Sposoby postępowania, gdy na koncie KSeF pojawi się faktura dokumentująca nie nasze zakupy

• 1. Zgłoszenie nadużycia – faktura scamowa
• 2. Możliwość ukrycia faktury zakupowej

Jeśli na naszym koncie pojawia się faktura, która nie dokumentuje naszych zakupów, nie musimy nic robić. Dopóki nie rozliczymy takiej faktury, nie poniesiemy negatywnych konsekwencji. Możemy jednak wystąpić o korektę do sprzedawcy. Gdy jej nie wystawi, pozostaje nam możliwość skorzystania z dwóch mechanizmów proponowanych przez MF lub brak reakcji na ten fakt, przy jednoczesnym nieujmowaniu tej faktury w naszych księgach.

Ustawodawca – a właściwie projektanci systemu – przewidział w tym zakresie dwa komplementarne mechanizmy: możliwość zgłoszenia nadużycia (zob. pkt 1.4.1) oraz możliwość technicznego ukrycia faktury (zob. pkt 1.4.2). Wraz z rozwojem KSeF pojawiła się potrzeba wyposażenia podatników w narzędzia umożliwiające reagowanie na nowe ryzyka związane z cyfryzacją obrotu fakturowego.

Oba rozwiązania pełnią różne funkcje – pierwsze ma charakter informacyjny wobec administracji skarbowej i służy przeciwdziałaniu oszustwom, drugie natomiast ma wymiar organizacyjny i pozwala podatnikowi uporządkować włas¬ne środowisko pracy w KSeF. W dalszej części omówione zostaną szczegółowo zasady korzystania z obu tych narzędzi.

1. Zgłoszenie nadużycia – faktura scamowa

W ramach KSeF 2.0 przewidziano mechanizm zgłaszania nadużyć dotyczących faktur, określanych potocznie jako faktury scamowe.

W dniu 24 kwietnia 2026 r. Ministerstwo Finansów udostępniło nową funkcjonalność w ramach Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, umożliwiającą zgłaszanie faktur budzących podejrzenia oszustwa lub nadużycia. Rozwiązanie to stanowi kolejny etap rozwoju KSeF i wpisuje się w szerszą strategię uszczelniania systemu podatku od towarów i usług oraz zwiększania bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Nowa funkcjonalność odpowiada na realne potrzeby przedsiębiorców, którzy w praktyce coraz częściej stykają się z przypadkami wystawiania faktur bez ich wiedzy, z wykorzystaniem ich danych lub w ramach zorganizowanych schematów wyłudzeń podatkowych. Możliwość zgłoszenia tzw. faktury scamowej pełni kilka kluczowych funkcji:

• prewencyjną – umożliwia szybkie reagowanie na potencjalne nadużycia,
• dowodową – pozwala podatnikowi wykazać należytą staranność,
• systemową – dostarcza administracji skarbowej informacji o podejrzanych transakcjach,
• ochronną – minimalizuje ryzyko przypisania podatnikowi udziału w oszustwie.

Wprowadzenie tej funkcjonalności należy ocenić pozytywnie – w szczególności w kontekście zwiększonej automatyzacji obiegu faktur w KSeF, gdzie ryzyko „technicznego” pojawienia się faktury w systemie bez faktycznej wiedzy odbiorcy nie jest wyłącznie teoretyczne.

Zgłoszenie faktury podejrzanej o nadużycie odbywa się bezpośrednio w systemie, poprzez interfejs użytkownika. Procedura została uproszczona i zintegrowana z przeglądem faktur.

Aby dokonać zgłoszenia, należy:

• zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0,
• przejść do zakładki „Faktury” › „Lista faktur”,
• wybrać konkretną fakturę i przejść do jej szczegółów,
• skorzystać z opcji „Zgłoszenie nadużycia”,
• wskazać powód zgłoszenia oraz uzupełnić uzasadnienie,
• potwierdzić wymagane oświadczenie,
• zatwierdzić zgłoszenie przyciskiem „Zgłoś”.

Istotnym elementem jest konieczność wskazania uzasadnienia – oznacza to, że zgłoszenie nie ma charakteru czysto technicznego, lecz wymaga przynajmniej podstawowej argumentacji ze strony podatnika.

Na szczególną uwagę zasługuje fakt, że zgłoszenia faktur scamowych nie dokonuje się już poprzez odrębny formularz zgłoszeniowy KSeF. Oznacza to pełną integrację procesu w ramach systemu, co:

• upraszcza procedurę,
• ogranicza ryzyko błędów formalnych,
• zwiększa szybkość reakcji administracji,
• zapewnia powiązanie zgłoszenia z konkretną fakturą w systemie.

