Dzięki KSeF i JPK skarbówka wie niemal wszystko. Ryzyko podatkowe i karnoskarbowe firm jest coraz większe. Czy można się przed tym ubezpieczyć?

• Fiskus szybciej wie więcej
• Mniej kontroli ale skuteczność skarbówki prawie stuprocentowa
• Czynności sprawdzające to cicha forma presji
• Gdzie skarbówka szuka nieprawidłowości?
• Odpowiedzialność za błędy w KSeF
• Odpowiedź rynku: ubezpieczenie skarbowe i ochrona podatkowa
• Podatki jako ryzyko ciągłe

Fiskus szybciej wie więcej

Choć elektroniczne księgi rachunkowe co do zasady będą przekazywane organom podatkowym raz w roku, to bieżący dopływ danych zapewniany przez KSeF oznacza, że będą mogły one na bieżąco monitorować nie tylko kontrahentów przedsiębiorcy, ale również przedmiot, wartość, częstotliwość i strukturę transakcji gospodarczych. Dane te będą analizowane automatycznie, w sposób ciągły, bez konieczności wszczynania formalnej kontroli.

W praktyce zmienia to punkt ciężkości działań fiskusa. Kontrole nie będą już polegały na „losowym” sprawdzaniu rozliczeń, a coraz częściej staną się końcowym etapem procesu analitycznego, opartego na danych z JPK, KSeF, kas fiskalnych online oraz ksiąg rachunkowych. Będzie ich mniej, ale będą jeszcze skuteczniejsze.

Mniej kontroli ale skuteczność skarbówki prawie stuprocentowa

Statystyki Ministerstwa Finansów jednoznacznie potwierdzają ten trend. W pierwszej połowie 2025 roku wszczęto 4 271 kontroli podatkowych – o 16,4% mniej niż rok wcześniej. Jednocześnie zakończono 3 979 kontroli, czyli aż o 25,6% mniej niż w analogicznym okresie 2024 r. Jest to kontynuacja długofalowego spadku – w 2024 roku liczba kontroli podatkowych była niemal o połowę niższa niż w 2022 r.

Paradoksalnie, wraz ze spadkiem liczby kontroli gwałtownie rośnie ich skuteczność. W pierwszym półroczu 2025 roku aż 99,2% zakończonych kontroli podatkowych wykazało nieprawidłowości. Dla porównania, w 2020 roku odsetek ten wynosił „jedynie” 85,8%. Co więcej, skuteczność ta jest wyższa niż cel wyznaczony przez Ministra Finansów w kierunkach działania KAS na lata 2025–2028, gdzie zakładano poziom 93,1%.

Jak podkreślają eksperci, w tym m.in. dr Renata Burchart z Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego, jest to bezpośredni efekt lepszego dostępu administracji do danych o podatnikach oraz coraz trafniejszego typowania podmiotów do kontroli.

Czynności sprawdzające to cicha forma presji

Spadek liczby kontroli nie oznacza mniejszej aktywności fiskusa. Podatnicy widzą po prostu jedynie jej wycinek. Widoczny jest natomiast stale rosnący trend wykorzystywania przez organy podatkowe czynności sprawdzających, które są mniej sformalizowane, szybsze i wygodniejsze dla administracji. W 2024 roku przeprowadzono ich aż 2 393 739, o ponad 110 tys. więcej niż rok wcześniej.

Procedura ta jest oczywiście diametralnie różna niż kontrola podatkowa. Ta ostatnia ma charakter merytoryczny, a czynności sprawdzające, mówiąc najogólniej, służą sprawdzeniu terminowości składania deklaracji, wpłacania podatków i weryfikacji formalnej poprawności wyżej wymienionych dokumentów. Czynności sprawdzające mają jednak pewną cechę, która bywa instrumentalnie wykorzystywana przez organy podatkowe. W przeciwieństwie do kontroli podatkowej – nie są ograniczone czasowo w sensie formalnym i mogą być prowadzone wielokrotnie w odniesieniu do różnych okresów rozliczeniowych, z zastrzeżeniem jednak, że podlegają ograniczeniom wynikającym z terminów przedawnienia zobowiązań oraz zasad ogólnych postępowania podatkowego, w tym zasad szybkości postępowania (art. 125 w związku z art. 280 Ord. Pod.). Co więcej, w praktyce coraz częściej organy próbują wykorzystać czynności sprawdzające do wywierania presji na podatników, sugerując konieczność dokonania korekt deklaracji, choć jak wskazano powyżej co do zasady nie obejmują one weryfikacji merytorycznej rozliczeń, a takie próby wykraczają poza uprawnienia organów.

Zdarza się niestety, że niespełnienie żądań organów w ramach czynności sprawdzających – niezależnie od tego, czy mieszczą się one w ich formalnych ramach, czy je przekraczają – prowadzi do wszczynania postępowań podatkowych z pominięciem kontroli podatkowej, co pozbawia podatnika prawa do dokonania korekty deklaracji. W ramach czynności sprawdzających podatnik nie ma dostępu do szczegółowych dowodów ani informacji, na podstawie których organ formułuje swoje żądania; organy przekazują je w sposób ogólny, co uniemożliwia weryfikację ich zasadności. Przykładowo, organ może wezwać podatnika do skorygowania deklaracji VAT, powołując się na fakt, że kontrahent rzekomo wystawił pustą fakturę, i wskazać wydaną wobec kontrahenta decyzję. Podatnik zna jedynie fakt wydania decyzji, nie ma jednak możliwości sprawdzenia dowodów ani kwestionowania ich treści, co stawia go w sytuacji ograniczonego prawa do obrony.

