W biurach księgowych gorąca linia - nie tylko KSEF. Wielu przedsiębiorców jest przekonanych, że na zmianę formy opodatkowania mają czas tylko do 20 stycznia. To mit, który może prowadzić do nieprzemyślanych decyzji. Przepisy dają nam więcej czasu, ale diabeł tkwi w szczegółach i pierwszej fakturze. Do kiedy realnie musisz złożyć wniosek w CEIDG i co się najbardziej opłaca w 2026 roku?
- Wielkie zamieszanie z datami. 20 stycznia czy 20 lutego?
- Pułapka pierwszej faktury w 2026 i składki zdrowotnej
- Co się teraz opłaca? Krótki przegląd na 2026 rok
- Instrukcja obsługi: Jak zmienić formę opodatkowania bez wychodzenia z domu?
- Najem prywatny – tu nie masz wyboru co do formy
Wielkie zamieszanie z datami. 20 stycznia czy 20 lutego?
Zacznijmy od najważniejszego, bo to pytanie zadaje sobie teraz pewnie połowa polskich przedsiębiorców. Czy jeśli do 20 stycznia nie zgłoszę zmiany w CEIDG, to jestem skazany na stary podatek przez cały 2026 rok? Krótka odpowiedź brzmi: nie. Dłuższa: to zależy od tego, kiedy zarobiłeś pierwsze pieniądze w nowym roku.
KALENDARZ INFOR NA 2026 ROK
Przez lata utarło się przekonanie o sztywnym terminie styczniowym. Jednak przepisy ustawy o PIT mówią jasno: oświadczenie o wyborze opodatkowania składa się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca osiągnął pierwszy przychód w roku podatkowym. Co to oznacza w praktyce dla prowadzących firmy?
Jeśli wystawiłeś pierwszą fakturę (uzyskałeś przychód) w styczniu 2026 roku, to ostateczny termin na zmianę formy opodatkowania mija 20 lutego 2026 roku. Skąd więc panika dotycząca 20 stycznia? To data graniczna dla opłacenia podatku za grudzień ubiegłego roku (lub ostatni kwartał). Wielu podatników myli termin płatności z terminem wyboru nowej formy. Jeśli więc Twoja księgowa mówi, że "musimy zdążyć do dwudziestego", dopytaj, czy chodzi jej o przelew do urzędu, czy o aktualizację wpisu w ewidencji. Bo jeśli o to drugie – masz jeszcze miesiąc oddechu. Ale uwaga – nie warto z tym czekać do ostatniej chwili.
Pułapka pierwszej faktury w 2026 i składki zdrowotnej
Choć prawo daje nam czas do lutego, logika biznesowa podpowiada: zrób to już teraz. Dlaczego? Bo forma opodatkowania to nie tylko PIT. To przede wszystkim znienawidzona przez wielu składka zdrowotna i skutki dla jej naliczania.
Jeżeli zwlekasz z decyzją do lutego, a w styczniu wystawiasz faktury i księgujesz koszty "po staremu", robisz bałagan w dokumentach. Księgowi muszą wiedzieć, jak rozliczyć styczeń, zanim zamkną miesiąc, żeby nie robić potem skomplikowanych korekt. Jeśli w styczniu będziesz na skali podatkowej, a w lutym przypomnisz sobie, że jednak wolisz podatek liniowy – korekty dokumentów i wyliczeń składki zdrowotnej mogą być bolesne i kosztowne.
Pamiętajmy o stawkach składek zdrowotnych, które obowiązują w 2026 roku i są ściśle spięte z formą opodatkowania:
- Skala podatkowa: 9 proc. dochodu (nieodliczalne). To opcja, która boli najbardziej przy wyższych zarobkach.
- Podatek liniowy: 4,9 proc. dochodu (z limitem odliczenia).
- Ryczałt: Stała kwota ryczałtowa zależna od przychodu rocznego i może wynieść ok. 400 zł, 700 zł lub 1300 zł miesięcznie.
Decyzja, którą podejmujesz teraz (a najpóźniej do 20 lutego), zamrozi Twój sposób rozliczania z ZUS na kolejne 12 miesięcy. Tu nie ma miejsca na pomyłki i przypadkowe decyzje.
Co się teraz opłaca? Krótki przegląd na 2026 rok
Nie ma jednej złotej zasady, ale patrząc na obecne wskaźniki i brak zmian w kwocie wolnej od podatku (nadal 30 tys. zł), można wyciągnąć pewne wnioski.
Kiedy zostać na skali podatkowej (czyli zasady ogólne)?
