestosowanie KSeF spowoduje reakcję organów KAS

• Obowiązkowy KSeF dla wszystkich od 1 stycznia 2027 r.
• Kto skorzysta na odroczeniu karania za błędy w KSeF
• Obowiązkowe korzystanie z KSeF
• Co zawiera projekt nowelizacji ustawy o VAT?
• Zmiany w KSeF od 2027 r.
• Ale niestosowanie KSeF "nie pozostanie bez reakcji organów KAS"
• Zmiany w zakresie mechanizmu odwrotnego obciążenia (art. 145e ust. 1 ustawy o VAT)

Obowiązkowy KSeF dla wszystkich od 1 stycznia 2027 r.

Ministerstwo Finansów przypomina, że od 1 stycznia 2027 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur staje się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, z uwagi na kończące się 31 grudnia 2026 r. okresy przejściowe dla niektórych podatników. W związku z tym resort finansów podjął decyzję o odroczeniu kar za błędne korzystanie z systemu na kolejny rok.

- KSeF jest projektem, który od początku był i nadal jest szeroko konsultowany z przedsiębiorcami, organizacjami branżowymi, doradcami podatkowymi i dostawcami oprogramowania. Wsłuchujemy się w głos rynku i reagujemy na zgłaszane potrzeby. Wydłużenie odroczenia kar to rozwiązanie rozsądne, które daje przedsiębiorcom więcej czasu na pełne wdrożenie nowych procesów, a jednocześnie pozwala utrzymać tempo cyfryzacji systemu podatkowego – powiedział minister finansów Andrzej Domański.

Kto skorzysta na odroczeniu karania za błędy w KSeF

Zdaniem resortu finansów odroczenie karania za błędy w KSeF do końca 2027 roku będzie szczególnie korzystne dla najmniejszych przedsiębiorców, dla których system ten stanie się obowiązkowy od początku 2027 r. Z tym dniem kończą się bowiem przewidziane dla nich okresy przejściowe. Dzięki wydłużeniu okresu odroczenia kar, małe firmy zyskają dodatkowy czas na naukę obsługi systemu i dostosowanie procesów biznesowych bez ryzyka ponoszenia odpowiedzialności finansowej za błędne stosowanie KSeF.

Zadowoleni być powinni także inni podatnicy, którzy dostaną dodatkowy czas na doskonalenie procesów związanych z użytkowaniem systemu.

- Proponujemy rozwiązanie, które zwiększa bezpieczeństwo wdrożenia KSeF i ułatwia przedsiębiorcom przygotowanie się do pełnego funkcjonowania w nowym systemie. To kolejny przykład efektywnej współpracy między rynkiem a administracją – podkreślił Marcin Łoboda Szef Krajowej Administracji Skarbowej, Sekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów.

Ministerstwo przypomina, że KSeF jest cały czas jednym z jego priorytetów.

Obowiązkowe korzystanie z KSeF

Ministerstwo Finansów wyraźnie podkreśla, że odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF. W 2027 roku Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) ma - wg zapowiedzi resortu finansów - w pierwszej kolejności wspierać przedsiębiorców w prawidłowym stosowaniu KSeF oraz przypominać o obowiązkach wynikających z ustawy o VAT.

Ale z uwagi na obowiązkowy charakter systemu organy KAS będą reagować w przypadkach wystawiania faktur poza KSeF (z wyjątkiem ustawowo określonych przypadków) oraz badać, czy niestosowanie systemu nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania podatku - zapowiada Ministerstwo Finansów.

Co zawiera projekt nowelizacji ustawy o VAT?

Proponowane wydłużenie okresu odroczenia kar wymaga zmian ustawowych. Ministerstwo Finansów w dniu 23 września opublikowało na stronach Rządowego Centrum Legislacji gotowy projekt nowelizacji ustawy o VAT. Projekt ten przewiduje zmiany:
- w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz
- w ustawie z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (tzw. ustawa KSeF - wprowadzająca zasadnicze przepisy dla funkcjonowania KSeF).

