Koniec z paragonami z NIP. Od tej daty wchodzą rewolucyjne zmiany w sklepach

• Koniec faktur z kasy fiskalnej. Co to wszytko oznacza?
• Sylwestrowy paraliż? Brak okresu przejściowego to logistyczny koszmar
• Cyfryzacja raportów kontra gigantyczne pliki. O co walczą producenci?

Od 2027 roku z boksów kasowych w całej Polsce znikną paragony z NIP, pełniące funkcję faktur uproszczonych. Według opublikowanego przez Ministerstwo Finansów i Gospodarki projektu, od 1 stycznia 2027 roku kasy mają zostać pozbawione funkcji fakturowania. Ich jedynym zadaniem będzie ewidencja sprzedaży detalicznej, a cały ruch fakturowy ma przejąć KSeF. Dla klientów to drobna zmiana, ale dla producentów technologii retailowych oraz sieci handlowych to rewolucja.

Według Ministerstwa obecne rozwiązania prowadzą do powielania funkcjonalności systemów oraz niespójności z zasadami wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Nowy projekt ma na celu rozdzielenie procesów raportowania. Zgodnie z zaproponowanymi przepisami, na kasie nie będzie możliwości wystawienia faktury zamiast paragonu fiskalnego.

Koniec faktur z kasy fiskalnej. Co to wszytko oznacza?

„Nowe przepisy oznaczają konieczność wprowadzenia zmian w oprogramowaniu drukarek i kas fiskalnych. W produkowanych przez nas urządzeniach musimy zablokować lub usunąć algorytmy i komendy odpowiedzialne za wystawianie faktur oraz ich edycję. Czeka nas też przebudowa raportowania. Od 1 stycznia 2027 roku w pamięci kas nie mogą zostać dane i statystyki dotyczące faktur, które do tej pory trafiały do raportów dobowych” – wyjaśnia Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.

Największym znakiem zapytania dla branży technologicznej nie jest jednak samo przeprogramowanie urządzeń, ale późniejsza biurokracja oraz trudny harmonogram wdrożeń. Tak głęboka ingerencja w funkcjonowanie urządzeń rejestrujących najprawdopodobniej wymusi konieczność ponownego przejścia rygorystycznej procedury w Głównym Urzędzie Miar. Uzyskanie nowych certyfikatów dla setek modeli urządzeń to natomiast proces długotrwały i kosztowny. Na producentów czeka także logistyczne wyzwanie jakim będzie przepisanie instrukcji obsługi, aktualizacja protokołów komunikacyjnych dla oprogramowania kasowego i przeszkolenie tysięcy serwisantów w całym kraju.

Sylwestrowy paraliż? Brak okresu przejściowego to logistyczny koszmar

Do tego dochodzi kluczowy problem operacyjny, czyli brak jakiegokolwiek okresu przejściowego. Obecnie przepisy zakazują wystawiania w KSeF faktur VAT do paragonu z NIP do 450 zł oraz faktur fiskalnych, aby nie dublować zobowiązania podatkowego. Sytuacja zmienia się diametralnie od 1 stycznia 2027 r., kiedy to wszystkie faktury będą musiały trafiać wyłącznie do KSeF.

W praktyce oznacza to, że nie można rozłożyć aktualizacji systemów sprzedażowych w czasie. Zmiana musi nastąpić dokładnie w Sylwestra. Do końca 31 grudnia 2026 r. obowiązuje stary tryb, a od pierwszych sekund 1 stycznia 2027 r. musi już działać nowy.

Cyfryzacja raportów kontra gigantyczne pliki. O co walczą producenci?

Z drugiej strony nowe regulacje uszczelniają system i przyspieszają proces cyfryzacji. Od 2027 roku doprecyzowany zostanie zakres dokumentów potwierdzających nabycie kasy oraz sposób ich identyfikacji, z uwzględnieniem funkcjonowania KSeF. Z kolei raporty fiskalne mają według projektodawców trafiać do administracji jedynie w formie elektronicznej.

Mimo zalet, kwestia zapisów i generowania elektronicznych raportów rozliczeniowych budzi wiele wątpliwości po stronie producentów urządzeń, którzy aktualnie walczą o rezygnację z tego pomysłu w toku konsultacji. Zmiany w rozporządzeniu nakładają obowiązek generowania ogromnych plików zawierających szczegółowe dane z ponad pięciu lat pracy kasy. Według ekspertów to niepotrzebne dublowanie pracy urządzenia, a tworzenie tak ciężkich plików tylko utrudni ich przesyłanie i odczyt. Zdaniem firmy znacznie wydajniejszym rozwiązaniem z punktu widzenia rozliczeń podatkowych jest oparcie się na łącznych raportach rozliczeniowych, które zapewniają pełną spójność danych podatkowych, a dzięki stałemu, z góry określonemu rozmiarowi pliku, są łatwe w transmisji i archiwizacji.

„Dążenie Ministerstwa do uporządkowania systemu, czyli sytuacji, w której KSeF odpowiada za faktury, a kasy wyłącznie za paragony, jest logicznym krokiem w cyfryzacji gospodarki. Jednocześnie jednak ta transformacja i brak okresu dostosowawczego nakładają na dostawców technologii ogromną odpowiedzialność. W efekcie wygrają te sieci handlowe, które współpracują z partnerami zdolnymi przeprowadzić ten proces bez ryzyka dla ciągłości sprzedaży i sprawnie dokonać aktualizacji systemów w ten jeden krytyczny moment. My rozpoczęliśmy już procedury analityczne i dostosowawcze, a także braliśmy udział w konsultacjach społecznych oraz zgłosiliśmy uwagi m.in. do KIGEiT, aby 1 stycznia 2027 roku infrastruktura była w pełni zgodna z nowym ładem prawnym, działając stabilnie i bez zakłóceń” – podsumowuje Michał Sosnowski.