To wciąż najlepsza opcja dla tych, którzy zarabiają mniej lub korzystają z preferencji. Jeśli planujesz rozliczać się wspólnie z małżonkiem (który np. nie pracuje lub zarabia mało) albo jako osoba samotnie wychowująca dziecko – skala jest bezkonkurencyjna. Dodatkowo, jeśli masz dużo kosztów (inwestycje, leasingi), skala pozwala skutecznie obniżyć dochód do opodatkowania. Pamiętaj jednak o progu 120 000 zł. Powyżej wchodzisz w 32 proc. podatku, co w połączeniu z 9-procentową składką zdrowotną daje drastyczne obciążenie.
Dla kogo podatek liniowy (sztywna stawka 19%)?
To bezpieczna przystań dla średniaków i tych z wyższymi dochodami, którzy nie mogą przejść na ryczałt (bo mają wysokie koszty). Stałe 19 proc. niezależnie od tego, czy zarobisz 300 tys. zł, czy milion, to duży atut. Plus niższa składka zdrowotna (4,9 proc.) i możliwość odliczenia części tej składki od dochodu (do określonego limitu rocznego). Minusem jest brak kwoty wolnej od podatku i brak możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem.
Ryczałt – król opłacalności, ale nie dla każdego
Ryczałt ewidencjonowany w ostatnich latach stał się hitem. Niskie stawki podatku (np. 12 proc. dla IT, 8,5 proc. dla usługowców, a nawet niższe dla handlu) i zryczałtowana składka zdrowotna kuszą. Ale uwaga: na ryczałcie nie odliczysz kosztów. Jeśli planujesz kupić drogi samochód na firmę, wynajmujesz duże biuro albo zatrudniasz sztab ludzi – ryczałt może wyjść Ci bokiem. To opcja dla tych, którzy mają wysoką marżę: sprzedają swoją wiedzę i usługi, nie generując przy tym dużych wydatków.
Instrukcja obsługi: Jak zmienić formę opodatkowania bez wychodzenia z domu?
Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz brać urlopu, stać w korkach (szczególnie przy obecnej pogodzie) ani tłoczyć się w urzędzie gminy. Całą procedurę załatwisz w 10 minut przez Internet, o ile masz Profil Zaufany lub podpis elektroniczny.
Oto co musisz zrobić krok po kroku:
- Wejdź na stronę Biznes.gov.pl.
- Zaloguj się do swojego konta (potem opcja "Zmień dane w CEIDG").
- Wypełnij elektroniczny formularz zmiany wpisu. Interesuje Cię sekcja dotycząca formy opodatkowania.
- Zaznacz nową formę (np. podatek liniowy lub ryczałt) i datę, od której zmiana ma obowiązywać (zazwyczaj jest to 1 stycznia 2026 r., nawet jeśli wniosek składasz w lutym).
- Podpisz wniosek Profilem Zaufanym (chyba że masz inny podpis elektroniczny, np. kwalifikowany podpis elektroniczny) i wyślij.
System CEIDG automatycznie powiadomi Urząd Skarbowy. Nie musisz pisać żadnych osobnych pism do naczelnika twojego US. Zrobione. Warto po wysłaniu wniosku pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) i zachować je u siebie na komputerze. Systemy informatyczne bywają zawodne, a w razie kontroli to Twój jedyny dowód, że zmiana została zgłoszona w terminie.
Najem prywatny – tu nie masz wyboru co do formy
Na koniec ważna uwaga dla tych, którzy nie prowadzą firmy, ale wynajmują mieszkanie prywatnie. W 2026 roku (podobnie jak w poprzednim) nie ma już dylematu skala czy ryczał. Najem prywatny jest objęty obowiązkowym ryczałtem. Płacisz 8,5 proc. od przychodu (do kwoty 100 tys. zł rocznie) i 12,5 proc. od nadwyżki. Nie możesz odliczać remontów, odsetek od kredytu ani amortyzacji.
Podsumowując: nie panikuj z datą 20 stycznia. Masz czas do 20 lutego (przy pierwszym przychodzie w styczniu). Usiądź z kalkulatorem, policz prognozowane przychody i koszty, albo najlepiej skonsultuj to z księgowym, a potem kilkoma kliknięciami w CEIDG ustaw sobie finanse na cały rok w najbardziej dopasowany sposób. Lepiej poświęcić na to godzinę teraz, niż żałować przy każdym przelewie do ZUS oraz US przez kolejne miesiące, aż do końca 2026 r.