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, celem projektu jest:
1) przesunięcie terminu stosowania kar pieniężnych za nieprawidłowości związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
2) przedłużenie obowiązywania mechanizmu odwrotnego obciążenia w odniesieniu do określonych transakcji.

Zmiany w KSeF od 2027 r.

Resort finansów wskazuje, ze celem nowych przepisów dotyczących KSeF jest zapewnienie podatnikom dodatkowego czasu na dostosowanie się do nowych obowiązków oraz ograniczenie ryzyka nakładania kar w okresie, w którym mogą występować trudności techniczne lub organizacyjne.

Ministerstwo Finansów prowadzi od 9 czerwca 2026 r. konsultacje biznesowe i techniczne KSeF zmierzające do rozbudowy funkcjonalności systemu w oparciu o postulaty przedsiębiorców. Na spotkaniu z udziałem przedsiębiorców prezentowane były przykładowe funkcjonalności, które mogą zostać wdrożone do KSeF, aby rozwinąć potencjał systemu do weryfikacji faktur u podatnika dla celów, np. rachunkowych. Rozwiązania funkcjonalne w KSeF będą mogły być stosowane przez podatników dobrowolnie. Dodatkowo analizowane są wpływające postulaty od przedsiębiorców.

Resort finansów przypomniał też, że od 1 stycznia 2027 r.:
1) nie będzie można wystawiać faktur z kas rejestrujących oraz nie będzie wyłączenia z obowiązku KSeF wobec podatników wystawiających faktury do 10 tys. zł brutto miesięcznie.
2) na podstawie ustawy z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw od 1 stycznia 2027 r. weszłyby w życie przepisy wprowadzające kary za błędy związane ze stosowaniem KSeF.

W początkowym okresie funkcjonowania KSeF pojawiały się postulaty przedstawicieli rynku o wydłużenie okresu przejściowego dla stosowania kar pieniężnych w KSeF, szczególnie biorąc pod uwagę wskazane wyżej okoliczności wynikające z przepisów ustawy.

Dlatego Ministerstwo Finansów proponuje w omawianym projekcie nowelizacji (w zakresie KSeF):
1) odroczyć wprowadzenie przepisów przewidujących kary pieniężne za nieprawidłowości w e-fakturowaniu przy użyciu KSeF;
2) nieznacznie doprecyzować niektóre przepisy tak, aby wyeliminować nieścisłości i wątpliwości interpretacyjne.

Poniżej treść projektu omawianej nowelizacji:

"Art. 1. W ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm. )) wprowadza się następujące zmiany:

1) w art. 106nd w ust. 2 pkt 8 otrzymuje brzmienie:
„8) przydzielania fakturom ustrukturyzowanym numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur;”;

2) w art. 106nh w ust. 4 wyrazy „przepisy art. 106nda ust. 4–15” zastępuje się wyrazami „przepisy art. 106nda ust. 3–15”;

3) w art. 145e w ust. 1 we wprowadzeniu do wyliczenia wyrazy „do dnia 31 grudnia 2026 r.” zastępuje się wyrazami „do dnia 30 czerwca 2030 r.”.

Art. 2. W ustawie z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598, z 2024 r. poz. 852 i 1721 oraz z 2025 r. poz. 1203) wprowadza się następujące zmiany:

1) w art. 1 w pkt 24, w art. 106ni w ust. 1 w pkt 2 skreśla się wyrazy „lub 3”;
2) w art. 23:
a) pkt 4 otrzymuje brzmienie: „4) art. 1 pkt 30, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2027 r.;”,
b) dodaje się pkt 5 w brzmieniu: „5) art. 1 pkt 24 w zakresie art. 106ni ust. 1–3 i 5–7, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2028 r.”.

Art. 3. Ustawa wchodzi w życie z dniem 31 grudnia 2026 r."

