Identyfikator wewnętrzny (IDWew): jak go wygenerować i do czego się przyda po wdrożeniu KSeF
REKLAMA
REKLAMA
W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) problem, „kto widzi jakie faktury”, przestaje być kwestią czysto organizacyjną, a staje się kwestią techniczno-prawną. KSeF jest systemem scentralizowanym, a podstawowym identyfikatorem podatnika jest NIP. To oznacza, że w modelu „standardowym” (bez dodatkowych mechanizmów) osoby uprawnione do działania w imieniu podatnika mają potencjalnie dostęp do pełnego zasobu jego faktur sprzedaży i zakupów. Dla małych firm bywa to akceptowalne. Dla organizacji z dużą liczbą oddziałów, zakładów, jednostek organizacyjnych (w tym jednostek podrzędnych JST), a nawet „wewnętrznych centrów rozliczeń” – to często scenariusz nie do przyjęcia. Aby ograniczyć dostęp do faktur lub mieć większą kontrolę nad zakupami, podatnik może nadać identyfikator wewnętrzny jednostki (IDWew) jednostkom organizacyjnym czy poszczególnym pracownikom.
- Czym jest IDWew – definicja praktyczna
- Dlaczego IDWew jest ważny przy wdrożeniu KSeF
- Gdzie w fakturze FA(3) będziemy wpisywać IDWew
- Kiedy IDWew spełni swoją funkcję
- Model uprawnień z IDWew – kto jest kim i co może robić
- Czy administrator jednostki wewnętrznej może nadać uprawnienia jednostce zewnętrznej
- Kto może wygenerować IDWew i kiedy to robić
- Podsumowanie
- IDWew - pytania i odpowiedzi
Ministerstwo Finansów wprowadziło rozwiązanie umożliwiające zawężanie uprawnień w KSeF w odniesieniu do konkretnych jednostek wewnętrznych, bez tworzenia nowych NIP. To rozwiązanie to właśnie identyfikator wewnętrzny jednostki (IDWew), zwany także identyfikatorem wewnętrznym, który ma umożliwić pracę na fakturach „tylko tej jednostki”, a nie całej organizacji.
Warto podkreślić, że stosowanie IDWew nie jest obowiązkowe, lecz fakultatywne i zależne od potrzeb organizacyjnych danego podmiotu. Jego prawidłowe wdrożenie wymaga jednak świadomego zaprojektowania struktury uprawnień, właściwego oznaczania faktur w strukturze FA(3) oraz ścisłego powiązania identyfikatorów wewnętrznych z rzeczywistymi procesami biznesowymi podatnika.
REKLAMA
REKLAMA
Czym jest IDWew – definicja praktyczna
IDWew to unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika, tworzony w KSeF zgodnie z zasadami opisanymi w specyfikacji oprogramowania interfejsowego. Składa się z NIP podatnika oraz ciągu znaków numerycznych, np. w formacie „1111111111–33334”.
IDWew nie jest odrębnym numerem podatkowym i nie tworzy nowego podatnika. Jest „kluczem wewnętrznym” w systemie KSeF, który pozwala:
- oznaczać faktury jako dotyczące konkretnej jednostki,
- przyznawać uprawnienia do pracy tylko na fakturach z tym oznaczeniem,
- organizować odpowiedzialność w firmie w sposób podobny do uprawnień w systemach ERP.
IDWew jest „kluczem wewnętrznym” w systemie KSeF, który pozwala:
- oznaczać faktury jako dotyczące konkretnej jednostki,
- przyznawać uprawnienia do pracy tylko na fakturach z tym oznaczeniem,
- organizować odpowiedzialność w firmie w sposób podobny do uprawnień w systemach ERP.
Dlaczego IDWew jest ważny przy wdrożeniu KSeF
W praktyce wdrożeniowej IDWew rozwiązuje problem separacji danych i kontroli wewnętrznej. Pracownik oddziału A nie powinien widzieć faktur oddziału B.