Gdzie skarbówka szuka nieprawidłowości?

Jeśli już dochodzi do formalnej kontroli podatkowej lub celno-skarbowej, jej przedmiot nie jest przypadkowy. Najwięcej kontroli wciąż dotyczy podatku VAT, zwłaszcza nadużyć związanych z karuzelami podatkowymi. Jednocześnie wyraźnie rośnie zainteresowanie fiskusa podatkiem u źródła, szczególnie w odniesieniu do dużych podmiotów inwestujących w Polsce.

Organy podatkowe częściej korzystają również z międzynarodowej wymiany informacji, weryfikując, czy zagraniczni odbiorcy należności są rzeczywistymi beneficjentami oraz czy spełnione są warunki do zastosowania zwolnień lub obniżonych stawek podatku. Kontrole obejmują także ceny transferowe oraz – w coraz większym stopniu – transakcje analizowane pod kątem klauzuli przeciwko unikaniu opodatkowania (GAAR).

Odpowiedzialność za błędy w KSeF

W tym kontekście KSeF znacząco podnosi stawkę. Błędy w fakturach ustrukturyzowanych, nieterminowe wystawienie dokumentów, rozbieżności pomiędzy danymi raportowanymi w KSeF, JPK i księgach rachunkowych czy problemy integracyjne systemów IT będą mogły stanowić podstawę do odpowiedzialności karnoskarbowej lub administracyjnej, nawet jeśli wynikną z niedoskonałości procesów lub systemów, a nie z działania w złej wierze. Warto pamiętać, że zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów w 2026 r. podatnicy przedsiębiorcy nie będą jeszcze karani za nieprzystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur, ani za błędy, które są związane z użytkowaniem tego systemu. Co prawda art. 106ni ustawy o VAT, który określa kary pieniężne za uchybienia podatników w tym zakresie został już wprowadzony do porządku prawnego, ale jego stosowanie rozpocznie się dopiero z początkiem 2027 r.

Jeśli chodzi o odpowiedzialność karnoskarbową, ryzyko to dotyczy wszystkich osób zaangażowanych w obszarze rachunkowości - od członków zarządu, przez dyrektorów finansowych i głównych księgowych, po pracowników działów podatkowych. Podmiotowa odpowiedzialność wynikająca z art. 9 Kodeksu karnego skarbowego jest bardzo szeroka, obejmuje nie tylko osoby fizyczne będące bezpośrednio odpowiedzialne za naruszenie przepisów podatkowych, lecz także inne osoby zaangażowane w działalność przedsiębiorstwa, które swoim działaniem lub zaniechaniem przyczyniły się do popełnienia czynu zabronionego.

Odpowiedź rynku: ubezpieczenie skarbowe i ochrona podatkowa

W realiach, w których fiskus dysponuje niemal pełnym obrazem działalności podatnika, tradycyjne podejście do ryzyka podatkowego przestaje być wystarczające. Coraz więcej firm sięga po ubezpieczenie skarbowe i ochronę podatkową, traktując je jako element strategicznego zarządzania ryzykiem.

Nowoczesne rozwiązania, takie jak Tax Protect od Colonnade, łączą ochronę karnoskarbową osób fizycznych z ochroną prawnopodatkową przedsiębiorstw. Obejmują m.in. pokrycie uszczerbku majątkowego powstałego w konsekwencji zapłaty grzywien skarbowych i kar administracyjnych, koszty obrony prawnej oraz ochrony wizerunku, jak również bezgotówkowy dostęp do wyspecjalizowanych doradców w trakcie kontroli podatkowych, celno-skarbowych oraz postępowań podatkowych wszczynanych z urzędu przez organy podatkowe, również w ramach kontroli sądowo-administracyjnej, aż po NSA. Kluczowe znaczenie ma również pełne pokrycie retroaktywne, pozwalające objąć ochroną decyzje podatkowe podjęte w przeszłości, ponieważ ustawowy pięcioletni termin przedawnienia zobowiązań podatkowych oznacza, że ryzyko kontroli może dotyczyć także rozliczeń sprzed kilku lat.

Podatki jako ryzyko ciągłe

KSeF nie jest jedynie kolejnym obowiązkiem administracyjnym. To element systemu, który zmienia sposób działania fiskusa i przesuwa ryzyko podatkowe z obszaru incydentalnego do ciągłego i systemowego. W takim otoczeniu ubezpieczenie skarbowe przestaje być rozwiązaniem niszowym, a staje się racjonalną odpowiedzią na rzeczywistość, w której organy podatkowe wiedzą coraz szybciej wiedzą więcej, przez co stają się niesamowicie skuteczne.

Autor: Grzegorz Szewczyk, Financial Lines Underwriting Manager, Cross Country Financial Institutions Manager w Colonnnade