Z perspektywy praktycznej należy jednak podkreślić kilka istotnych kwestii:

• zgłoszenie faktury nie powoduje automatycznego jej „unieważnienia” ani usunięcia z obrotu,
• system nie blokuje automatycznie skutków podatkowych faktury,
• konieczna może być równoległa analiza obowiązków w zakresie korekt (np. w kontekście należytej staran¬ności),
• brak jest na tym etapie szczegółowych wytycznych co do dalszego postępowania organów po dokonaniu zgłoszenia.

Zgłoszenie nadużycia może zostać dokonane wyłącznie przez podmiot, który posiada uprawnienia do dostępu do faktury w danym kontekście. W praktyce oznacza to najczęściej nabywcę lub osoby działające w jego imieniu (np. pracowników biura rachunkowego). Istotne jest przy tym, że zgłoszenia nie może dokonać sam wystawca faktury ani podmioty przez niego upoważnione.

Przepisy nie określają katalogu sytuacji, w których możliwe jest zgłoszenie faktury jako podejrzanej. Wynika to z faktu, że mechanizm ten ma charakter pomocniczy i nie nakłada na podatników nowych obowiązków. Podatnik nie musi dokonać zgłoszenia. Nie poniesie w związku z tym żadnych konsekwencji.

Niemniej jednak w praktyce można wskazać szereg okoliczności, które – rozpatrywane łącznie – mogą uzasadniać podejrzenie, że dana faktura ma charakter oszukańczy.

Decydując się jednak na takie zgłoszenie, jak informuje MF (Podręcznik KSeF 2.0. cz. II „Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF”), należy wziąć pod uwagę kilka przykładowych, obiektywnych przesłanek, których spełnienie może prowadzić do podejrzenia oszustwa (zob. tabela 2).

Tabela. Przykładowe, obiektywne przesłanki, których spełnienie może prowadzić do podejrzenia oszustwa

Jak z tego wynika, do takich przesłanek należą przede wszystkim sytuacje, w których faktura pochodzi od podmiotu nieznanego podatnikowi, z którym nigdy wcześniej nie współpracował. Jeżeli dodatkowo nabywca nie dokonał żadnej transakcji, która mogłaby być dokumentowana daną fakturą, pojawia się istotne ryzyko, że dokument został wystawiony bez podstawy faktycznej.

Kolejnym sygnałem ostrzegawczym może być brak możliwości nawiązania kontaktu ze sprzedawcą. Jeżeli próby wyjaśnienia sprawy – podejmowane telefonicznie lub mailowo – kończą się niepowodzeniem, może to wskazywać na brak rzeczywistej działalności gospodarczej po stronie wystawcy faktury.

Istotne znaczenie ma również weryfikacja danych kontrahenta w dostępnych rejestrach. Brak podmiotu w wykazie podatników VAT lub brak jakichkolwiek informacji w publicznych bazach, takich jak CEIDG czy KRS, powinien wzbudzić szczególną ostrożność.

W praktyce często spotykanym elementem tzw. faktur scamowych są także błędy językowe – ortograficzne, skład¬niowe lub stylistyczne – które mogą sugerować, że dokument został przygotowany przez osobę nieposługującą się biegle językiem polskim albo wygenerowany automatycznie przy użyciu narzędzi tłumaczeniowych.

Niepokojące mogą być również warunki płatności wskazane na fakturze, w szczególności bardzo krótki termin zapłaty, który nie wynika z żadnych wcześniejszych ustaleń między stronami i ma na celu wywołanie presji na szybkie uregulowanie należności.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę na obecność nietypowych elementów, takich jak linki do stron internetowych, informacje o rzekomych nadpłatach lub niedopłatach czy odwołania do załączników pochodzących z niezweryfikowanych źródeł. Tego typu elementy mogą wskazywać na próbę wprowadzenia podatnika w błąd.

Jednocześnie należy podkreślić, że wystąpienie pojedynczej z powyższych okoliczności nie przesądza jeszcze o tym, że mamy do czynienia z nadużyciem. Przykładowo błędy językowe mogą wynikać z niedbalstwa lub zwykłej pomyłki, a nie z zamiaru oszustwa. Dlatego każdorazowo konieczna jest kompleksowa ocena sytuacji, uwzględniająca kilka przesłanek jednocześnie.

Nie należy zgłaszać do administracji skarbowej faktur:

• które potwierdzają rzeczywisty przebieg transakcji, a w związku z którymi strony transakcji toczą spór o kwotę, na którą faktura powinna być wystawiona, np. w związku z reklamacją lub nienależytym wykonaniem tej usługi; narzędzie nie służy do rozwiązywania konfliktów pomiędzy stronami transakcji;
• w przypadku niezadowolenia z ogólnego poziomu współpracy z danym kontrahentem (poziomu obsługi, negatywnie rozpatrzonej reklamacji);
• gdy ma to na celu zakłócić tylko pracę konkurencji.