Jednostki organizacyjne spółki
Najbardziej klasyczny przypadek, gdy IDWew może być wykorzystany, to gdy podatnikiem VAT jest spółka (jeden NIP), ale faktury sprzedaży i zakupu są generowane i obsługiwane w wielu jednostkach. W tym scenariuszu: w Podmiot1 jest podatnik (spółka), a jednostka wewnętrzna jest wskazywana w Podmiot3 wraz z IDWew. To pozwala użytkownikom tej jednostki widzieć „swoje” faktury, a nie wszystkie faktury spółki. I tu wraca kluczowy wymóg: jeżeli faktura zostanie wystawiona bez IDWew, to nie „trafi” do wąskiego koszyka jednostki w KSeF. Będzie w zasobie podatnika, ale z perspektywy jednostkowego modelu dostępu może stać się niewidoczna dla tych, którzy mieli mieć do niej dostęp, bo ich uprawnienia są zawężone do IDWew.
Wydatki pracownicze
Kolejny sposób na wykorzystanie IDWew to oznaczanie wydatków pracowniczych. Broszura FA(3) wskazuje, że w Podmiot3 pojawiła się nowa rola 11 „Pracownik”, wprowadzona dla usprawnienia rozliczania tzw. wydatków pracowniczych: gdy pracownik firmy dokonuje zakupu w imieniu pracodawcy. Z perspektywy IDWew jest to szczególnie ciekawe, bo w praktyce wiele firm chce:
- szybko identyfikować faktury zakupowe dotyczące określonego „koszyka” (np. wydatków zarządu),
- zapewnić dostęp do tych faktur tylko wybranym osobom (np. głównej księgowej, controlingowi, compliance), a jednocześnie
- uniknąć sytuacji, w której każdy ma wgląd do wszystkich „wrażliwych” wydatków.
Gdy zostanie oznaczona tylko rola pracownika, bez podania numeru IDWew, faktury zakupowe nie trafią do określonej jednostki. Faktura będzie widoczna dla wszystkich osób mających uprawnienia do konta podatnika. Będzie tylko wiadomo, kto dokonał zakupów. IDWew może lepiej spełnić swoją rolę. Z drugiej strony należy pamiętać, że rola 11 może być wskazywana bez nadania IDWew pracownikowi.
Jednostki samorządu terytorialnego
Jednostka samorządu terytorialnego wraz z podległymi jej jednostkami organizacyjnymi może alternatywnie stosować model nadawania uprawnień oparty na identyfikatorze wewnętrznym. W takim wariancie na fakturach wystawianych na rzecz jednostek podrzędnych możliwe jest posługiwanie się identyfikatorem wewnętrznym jednostki (IDWew).
Aby umożliwić jednostkom podrzędnym JST dostęp do faktur w KSeF, w strukturze logicznej FA(3) przewidziano dodatkowy mechanizm polegający na obowiązkowym oznaczeniu faktury odpowiednim znacznikiem JST w danych nabywcy (sekcja Podmiot2). Każdy wystawca faktury zobowiązany jest do jednoznacznego określenia, czy dana faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. Realizowane jest to poprzez prawidłowe wypełnienie pola JST, w którym wskazuje się wartość „1” albo „2”.
Wskazanie wartości „1” oznacza, że faktura została wystawiona na rzecz jednostki podrzędnej JST. W takim przypadku wystawca faktury zobowiązany jest do uzupełnienia sekcji Podmiot3, w szczególności poprzez podanie numeru NIP jednostki podrzędnej albo – w przypadku stosowania modelu uprawnień opartego na identyfikatorze wewnętrznym – odpowiedniego IDWew, a także określenie roli tego podmiotu jako „8”. Z kolei wartość „2” w polu JST wskazuje, że faktura nie dotyczy jednostki podrzędnej JST.
Polecamy: Biuletyn VAT (miesięcznik) – wersja PREMIUM - abonament
REKLAMA
Polecamy: Wszystko o KSeF 2026 – poradniki, szkolenia, webinary
Polecamy: Komplet PODATKI 2026
Gdzie w fakturze FA(3) będziemy wpisywać IDWew
Najbardziej praktyczne pytanie brzmi: skoro IDWew dotyczy jednostki wewnętrznej, to jak jest on „przenoszony” na fakturę ustrukturyzowaną? IDWew wpisuje się w strukturze FA(3) w części Podmiot3/DaneIdentyfikacyjne w polu IDWew. I dopiero wtedy system jest w stanie skojarzyć fakturę z jednostką wewnętrzną w rozumieniu modelu uprawnień.
