Pełna cyfryzacja ksiąg rachunkowych i PKPiR w 2026 r. JPK CIT, JPK PKPiR dużo zmienią w firmach i biurach rachunkowych

• JPK_CIT - przygotowania muszą zacząć się już teraz
• PKPiR od tego roku tylko cyfrowo

JPK_CIT - przygotowania muszą zacząć się już teraz

W praktyce JPK_CIT oznacza pełną cyfryzację ksiąg rachunkowych. W ramach jednej, ustrukturyzowanej struktury elektronicznej do organów podatkowych będą trafiały nie tylko dane wykorzystywane dotychczas do sporządzenia deklaracji CIT-8, ale kompletne zapisy księgowe za cały rok:
- zestawienie obrotów i sald,
- dzienniki,
- księga główna,
- księgi pomocnicze, a także
- ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych oraz prawnych.

Na podstawie tych wszystkich danych możliwe będzie szczegółowe przeanalizowanie sposobu ustalania podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych.

Choć pierwsze raportowanie JPK_CIT a tak naprawdę struktur JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR za 2026 rok nastąpi dopiero w 2027 roku, realne przygotowania muszą rozpocząć się znacznie wcześniej.

Kluczowym elementem jest odpowiednie dostosowanie planu kont. Każde konto – zarówno bilansowe, jak i wynikowe – musi mieć przypisany co najmniej jeden znacznik umożliwiający mapowanie danych do struktur JPK. To proces, którego nie da się przeprowadzić po zakończeniu roku obrotowego. Już księgując pierwsze miesiące 2026 roku, firmy i biura rachunkowe powinny pracować na planach kont dostosowanych do nowych wymogów.

Pociąga to za sobą konieczność aktualizacji polityki rachunkowości, schematów księgowań oraz zasad opisywania zdarzeń gospodarczych. Spójność tych elementów ma kluczowe znaczenie, a błędne mapowanie kont lub niespójne opisy operacji gospodarczych mogą prowadzić do istotnych nieprawidłowości w raportowanych danych. W strukturach JPK widoczne będą również ręczne księgowania wykonywane bez schematów, co dodatkowo zwiększa ryzyko błędów.

Istotnym obszarem zmian będzie także raportowanie w ramach struktury JPK_ST_KR danych dotyczących środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. W praktyce oznacza to konieczność weryfikacji i aktualizacji ewidencji, w tym przeprowadzenia swoistego „spisu z natury”. W wielu firmach w ewidencjach nadal figurują składniki majątku, które zostały sprzedane, zutylizowane lub faktycznie nie są już wykorzystywane. Nowe obowiązki raportowe wymuszają uporządkowanie tych danych.

PKPiR od tego roku tylko cyfrowo

Równolegle do JPK_CIT w 2026 roku wchodzą w życie również kolejne struktury JPK, m.in. JPK_PKPiR, JPK_EWP oraz JPK_ST. Oznacza to koniec prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w formie arkuszy kalkulacyjnych dla podatników zobowiązanych do wysyłania pliku JPK_V7M a od roku 2027 dla pozostałych podmiotów. Uproszczona księgowość również będzie musiała funkcjonować w pełni cyfrowo, a dane przekazywane do administracji skarbowej pozwolą na szczegółową analizę sposobu ustalania podatku dochodowego od osób fizycznych.

Zmiany te wpłyną również na organizację współpracy między biurami rachunkowymi a ich klientami. Terminowe dostarczanie dokumentów przez firmy stanie się kluczowe, ponieważ docelowo księgi będą musiały być zamykane i podatki wyliczane do 20. dnia miesiąca. Opóźnienia w przekazywaniu dokumentów będą widoczne w strukturach JPK, co może rodzić dodatkowe ryzyka po stronie biur rachunkowych. W praktyce oznacza to konieczność uporządkowania procesów oraz jasnego określenia odpowiedzialności obu stron. Dobrym rozwiązaniem jest wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów, który usprawnia wymianę dokumentów między biurem rachunkowym a klientem oraz pozwala na bieżącą kontrolę ich kompletności.

Nowe obowiązki raportowe będą miały również wpływ na decyzje przedsiębiorców dotyczące zmiany biura rachunkowego. JPK_CIT obejmuje dane za cały rok podatkowy, co oznacza, że przejęcie obsługi księgowej w trakcie roku stanie się znacznie trudniejsze. Aby zachować ciągłość danych, nowe biuro musiałoby zaksięgować również wcześniejsze miesiące, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i nakładami pracy.

Warto także pamiętać, że zakres danych przekazywanych w ramach JPK_CIT nie ogranicza się wyłącznie do informacji finansowych. Struktury obejmują również dane dotyczące kontrahentów oraz opisy transakcji, co umożliwi organom podatkowym bardziej zaawansowaną analizę i może być potencjalnie wykorzystywane także przy weryfikacji innych obszarów, takich jak ceny transferowe czy podatek u źródła.

Ten bezprecedensowy wzrost zobowiązań sprawozdawczych, jaki następuje w 2026 roku, nie jest zatem jednorazowym obowiązkiem, lecz zmianą, która wpływa na sposób prowadzenia księgowości, organizację pracy biur rachunkowych oraz relacje z klientami. W tej sytuacji biura rachunkowe powinny otworzyć się na automatyzację procesów oraz rozwiązania oparte na AI, które mogą przejąć powtarzalne czynności i odciążyć zespoły. Im wcześniej firmy i biura rozpoczną porządkowanie danych, dostosowywanie systemów finansowo-księgowych i automatyzację procesów, tym mniejsze ryzyko pojawienia się problemów w momencie pierwszego obowiązkowego raportowania.

Kamila Cieszkowska, ekspertka SaldeoSMART, właścicielka biura rachunkowego