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że odroczenie terminu wprowadzenia kar pieniężnych za błędy w KSeF do 1 stycznia 2028 r. zapewnić ma czas na dostosowanie się przez podatników, którzy zostali objęci okresami przejściowymi, m.in. przez tych podatników, którzy do końca 2026 r. mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami w miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Przedmiotowe odroczenie również jest ważne dla podatników, którzy już stosują KSeF, ale występują u nich trudności różnego typu związane z prawidłowym wdrożeniem tego rozwiązania. Proponowane odroczenie zminimalizuje ryzyko niewłaściwego dokumentowania w KSeF i ponoszenia ewentualnych kar przez tych podatników.

Ministerstwo Finansów wyjaśnia dokładniej, że

1) zmiana w art. 106nd ust. 2 pkt 8 ustawy o VAT ma charakter doprecyzowujący - pod względem prawnym i legislacyjnym. Obecne brzmienie zwrotu „oznaczania faktur ustrukturyzowanych” zastępuje się zwrotem „przydzielania fakturom ustrukturyzowanym”. Doprecyzowano określenie czynności wykonywanych w KSeF na fakturach przesłanych do tego systemu (w trybie offline24 oraz w przypadkach niedostępności lub awarii, określonych odpowiednio w art. 106nda, art. 106nf i art. 106nh ustawy).

2) Zmiana w art. 106nh ust. 4 ustawy o VAT ma charakter doprecyzowujący. Założeniem tego przepisu było, że sposób postępowania przez podatnika i nabywcę w przypadku wystawienia faktury podczas problemów z dostępnością do KSeF związanej z serwisem systemu, tzw. trybu offline-niedostępność, będzie analogiczny, jak w przypadku faktur w trybie offline24 wystawianych zgodnie z art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT. W szczególności w zakresie uprzedniego pobrania certyfikatu KSeF, generowania go przy wystawianiu faktur, sposobu wystawienia i przesłania faktury do nabywcy. W niniejszym projekcie poprawiane jest odesłanie w związku z błędem legislacyjnym. Nowelizacja nie powoduje zmiany w podejściu do tych faktur, bowiem już z aktualnego brzmienia przepisu wynika, że faktury wystawione w trybie niedostępności nie są dostarczane podatnikom krajowym VAT w sposób z nimi uzgodniony, jak ma to miejsce w przypadku awarii KSeF. Wprowadzone doprecyzowanie polega na rozszerzeniu przepisu o odesłanie do odpowiedniego stosowania art. 106nda ust. 3, co oznacza, że faktury wystawione w okresie niedostępności są otrzymywane przez podatników w KSeF.

3) Zmiana wprowadzona w art. 106ni ust. 1 pkt 2 ustawy KSeF ma na celu wyeliminowanie oczywistego błędu. Obecnie przepis ten, czyli stosowanie kar, odnosi się do wystawiania faktur papierowych i elektronicznych w tzw. awarii totalnej (art. 106ne ust. 3), gdzie nie mają zastosowania kary pieniężne w związku z nieprawidłowym stosowaniem KSeF. Faktur wystawionych w okresie trwania awarii totalnej nie wprowadza się do KSeF po jej zakończeniu, zatem korekta tej regulacji jest niezbędna. Korekta polega na wykreśleniu z przedmiotowego przepisu wzmianki dotyczącej art. 106ne ust. 3.

4) wprzepisie – art. 23 w dodawanym pkt 5 ustawy KSeF wprowadza się zmianę, która ma na celu dalsze odroczenie terminu stosowania kar pieniężnych za naruszenia związane ze stosowaniem KSeF. Dodano nowy pkt 5, wskazujący, że regulacje w zakresie stosowania kar pieniężnych (art. 106ni ust. 1-3 i 5-7) wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2028 r. Zmiana w pkt 4 polegająca na nadaniu nowego brzmienia stanowi konsekwencję ww. odroczenia - zmiana ma charakter legislacyjny.

Oznacza to, że dopiero od dnia 1 stycznia 2028 r. będą miały zastosowanie przepisy w zakresie kar pieniężnych, określone w art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 ustawy KSeF.