W broszurze FA(3) podkreślono, że w Podmiot3 można wskazać m.in. dane członka GV, jednostki podrzędnej JST, ale też zakładu/oddziału lub innej jednostki wewnętrznej podatnika wraz z unikalnym identyfikatorem wytworzonym w KSeF – pole IDWew. To jest dokładnie ten „most” pomiędzy organizacją a systemem. W strukturze FA(3):
- element Podmiot1 to podatnik (sprzedawca),
- element Podmiot2 to nabywca, a
- element Podmiot3 może być miejscem, w którym zostanie opisana jednostka organizacyjna, której faktura dotyczy lub która tę fakturę wystawia/odbiera w sensie operacyjnym.
Kiedy IDWew spełni swoją funkcję
Aby IDWew spełniał swoją funkcję:
1) należy każdorazowo wpisywać go w elemencie faktury Podmiot3 podczas wystawiania faktur,
2) system/ERP musi podawać IDWew.
Model uprawnień z IDWew – kto jest kim i co może robić
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF) przewiduje, że:
1) uprawnienie do zarządzania uprawnieniami,
2) uprawnienie do wystawiania faktur oraz
3) uprawnienie do dostępu do faktur
- posiada m.in. osoba fizyczna wskazana przez podatnika jako przedstawiciel zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.
Wyróżnić można trzy zasadnicze szczeble funkcjonowania uprawnień (zob. tabela).
Tabela. Zasady funkcjonowania uprawnień, gdy nadano IDWew
Lp. | Podmiot posiadający uprawnienie | Rodzaj uprawnień |
1 | Podatnik/„centrala” (podmiot posiadający uprawnienia właścicielskie) | Podatnik, działając w ramach przysługujących mu uprawnień właścicielskich, jest uprawniony m.in. do tworzenia jednostek podporządkowanych oraz zarządzania nimi. W tym modelu jednostką podporządkowaną może być np. zakład (oddział) osoby prawnej lub inna wyodrębniona organizacyjnie część struktury podatnika, określana dalej jako „jednostka wewnętrzna”. Podatnik – albo osoba fizyczna działająca w jego imieniu i posiadająca kompetencje do zarządzania uprawnieniami – może przekazać prawo do zarządzania takimi jednostkami innym osobom fizycznym. |
2 | Administrator jednostki wewnętrznej | Podatnik lub osoba działająca w jego imieniu w zakresie zarządzania jednostkami podrzędnymi może wyznaczyć osobę fizyczną reprezentującą daną jednostkę wewnętrzną, pełniącą funkcję administratora tej jednostki. Administrator jednostki wewnętrznej może być uprawniony w szczególności do:
|
3 | Osoby działające w ramach jednostki (użytkownicy operacyjni) | Administrator jednostki wewnętrznej może wyznaczyć osoby fizyczne, które będą korzystać z KSeF w ramach tej jednostki. Osoby te, działając na podstawie nadanych im uprawnień, mogą:
|
Wykorzystanie IDWew przez jednostki organizacyjne spółki
Spółka akcyjna prowadzi działalność gospodarczą na terytorium Polski za pośrednictwem wyodrębnionych jednostek organizacyjnych w postaci zakładów produkcyjnych i biur sprzedaży. Faktury sprzedażowe dokumentujące transakcje realizowane przez poszczególne jednostki są wystawiane bezpośrednio przez te jednostki, zgodnie z zakresem ich operacyjnej działalności. Według art. 15 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) podatnikiem pozostaje jednak spółka jako całość, a nie jej zakłady czy biura sprzedaży.
W celu prawidłowej organizacji procesów fakturowania spółka dokonała uwierzytelnienia w Krajowym Systemie e-Faktur przy wykorzystaniu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Następnie wygenerowała w KSeF odrębne identyfikatory wewnętrzne dla każdej jednostki organizacyjnej (Zakład Produkcyjny A, Zakład Produkcyjny B oraz Biuro Sprzedaży C).
W kolejnym etapie spółka wskazała osoby fizyczne pełniące funkcję kierowników poszczególnych jednostek jako administratorów jednostek wewnętrznych, nadając im uprawnienia do zarządzania dostępami w ramach przypisanych im identyfikatorów wewnętrznych. Administratorzy ci, działając w granicach udzielonych uprawnień, wyznaczyli następnie pracowników swoich jednostek jako osoby upoważnione do wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz do dostępu do faktur w KSeF wyłącznie w zakresie działalności danej jednostki organizacyjnej.
