| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > ZUS i kadry > Składki > Dokumentacja ZUS od 2019 r. - e-akta i obowiązki pracodawcy

Dokumentacja ZUS od 2019 r. - e-akta i obowiązki pracodawcy

Nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych na potrzeby ZUS zaczną obowiązywać już na początku 2019 r. Skróceniu ulegnie obowiązkowy czas ich przechowywania. Pracodawcy chcący prowadzić dokumentację za pomocą e-akt będą zobowiązani co miesiąc dostarczać do ZUS nowy zakres danych, uwzględniając przy tym zasady ochrony danych osobowych.

Nowelizacja a RODO

Nowelizacja kodeksu pracy, dodając w nim art. 944–9412, doprecyzowuje obowiązki pracodawców związane z dokumentacją ZUS m.in. w zakresie jej udostępniania, udzielania informacji czy też jej zniszczenia. Do najważniejszych należą jednak te związane z zagwarantowaniem jej poufności, integralności, dostępności i ogólnego bezpieczeństwa, czyli spełnienia wymogów obowiązującego od 25 maja 2018 r. rozporządzenia o ochronie danych osobowych, zwanego potocznie RODO. O ciążących na pracodawcach obowiązkach przestrzegania obostrzeń RODO przy wprowadzaniu zmian w firmie w zakresie dokumentacji ZUS, mówią sami twórcy nowelizacji. W jej uzasadnieniu zawarto bowiem, że „Projektowane rozwiązania są zgodne z postanowieniami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE” (Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z 06.11.2017 r. RM-10-137-17).

Wysokie kary finansowe dla przedsiębiorców

Zakład Ubezpieczeń Społecznych w komunikacie w sprawie zmiany zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej informuje, że przedsiębiorcy zmuszeni będą dostosować posiadane w firmie programy kadrowo-płacowe, tak by ewidencjonowały wymagane przez nowe przepisy dane. Dostosowujący się do nowych regulacji pracodawcy muszą robić to przede wszystkim zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych. Może się to wiązać z koniecznością przygotowywania polityki i wewnętrznego regulaminu ochrony danych osobowych i ochrony baz danych w firmie, jak i utworzeniem dokumentacji przetwarzania danych osobowych. Warto więc przeprowadzić w przedsiębiorstwie audyt prawny lub sięgnąć po dedykowaną usługę doradztwa dotyczącego RODO. Przedsiębiorcy muszą bowiem pamiętać, że naruszenie obowiązków wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych w przypadkach mniejszej wagi zagrożone jest karą pieniężną do 10 mln EUR lub do 2% całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego. W skrajnych przypadkach górne granice tych kar wzrastają dwukrotnie.

Autor: radca prawny Robert Nogacki

Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w ochronie majątku, doradztwie strategicznym dla przedsiębiorców oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi

Czytaj także

Data publikacji:

Ekspert:

Kancelaria Prawna Skarbiec

Kancelaria Prawna Skarbiec, specjalizuje się w kompleksowej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych.

Zdjęcia

Dokumentacja ZUS od 2019 r. - e-akta i obowiązki pracodawcy /fot. Shutterstock
Dokumentacja ZUS od 2019 r. - e-akta i obowiązki pracodawcy /fot. Shutterstock

radca prawny Robert Nogacki, Kancelaria Prawna Skarbiec
radca prawny Robert Nogacki, Kancelaria Prawna Skarbiec

Ważne rozmowy o biznesie i nie tylko….49.00 zł

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY, RELACJE, WYDARZENIA

reklama

Ostatnio na forum

Jednolity Plik Kontrolny

Eksperci portalu infor.pl

Marzena Pilarz-Herzyk

www.mamaprawniczka.pl

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »