KSeF

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że podatnicy VAT, który nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej - nie mają obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Jeżeli taki podatnik jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT w Polsce, to ma prawo wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. W przypadku wystawienia faktury w KSeF dla takiego podatnika (nieposiadającego w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej) - faktura ustrukturyzowana jest udostępniana takiemu nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Nie musi on odbierać faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Zderzenie z KSeF w lutym i starcie z KSeF w kwietniu 2026 r. uwidacznia 3 największe błędy firm. To nie tylko zmiana technologiczna, ale przebudowa sposobu pracy z dokumentami.

Księgowe biją na alarm, a w sieci krążą sprzeczne interpretacje. W sprawie oznaczeń JPK przy imporcie usług i WNT pojawiło się wiele wątpliwości. Teraz Ministerstwo Finansów zabiera głos i wskazuje jasno, kiedy stosować BFK, a kiedy DI.

Minister Finansów i Gospodarki znowelizował rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Zmiany te dotyczą ewidencji JPK_VAT z deklaracją składanych za okresy rozliczeniowe od 1 lutego 2026 r. Pod koniec stycznia Ministerstwo Finansów opublikowało nową wersję broszury informacyjnej "JPK VAT z deklaracją" - obowiązującą od 1 lutego 2026 r.

Do końca 2026 r. tysiące przedsiębiorców mogą być poza KSeF. Wystarczy, aby miesięczna sprzedaż na fakturach objętych obowiązkowym systemem nie przekroczyła 10 tys. zł. Dopiero od 1 stycznia 2027 r. trzeba będzie wystawiać faktury w KSeF. Wątpliwości budzi jednak to, jaką sprzedaż wliczać do limitu 10 tys. zł, a jaką pomijać. W efekcie próg całościowej sprzedaży (wliczanej i niewliczanej) może być znacznie wyższy, a część firm do końca 2026 r. wcale nie będzie musiała korzystać z KSeF.

Faktura wystawiona w KSeF na żądanie konsumenta, czy rolnika ryczałtowego do transakcji zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej powinna być oznaczona w ewidencji VAT symbolem „FP”. Na podstawie art. 109 ust. 3d ustawy o VAT, ujęcie faktury wystawionej do paragonu strukturze JPK_VAT z deklaracją ma jedynie charakter ewidencyjny, faktura nie jest uwzględniana w strukturze wartościowo (nie zwiększa przychodu oraz podatku należnego wykazywanego w deklaracji), ponieważ obrót z tytułu tej transakcji jest wykazany na podstawie okresowego raportu z kasy rejestrującej oznaczonego symbolem RO. Takie oznaczenie faktur, w opisanych okolicznościach, nie spowoduje, że podatnik wystawiający taką fakturę zapłaci od tej samej transakcji podatku należnego w podwójnej wysokości. Tak odpowiedział na pytanie podatnika Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 20 marca 2026 r.

Właśnie rozpoczął się drugi etap wdrożenia obowiązkowego modelu KSeF. Dla wielu firm oznacza to pierwsze realne zetknięcie z nowym modelem fakturowania. Początki są trudne nawet dla podmiotów, które wcześniej spróbowały się do tego przygotować. Błędy wynikają często z niewiedzy lub starych przyzwyczajeń. Choć w 2026 roku jeszcze nie grożą za nie kary administracyjne od skarbówki, konsekwencje pomyłek i tak mogą być dotkliwe. W praktyce problemem okazuje się nie tylko sama obsługa systemu, ale organizacja obiegu dokumentów sprzedaży. Największym ryzykiem w KSeF nie jest bowiem nowa technologia, lecz brak procedur oraz niejasny podział odpowiedzialności za wystawianie i odbieranie faktur.

W ustawie o VAT są dwa przepisy, które pozwalają zmusić dostawcę do fakturowania po staremu. Są to art. 106ba i 106gb ust. 4 pkt 5: do podania NIP wystawcy faktury obowiązani są nabywcy, którzy „posługują się tym numerem dla potrzeb danej czynności”. Jeżeli tak nie jest, zgodnie z drugim z tych przepisów wystawca faktury musi „uzgodnić udostępnienie tej faktury” poza KSeF, czyli faktycznie wystawi ją po staremu. Błędy tego systemu są jego jedyną (?) zaletą – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) problem, „kto widzi jakie faktury”, przestaje być kwestią czysto organizacyjną, a staje się kwestią techniczno-prawną. KSeF jest systemem scentralizowanym, a podstawowym identyfikatorem podatnika jest NIP. To oznacza, że w modelu „standardowym” (bez dodatkowych mechanizmów) osoby uprawnione do działania w imieniu podatnika mają potencjalnie dostęp do pełnego zasobu jego faktur sprzedaży i zakupów. Dla małych firm bywa to akceptowalne. Dla organizacji z dużą liczbą oddziałów, zakładów, jednostek organizacyjnych (w tym jednostek podrzędnych JST), a nawet „wewnętrznych centrów rozliczeń” – to często scenariusz nie do przyjęcia. Aby ograniczyć dostęp do faktur lub mieć większą kontrolę nad zakupami, podatnik może nadać identyfikator wewnętrzny jednostki (IDWew) jednostkom organizacyjnym czy poszczególnym pracownikom.

Po pierwszych dwóch miesiącach obowiązywania zmian w zasadach fakturowania już wiemy, że lista nonsensów, które narzucono podatnikom, jest dłuższa niż powszechnie sądzono. O wielu z nich pisałem (z reguły bez jakiejkolwiek reakcji ze strony autorów tych przepisów – dziś wolą już siedzieć cicho). Dziś jeszcze raz o jednym z najważniejszych, czyli o samej koncepcji WYSTAWIENIA faktury ustrukturyzowanej.

 W odpowiedzi na interpelację poselską Minister Finansów i Gospodarki udzielił 12 stycznia 2026 r. kilku ważnych wyjaśnień odnośnie fakturowania przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur transakcji realizowanych na rzecz jednostek samorządu terytorialnego (JST).

W 2026 r. większość podatników będzie zobowiązana do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Przy fakturach zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych kluczowe jest, by dokumenty te były rzetelne. Błędy mogą pozbawić prawa do odliczenia VAT, a w skrajnych przypadkach skutkować odpowiedzialnością karną. Mimo automatyzacji KSeF nie chroni przed nierzetelnością – publikacja wskazuje, jak jej unikać i jakie grożą konsekwencje.

Ponad 100 mln faktur już w systemie, a to dopiero początek. Od 1 kwietnia do KSeF dołączają kolejne firmy – czy system jest na to gotowy? Wiceminister finansów Marcin Łoboda nie ma wątpliwości.

Drugim etap wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur, który rozpocznie się 1 kwietnia 2026 r. może przynieść małym firmom, a zwłaszcza mikroprzedsiębiorcom sporo nerwów, ale nie musi oznaczać paraliżu. Najbliższe dni będą przede wszystkim testem – dla samego systemu, narzędzi logowania oraz firm, które dopiero uczą się nowego modelu fakturowania. Najgorsze, co dziś można zrobić, to działać w panice - pisze Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.

Prima Aprilis bez żartów dla biznesu. Od 1 kwietnia obowiązek KSeF obejmuje sektor MŚP, ale nastroje przedsiębiorców wyraźnie się pogarszają. Zaufanie do systemu spada, a eksperci ostrzegają: największe problemy dopiero przed nami.

Nowe badanie pokazuje, jak przedsiębiorcy radzą sobie z KSeF po pierwszych tygodniach działania systemu. Choć większość miała już z nim kontakt, wiele firm wskazuje na trudności techniczne, niepewność i potrzebę więcej czasu na wdrożenie.

Cyfrowa rewolucja w księgowości przyspiesza, ale wraz z nią rośnie ryzyko. W erze KSeF i e-Ksiąg kluczowe staje się jedno: jakość danych. Bez rzetelnej weryfikacji faktur przedsiębiorcy mogą narazić się na poważne konsekwencje finansowe i prawne.

Jakie są największe obawy firm związane z wdrożeniem KSeF dnia 1 kwietnia 2026 r.? Oto rady dla najmniejszych przedsiębiorców na najbliższych czas wchodzenia do nowego systemu faktur.

KSeF: jak rozkłada się odpowiedzialność pomiędzy przedsiębiorcą i księgowymi (biurem rachunkowym)? Jak uregulować to w umowie z zewnętrzną księgowością? Jakie mogą być konsekwencje błędów w KSeF?

Telefony z urzędu skarbowego do firm już trwają. Resort finansów uspokaja, że to tylko „przyjazne rozmowy”, jednak doradcy podatkowi biją na alarm: lepiej uważać na to, co się mówi. Sprawa dotyczy przedsiębiorców, którzy nie wystawiają faktur w KSeF.

Przedsiębiorcy alarmują, że ograniczenia techniczne KSeF mogą utrudniać wystawianie faktur zbiorczych. Ministerstwo Finansów odpowiada: system był szeroko konsultowany, ale część danych pozostaje niejawna.

Dlaczego wybór przeznaczenia certyfikatu ma znaczenie dla właściwego działania firmy? Jak uzyskać certyfikat uwierzytelniający i certyfikat do trybu offline? Wyjaśnia Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24.

Końcówka marca to jeden z najważniejszych momentów w kalendarzu księgowym. Dla wielu firm oznacza zamknięcie etapu sporządzania sprawozdania finansowego, a jednocześnie ostatni moment na wypełnienie niektórych obowiązków podatkowych. W 2026 roku szczególne znaczenie ma także dalsze przygotowanie firm do funkcjonowania w systemie KSeF.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF wszedł już w życie dla największych podmiotów, a wkrótce (od 1 kwietnia 2026 r.) obejmie kolejne grupy podatników. Powstaje pytanie, czy obowiązek ten dotyczy również faktur wystawianych na rzecz konsumentów (czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej), a więc transakcji B2C? W jaki sposób po wejściu w życie nowych przepisów będą przekazywane faktury konsumentom?

Jeszcze do niedawna w praktyce księgowej kluczowe znaczenie miały dwie daty – wystawienia faktury i wykonania usługi lub wydania towaru. Wraz z wejściem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), to podejście przestaje być wystarczające. Faktura ustrukturyzowana funkcjonuje bowiem w kilku „momentach” jednocześnie – jako dokument wystawiony, przesłany do KSeF oraz otrzymany przez nabywcę. Każde z tych zdarzeń może mieć odrębną datę, istotną z punktu widzenia rozliczeń i obiegu dokumentów.