Wykorzystanie identyfikatora wewnętrznego przez prezesa zarządu spółki
Prezes zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością regularnie odbywa podróże służbowe. W ich trakcie ponosi wydatki związane z działalnością spółki, takie jak koszty reprezentacyjne, zakup paliwa do samochodu służbowego czy noclegi. Wydatki te dokumentowane są fakturami wystawianymi na spółkę jako nabywcę.
Aby umożliwić prawidłowe przypisanie i rozliczenie tych kosztów w systemie finansowo-księgowym, na fakturach – oprócz danych spółki – wskazywany będzie identyfikator wewnętrzny przypisany do prezesa zarządu. Identyfikator ten będzie ujawniany w strukturze faktury jako dane podmiotu trzeciego (Podmiot3), w polu IDWew.
Etap 1 . wygenerowanie identyfikatora wewnętrznego dla prezesa zarządu
Spółka z o.o. jako podatnik VAT uwierzytelnia się w Krajowym Systemie e-Faktur przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Następnie, w ramach zarządzania strukturą organizacyjną w KSeF, generuje identyfikator wewnętrzny przypisany do prezesa zarządu.
Identyfikator ten służy do oznaczania faktur dokumentujących wydatki ponoszone przez prezesa w imieniu spółki i pozwala na ich jednoznaczną identyfikację w systemie KSeF.
Etap 2 . wyznaczenie administratora jednostki wewnętrznej i nadanie uprawnień
Po wygenerowaniu identyfikatora wewnętrznego spółka, działając w KSeF, wyznacza prezesa zarządu jako administratora jednostki wewnętrznej powiązanej z tym identyfikatorem.
Następnie prezes zarządu, działając już w imieniu tej jednostki wewnętrznej, uwierzytelnia się w KSeF przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego i nadaje uprawnienia osobie fizycznej – głównej księgowej spółki – do dostępu do faktur przypisanych do tej jednostki wewnętrznej.
W efekcie główna księgowa uzyskuje bezpośredni dostęp do faktur zakupowych spółki dokumentujących wydatki ponoszone przez prezesa zarządu, bez konieczności przeglądania całego zbioru faktur spółki.
Czy administrator jednostki wewnętrznej może nadać uprawnienia jednostce zewnętrznej
Model wykorzystujący identyfikator wewnętrzny pozwala na elastyczne nadawanie uprawnień nie tylko osobom fizycznym, lecz także podmiotom posiadającym numer NIP, takim jak biura rachunkowe.
Administrator jednostki wewnętrznej może uprawnić podmiot zewnętrzny do:
- wystawiania faktur w imieniu podatnika, przy jednoczesnym wskazaniu w danych Podmiot3 jednostki wewnętrznej wraz z jej identyfikatorem wewnętrznym,
- dostępu do faktur podatnika oznaczonych identyfikatorem wewnętrznym danej jednostki.
Jednocześnie administrator może zdecydować, czy uprawniony podmiot będzie miał prawo do dalszego nadawania uprawnień pośrednich swoim pracownikom.
Podmiot zewnętrzny, np. biuro rachunkowe uprawnione przez administratora jednostki wewnętrznej, może nadać swoim pracownikom dostęp:
- wyłącznie do faktur jednej, konkretnej jednostki wewnętrznej albo
- do faktur wszystkich jednostek wewnętrznych (partnerów), które udzieliły temu podmiotowi uprawnień.
W zależności od zakresu nadanych uprawnień pracownik biura rachunkowego może wystawiać lub przeglądać faktury dotyczące jednego prezesa, jednego oddziału lub wielu jednostek wewnętrznych obsługiwanych przez biuro. Istotne jest przy tym, że pracownik ten nie jest wskazywany w imieniu konkretnej jednostki wewnętrznej podatnika, lecz działa w imieniu podmiotu (biura rachunkowego), który nadał mu uprawnienie.
Kto może wygenerować IDWew i kiedy to robić
Z perspektywy wdrożenia IDWew kluczowa jest zasada: IDWew generuje podatnik (albo osoba działająca w jego imieniu), zanim zacznie masowo wystawiać/odbierać faktury w modelu jednostkowym.
Podatnik lub osoba mająca uprawnienie do zarządzania uprawnieniami może delegować zarządzanie jednostkami, a następnie wskazać administratorów jednostek. To oznacza, że tworzenie IDWew jest elementem „architektury uprawnień” i powinno być wykonane na etapie projektowania modelu.
Podsumowanie
1. IDWew stanowi jeden z kluczowych elementów organizacyjnych KSeF, umożliwiający odwzorowanie wewnętrznej struktury podatnika w ramach jednego numeru NIP.
2. Rozwiązanie to pozwala na funkcjonalne rozdzielenie procesów fakturowania, dostępu do dokumentów oraz zarządzania uprawnieniami pomiędzy wyodrębnione jednostki organizacyjne podatnika, bez naruszania zasady, zgodnie z którą podatnikiem VAT pozostaje jeden podmiot.
3. Zastosowanie IDWew ma szczególne znaczenie w przypadku podmiotów o rozbudowanej strukturze, takich jak spółki posiadające oddziały, grupy kapitałowe działające w ramach jednego podatnika, a także jednostki samorządu terytorialnego wraz z jednostkami podrzędnymi, zwłaszcza gdy nie posiadają NIP.
4. Mechanizm identyfikatorów wewnętrznych umożliwia przypisanie faktur do konkretnej jednostki organizacyjnej, zapewniając jednocześnie precyzyjny i kontrolowany dostęp do dokumentów w KSeF wyłącznie osobom upoważnionym w ramach danej struktury.
5. Model uprawnień z IDWew opiera się na centralnej roli podatnika, który – po uwierzytelnieniu w KSeF – generuje identyfikatory wewnętrzne, wyznacza administratorów jednostek wewnętrznych oraz deleguje uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur. Dzięki temu możliwe jest zachowanie spójności podatkowej przy jednoczesnym rozproszeniu operacyjnym procesów fakturowania.
6. Identyfikatory wewnętrzne należy postrzegać nie jako rozwiązanie techniczne, lecz jako narzędzie porządkujące odpowiedzialność, dostęp do danych oraz bezpieczeństwo obrotu fakturowego w KSeF, które – przy odpowiednim wykorzystaniu – znacząco ułatwia funkcjonowanie podatników działających w złożonych strukturach organizacyjnych.
IDWew - pytania i odpowiedzi
Czym jest identyfikator wewnętrzny jednostki (IDWew) w KSeF?
IDWew to unikalny identyfikator zakładu (oddziału) lub innej jednostki wewnętrznej podatnika w KSeF. Składa się z NIP podatnika oraz ciągu znaków numerycznych, np. „1111111111–33334”. Nie jest odrębnym numerem podatkowym; to „klucz wewnętrzny” do oznaczania faktur i zawężania uprawnień.
Gdzie w strukturze FA(3) na fakturze wpisuje się IDWew?
IDWew wpisuje się w FA(3) w części Podmiot3/DaneIdentyfikacyjne, w polu IDWew. Dopiero wtedy system kojarzy fakturę z jednostką wewnętrzną w rozumieniu modelu uprawnień.
Co się stanie w KSeF, gdy faktura zostanie wystawiona bez IDWew?
Faktura nie trafi do „wąskiego koszyka” jednostki w KSeF. Będzie w zasobie podatnika, lecz dla osób z uprawnieniami zawężonymi do IDWew może stać się niewidoczna.
Jak oznaczać w FA(3) faktury dla jednostek podrzędnych JST?
W Podmiot2 należy w polu JST wskazać „1”, gdy faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST, a „2” gdy nie. Przy wartości „1” trzeba uzupełnić Podmiot3, podając NIP jednostki podrzędnej albo właściwy IDWew oraz określić rolę podmiotu jako „8”.
Kto może wygenerować IDWew i kiedy należy to zrobić?
IDWew generuje podatnik albo osoba działająca w jego imieniu. Należy to zrobić zanim zacznie się masowo wystawiać/odbierać faktury w modelu jednostkowym, jako element projektowania „architektury uprawnień”.
- § 3 ust. 3, § 4 ust. 9 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2025 r. poz. 1815)
Patrycja Kubiesa, doradca podatkowy
REKLAMA
REKLAMA