Zgłoszenie faktury odbywa się indywidualnie – każde zgłoszenie dotyczy jednego konkretnego dokumentu i wymaga wskazania uzasadnienia. Nie przewidziano możliwości zgłoszeń zbiorczych. Jednocześnie ta sama faktura może zostać zgłoszona w różnych kontekstach, np. zarówno przez nabywcę, jak i przez inny podmiot posiadający do niej dostęp.

WAŻNE!

Dokonując zgłoszenia należy pamiętać:

• aby wpisać uzasadnienie zgłoszenia faktury;
• że jedno zgłoszenie dotyczy jednej faktury; nie jest możliwe zbiorcze zgłoszenie nadużycia w stosunku do wielu faktur;
• że jedna faktura może zostać zgłoszona jako nadużycie w różnych kontekstach (np. w kontekście nabywcy, jak i podmiotu trzeciego);
• że zgłoszenie nadużycia dotyczącego faktury w danym kontekście (np. u nabywcy) nie wpływa na oznaczenie faktury jako zgłoszonej w innych kontekstach (np. u podmiotu trzeciego).

Po otrzymaniu zgłoszenia administracja skarbowa dokonuje jego analizy i weryfikacji. Należy jednak mieć na uwadze, że podatnik nie otrzymuje informacji o przebiegu tego procesu ani o jego rezultacie. Rozwiązanie to wynika z charakteru czynności kontrolnych oraz potrzeby zachowania poufności działań organów.

Możliwe jest wycofanie zgłoszenia. Również w tym przypadku wymagane jest uzasadnienie, a operacja dotyczy pojedynczej faktury. Uprawnienie do wycofania zgłoszenia przysługuje tym samym podmiotom, które mogą dokonać zgłoszenia – a więc nabywcy lub osobom działającym w jego imieniu – z wyłączeniem sprzedawcy.

2. Możliwość ukrycia faktury zakupowej

Odrębnym, choć powiązanym mechanizmem jest funkcjonalność ukrywania faktur w wynikach wyszukiwania. Rozwiązanie to ma charakter techniczny i nie wpływa na istnienie faktury w systemie, lecz umożliwia podatnikowi zarządzanie widocznością dokumentów w jego środowisku pracy. Nie jest jasne na chwilę obecną, kiedy rozwiązanie to będzie dostępne w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Uprawnienie do ukrycia faktury będzie przysługiwało podmiotom mającym dostęp do dokumentu w danym kontekście, w szczególności nabywcy lub jego pracownikom. Sprzedawca nie będzie miał możliwości ukrycia faktury, którą sam wystawił.

Decyzja o ukryciu faktury należy do podatnika i nie jest regulowana przepisami prawa. Funkcjonalność ukrycia faktury na koncie jest fakultatywna i nie wynika z przepisów ustawy o VAT. MF w podręczniku KSeF 2.0 wymienia kilka przypadków, gdy będzie można ukryć fakturę (zob. tabela 3). Zasadniczo jest to otwarty katalog.

Tabela. Przypadki, kiedy będzie można ukryć fakturę zakupową na koncie w KSeF

Faktura może być ukryta w jednym kontekście (np. u nabywcy), a jednocześnie pozostawać widoczna w innym.

Wypełniając zgłoszenie ukrycia faktury trzeba będzie pamiętać:

• aby wpisać uzasadnienie tego ukrycia;
• że ukrycie odbywa się indywidualnie, tj. jedno ukrycie dotyczy jednej faktury; nie jest możliwe zbiorcze ukrycie faktur (jednorazowo);
• że jedna faktura może zostać ukryta w różnych kontekstach (np. w kontekście nabywcy, jak i podmiotu trzeciego);
• że ukrycie w danym kontekście (np. u nabywcy) nie wpływa na oznaczenie faktury jako ukrytej w innych kontekstach (np. u podmiotu trzeciego);
• że nie będzie to w żaden sposób komunikowane sprzedawcy w KSeF;
• że nie oznacza to jej usunięcia z KSeF.

Istotne jest, że ukrycie faktury nie będzie komunikowane sprzedawcy i nie będzie wpływało na jej status w KSeF – dokument nadal istnieje w systemie.

Proces ten będzie odwracalny – podatnik będzie mógł przywrócić widoczność faktury, również wskazując uzasadnienie tej operacji. System umożliwi śledzenie statusu widoczności, w tym informacji o tym, czy faktura jest ukryta, kiedy nastąpiła ostatnia zmiana oraz jakie było jej uzasadnienie.

Omawiane funkcjonalności pokazują, że KSeF nie jest jedynie narzędziem ewidencyjnym, lecz również platformą zarządzania ryzykiem podatkowym. Podatnik zyskuje instrumenty pozwalające nie tylko na dokumentowanie transakcji, ale również na reagowanie na nieprawidłowości i organizowanie własnych procesów w środowisku cyfrowym.

Fragment książki: „KSeF. Wystawianie i rozliczanie korekt” dostępnej na www.inforlex.pl