Ale niestosowanie KSeF "nie pozostanie bez reakcji organów KAS"

Większość podatników jest objęta pełnym obowiązkiem KSeF w 2026 r. i w tym okresie nie podlegała karom. Dlatego Ministerstwo Finansoów wyraźnie zapowiada, że niestosowanie się do zasad KSeF w 2027 r. nie pozostanie bez reakcji organów KAS. Organy KAS będą najpierw przypominać o obowiązku wynikającym z ustawy o VAT, a jeśli to nie odniesie pozytywnego skutku, sprawdzać zgodnie z zasadami art. 272 ustawy – Ordynacja podatkowa, czy niestosowanie KSeF nie prowadzi u podatnika do nierzetelnego rozliczania podatku należnego i naliczonego. Dodatkowo będą prowadzone działania informacyjne i edukacyjne, wskazujące, że niewystawianie faktur w KSeF może w przyszłości wiązać się z konsekwencjami przewidzianymi w przepisach, w tym z możliwością nałożenia kar pieniężnych.

Zmiany w zakresie mechanizmu odwrotnego obciążenia (art. 145e ust. 1 ustawy o VAT)

Omawiana nowelizacja ma też wprowadzić przedłużenie obowiązywania mechanizmu odwrotnego obciążenia w odniesieniu do gazu w systemie gazowym, energii elektrycznej i usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych do 30 czerwca 2030 r.

Ustawa z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz niektórych innych ustaw do ustawy o VAT wprowadziła, od 1 kwietnia 2023 r. do 28 lutego 2025 r., mechanizm odwrotnego obciążenia podatkiem (reverse charge) gazu w systemie gazowym, energii elektrycznej w systemie elektroenergetycznym i usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych (art. 145e-145k ustawy o VAT). Następnie ustawą z dnia 24 stycznia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw , przedłużono stosowanie mechanizmu do 31 grudnia 2026 r.

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że to rozwiązanie prawne oparte jest o art. 199a ust. 1 lit. a oraz e dyrektywy VAT. Obecnie obowiązujące regulacje dyrektywy VAT dają możliwość zastosowania tego rozwiązania do 31 grudnia 2026 r. Przedmiotowe rozwiązanie, w tym lub w zbliżonym zakresie, znalazło dotychczas zastosowanie w Unii Europejskiej (dalej: UE) w takich państwach jak m.in. Austria, Czechy, Dania, Niemcy, Włochy, Portugalia, Rumunia, Słowenia. Jest to zatem instytucja dość szeroko stosowana w UE.

Przepis art. 199a dyrektywy VAT upoważnia państwa członkowskie UE do stosowania przewidzianego w nim środka do 31 grudnia 2026 r. mimo to spodziewane jest przedłużenie obowiązywania tej regulacji, co wskazano w raporcie ECOFIN z 12 czerwca 2026 r. Uwzględniając powyższe oraz zakładany czas potrzebny na przeprowadzenie procesu legislacyjnego, uzasadnione jest podjęcie działań z wyprzedzeniem, tak aby zachować ciągłość stosowania odwrotnego obciążenia. Brak przedłużenia będzie skutkował wygaśnięciem mechanizmu po 31 grudnia 2026 r.

