Kiedy przedawnia się zaległy urlop wypoczynkowy? Czy pracodawca może kazać wykorzystać zaległy urlop? Wyroki sądów i praktyka PIP

• Urlop wypoczynkowy – przepisy kodeksu pracy
• Jedyna dopuszczalna prawem sytuacja kiedy pracodawca może pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego bez wniosku pracownika
• Co z zaległym urlopem wypoczynkowym? Co może zrobić pracodawca?
• Przedawnienie urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy – przepisy kodeksu pracy

Zasady udzielania urlopów wypoczynkowych są określone w art. 152-173 kodeksu pracy.

Na podstawie art. 152 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej „urlopem”. A pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Co do zasady:
-  pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. (art. 161 kodeksu pracy);
- urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. (art. 163 ust. 1 kodeksu pracy).

Ale na podstawie art. 166 kodeksu pracy, część urlopu niewykorzystaną z powodu:
1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
3) odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo pełnienia służby w aktywnej rezerwie, przez czas do 3 miesięcy,
4) urlopu macierzyńskiego
pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym.

Ponadto w myśl art. 164 kodeksu pracy urlop wypoczynkowy (zaplanowany i udzielony) można przesunąć w czasie:
§ 1. Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.
§ 2. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Polecamy: Wynagrodzenia 2026. Rozliczanie płac w praktyce

Jedyna dopuszczalna prawem sytuacja kiedy pracodawca może pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego bez wniosku pracownika

W przepisach dotyczących urlopów wypoczynkowych słowo „obowiązek” dotyczy z reguły pracodawcy. Natomiast tylko w jednym przepisie pojawia się to słowo w odniesieniu do pracownika:
Na podstawie art. 167¹ kodeksu pracy, w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru wynikającego z przepisów art. 155¹.

Jak wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy, to jedyna dopuszczalna prawem sytuacja, kiedy pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego bez planu urlopowego, a także bez wniosku o urlop.

Jak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 26 kwietnia 2011 r. (sygn. akt. II PK 302/10) - udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia zależne jest jedynie od woli pracodawcy, której pracownik nie może się sprzeciwić.

Co z zaległym urlopem wypoczynkowym? Co może zrobić pracodawca?

Na podstawie art. 168 kodeksu pracy, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 (czyli zgodnie z planem urlopów) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Ten obowiązek pracodawcy nie dotyczy jednak części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² (czyli urlop na żądanie).

Czy w tym przypadku można jakoś zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu? Przy czym trzeba wiedzieć, że urlop przysługujący w danym roku kalendarzowym staje się zaległym urlopem z dniem 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego.

Jak wskazuje PIP, orzecznictwo Sądu Najwyższego w tym zakresie jest niejednolite, aczkolwiek idzie w kierunku, zgodnie z którym wywodzi takie uprawnienie z art. 168 kodeksu pracy., który bezwzględnie zobowiązuje pracodawcę do udzielenia pracownikowi urlopu zaległego.

Sąd Najwyższy w wyroku z 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02)  stwierdził: „Udzielenie urlopu wypoczynkowego na podstawie art. 168 Kodeksu pracy za poprzednie lata w I kwartale następnego roku (obecnie po zmianie prawa: do 30 września następnego roku - chodzi o urlop zaległy) nie wymaga zgody pracownika”.

Sąd Najwyższy powtórzył to stanowisko w wyroku z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07) w myśl którego „z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące”. Jak wyjaśnia PIP, z uzasadnienia tego wyroku wynika, że pracodawca ma możliwość wydania wiążącego polecenia wykorzystania urlopu zaległego w przewidzianym w kodeksie terminie, a nie wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania.

Prawo pracodawcy wysłania pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy przez pracodawcę, nawet gdy pracownik nie wyraża na to zgody - potwierdziło również Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację nr 8918 z dnia 6 sierpnia 2020 r. w sprawie udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego, wedle której: „orzecznictwo sądowe przyjmuje, powołując się na obowiązek udzielenia urlopu zaległego do określonej daty (30 września) oraz zważywszy, że niespełnienie powyższego obowiązku przez pracodawcę naraża go na sankcje, które może podjąć wobec niego Państwowa Inspekcja Pracy, że pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przepisie art. 168 k.p. Pracodawca zatem może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody”.

Ale stanowisko Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy Państwowej Inspekcji Pracy jest takie, że samorzutne udzielenie przez pracodawcę urlopu, wbrew woli pracownika, poza przypadkiem określonym w art.167¹ k.p. nawet jeżeli jest to urlop zaległy, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jako takie jest prawnie niedopuszczalne. Zdaniem PIP także odnośnie urlopu zaległego powinien mieć zastosowanie tryb przewidziany przepisami art.163 k.p. 

Ale PIP podpowiada pracodawcom następująca drogę: Pracodawca może jednak zobowiązać pracowników do określenia terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy w określonym przepisami okresie, a brak współpracy w tym zakresie sankcjonować dopuszczalnymi środkami porządkowymi przewidzianymi w art. 108 Kodeksu pracy.

Państwowa Inspekcja Pracy argumentuje, że procedura wyznaczania terminów wykorzystywania urlopów jest elementem organizacji pracy i porządku, do którego przestrzegania zobowiązać może np. umieszczenie jej w regulaminie pracy.
Dlatego – zdaniem PIP - pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykorzystania zaległego urlopu i je egzekwować, ale nie posiada uprawnienia do jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania.

W opinii PIP, w aktualnych przepisach nie ma także regulacji na temat możliwości udzielenia jednostronnie przez pracodawcę urlopu zaległego pracownikowi już po 30 września następnego roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył prawo do danego urlopu wypoczynkowego.

A więc - zdaniem PIP - pracodawca może jedynie żądać od pracownika współpracy w zakresie wykorzystania urlopu wypoczynkowego także zaległego. Współpraca ta powinna polegać na określaniu przez pracownika wspólnie z pracodawcą terminów urlopów i składania przez pracownika wniosków urlopowych w uzgodnionych z pracodawcą terminach. Brak współpracy pracownika w tym zakresie może skutkować odpowiedzialnością porządkową (kary określone w art. 108 kodeksu pracy).

Natomiast pracodawca nie ma prawnej możliwości skutecznego „wysłania” pracownika na urlop, poza wyjątkiem dot. okresu wypowiedzenia.

Przedawnienie urlopu wypoczynkowego

Roszczenia ze stosunku pracy (także dot. urlopu wypoczynkowego) ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. A terminu tego nie można ani skracać ani przedłużyć (art. 291 § 1 i § 3 kodeksu pracy). Jak wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy: bieg 3-letniego terminu przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy należy liczyć od 1 października roku następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu. Dotyczy to jednak prawa do wykorzystania urlopu.

Natomiast ów 3-letni termin przedawnienia prawa do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy zaczyna biec od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Warto też wiedzieć, że skorzystanie przepisu dot. przedawnienia urlopu jest prawem (a nie obowiązkiem) pracodawcy. Zatem mimo przedawnionego urlopu wypoczynkowego pracodawca ma prawo go udzielić, jeżeli zechce.

Paweł Huczko