Projektowany w omawianej nowelizacji przepis przewiduje przedłużenie funkcjonowania mechanizmu o kolejne 3,5 roku tj. do 30 czerwca 2030 r. Ta data została wyznaczona w oparciu o dotychczasową praktykę działań Komisji Europejskiej (dalej: KE). Kolejne przedłużenia obowiązywania art. 199a dyrektywy VAT były przewidziane na okres około 4 lat (pierwotny okres obowiązywania art. 199a dyrektywy VAT wyznaczony do 30 czerwca 2015 r. przedłużano kolejno do 31 grudnia 2018 r., 30 czerwca 2022 r., 31 grudnia 2026 r.). Jednocześnie we wcześniejszym wniosku legislacyjnym KE z 2022 r. COM(2022) 39 final przedłużającym okres obowiązywania regulacji art. 199a dyrektywy VAT, KE wskazywała, że jeżeli do końca 2025 r. nie zostałby wdrożony ani docelowy system, ani przepisy dotyczące VAT w epoce cyfrowej (tj. pakiet VIDA), należałoby rozważyć dalsze przedłużenie okresu stosowania art. 199a dyrektywy VAT. Pakiet VIDA został co prawda przyjęty w 2025 r., niemniej jednak wdrożenie przez państwa członkowskie UE obowiązków w zakresie sprawozdawczości dotyczącej VAT, wchodzi w życie od dnia 1 lipca 2030 r. Istnieje zatem prawdopodobieństwo sprzężenia daty przedłużenia obowiązywania art. 199a dyrektywy VAT z tym terminem. Tym samym proponowana data przedłużenia stosowania mechanizmu koresponduje z terminem wejścia w życie obowiązków sprawozdawczych wynikających z pakietu VIDA. W przypadku, gdyby termin przedłużenia obowiązywania art. 199a dyrektywy VAT zaproponowany przez KE był inny, projekt przepisów krajowych zostanie odpowiednio dostosowany.

Mechanizm reverse charge to przeniesienie obowiązku rozliczenia VAT ze sprzedawcy na nabywcę i dotyczy rozliczeń pomiędzy czynnymi podatnikami VAT, gdy dostawa towarów lub świadczenie usług nie są objęte zwolnieniem z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT. Zakres przedmiotowego mechanizmu obejmuje dostawy gazu w systemie gazowym, dostawy energii elektrycznej i świadczenia usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, w sytuacji gdy są one dokonywane bezpośrednio lub za pośrednictwem uprawnionego podmiotu (uprawnionego do dokonywania takich transakcji) na:
a) giełdzie towarowej w rozumieniu przepisów o giełdach towarowych,
b) rynku regulowanym lub zorganizowanej platformie obrotu (OTF) w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi.

Mechanizm odwrotnego obciążenia ma charakter uszczelniający i funkcjonuje w wielu krajach UE. Dlatego też - zdaniem MF - należy liczyć się z ryzykiem przenoszenia się oszustw podatkowych z państw, które wprowadziły przedmiotowy środek, do państw niekorzystających z takiej opcji, co stanowi jeden z głównych argumentów za przedłużeniem terminu jego obowiązywania.

Zmiana w powyższym zakresie jest aprobowana przez podmioty, których regulacja ma dotyczyć. W tym kontekście mowa o strategicznych z punktu widzenia bezpieczeństwa państwa spółkach odpowiedzialnych za zapewnienie stabilności dostaw tak ważnych towarów, jakimi są gaz i energia elektryczna. Przewidziana zmiana utrzyma stan zmniejszenia kosztów uczestnictwa w rynku giełdowym ww. podmiotów, co pozytywnie wpływa na ich płynność finansową oraz konkurencyjność giełdy. Stąd należy uznać, że rozwiązanie ma walor pozytywny dla podmiotów, które są objęte mechanizmem i jego przedłużenie jest przez przedmiotowy sektor gospodarczy oczekiwane.

Zdaniem MF, kontynuacja mechanizmu reverse charge w przedmiotowym zakresie nie powinna mieć wpływu na dochody budżetu państwa z tytułu podatku od towarów i usług. Natomiast wygaśnięcie tego mechanizmu pociągnęłoby za sobą wzrost kosztów uczestnictwa dla podmiotów na rynku giełdowym. Oznaczałoby to pogorszenie płynności finansowej uczestników rynku oraz zmniejszenie konkurencyjności polskiej giełdy względem innych państw członkowskich. Ponadto skutkowałoby koniecznością wprowadzenia naliczania depozytów dla kontraktów z terminem dostawy w 2027 r. z pełną wartością podatku VAT.

Źródła:
Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (UD477) - projekt
Projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (UD477) - założenia