Kiedy umowa zlecenia z własnym pracownikiem może być uznana za umowę o pracę?

• Na czym polega umowa zlecenia z własnym pracownikiem?
• Umowa zlecenia z własnym pracownikiem a składki ZUS
• Kiedy zawarcie umowy zlecenia z pracownikiem budzi wątpliwości?
• Najczęściej spotykane przypadki kwestionowane przez organy kontrolne
• Skutki zawarcia „pozornej” umowy zlecenia dla pracodawcy
• Nowe kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy – rewolucja w kontrolach
• Czy zawarcie umowy zlecenia z własnym pracownikiem będzie nadal możliwe?

Na czym polega umowa zlecenia z własnym pracownikiem?

Taka sytuacja występuje wówczas, gdy pracodawca podpisuje z pracownikiem (już zatrudnionym na umowę o pracę) dodatkową umowę zlecenia, np. na inne obowiązki, dodatkowe godziny pracy lub odrębne zadania. Formalnie oznacza to funkcjonowanie dwóch odrębnych relacji prawnych: stosunku pracy oraz umowy cywilnoprawnej.

Umowa zlecenia z własnym pracownikiem a składki ZUS

Jeśli pracownik realizuje umowę cywilnoprawną na rzecz własnego pracodawcy, to z tego tytułu podlega ubezpieczeniom na takich samych zasadach jak przy umowie o pracę. Oznacza to obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz zdrowotne.

Nie dokonuje się odrębnego zgłoszenia takiej umowy do ubezpieczeń. Przychód z umowy zlecenia zawartej z własnym pracownikiem ujmuje się łącznie z wynagrodzeniem z etatu w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 XX.

Kiedy zawarcie umowy zlecenia z pracownikiem budzi wątpliwości?

Zgodnie z przepisami prawa pracy, jeżeli dane zatrudnienie spełnia cechy stosunku pracy, powinno być ono realizowane na podstawie umowy o pracę – niezależnie od przyjętej nazwy umowy. Zasada ta dotyczy również sytuacji, w której pracodawca zawiera z własnym pracownikiem dodatkową umowę zlecenia.

Kluczowe znaczenie mają tu faktyczne warunki wykonywania pracy. Jeżeli:
- praca jest wykonywana osobiście,
- w określonym miejscu i czasie,
- pod kierownictwem pracodawcy, przełożonego,
- za wynagrodzeniem,
to mamy do czynienia ze stosunkiem pracy – nawet jeśli formalnie podpisano umowę zlecenia.

Najczęściej spotykane przypadki kwestionowane przez organy kontrolne

Najczęściej kwestionowane przez organy kontrolne przypadki to:
- zlecenie na te same czynności, które pracownik wykonuje w ramach etatu,
- zlecenie realizowane w tych samych godzinach lub miejscu pracy,
- brak realnej odrębności zadań,
- podporządkowanie służbowe identyczne jak przy umowie o pracę.

Skutki zawarcia „pozornej” umowy zlecenia dla pracodawcy

Aktualnie zawarcie umowy zlecenia z własnym pracownikiem w sposób sprzeczny z przepisami może skutkować:
- grzywną nawet do 30 000 zł,
- obowiązkiem zapłaty zaległych składek ZUS i podatków,
- koniecznością przeliczenia wynagrodzenia jak dla umowy o pracę.

W tej sytuacji coraz większe znaczenie zyskują nadchodzące zmiany w zakresie nadzoru nad rynkiem pracy, które mogą znacząco zaostrzyć podejście organów do tego rodzaju rozwiązań.

Nowe kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy – rewolucja w kontrolach

Wdrażane zmiany w przepisach znacząco wzmacniają rolę Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), nadając jej nowe narzędzia do kontroli rynku pracy. Nowelizacja ustawy o PIP, która ma wejść w życie 8 lipca 2026 r., wprowadza istotne modyfikacje w zakresie oceny i kwalifikacji form zatrudnienia.

Kluczowe zmiany w uprawnieniach Państwowej Inspekcji Pracy obejmują:
1) możliwość administracyjnego przekształcenia umowy cywilnoprawnej (np. zlecenia) w umowę o pracę przez inspektora pracy,
2) znaczące podwyższenie kar za naruszenia przepisów prawa pracy – nawet do 60 000 zł,
3) rozszerzenie możliwości prowadzenia kontroli zdalnych oraz usprawnienie i przyspieszenie procedur egzekwowania decyzji,
4) możliwość wymiany informacji i danych pomiędzy ZUS, PIP i KAS na potrzeby kontroli

Czy zawarcie umowy zlecenia z własnym pracownikiem będzie nadal możliwe?

Umowa zlecenia zawierana z własnym pracownikiem nie jest zakazana, jednak w praktyce coraz częściej podlega szczegółowej weryfikacji przez organy kontrolne. Kluczowe znaczenie ma nie nazwa umowy, ale rzeczywisty sposób wykonywania pracy.

Jeżeli dodatkowe zlecenie w rzeczywistości odpowiada pracy etatowej, ryzyko zakwestionowania takiego rozwiązania jest wysokie.

Justyna Krasoń, Senior HR and Payroll Specialist w Dziale Usług Kadrowo-Płacowych Forvis Mazars

Forvis Mazars to globalna sieć świadcząca usługi audytorsko-doradcze. Działa w ponad 100 krajach i terytoriach, oferując swoim klientom wiedzę i doświadczenie ponad 40 tys. wybitnych specjalistów. W Polsce pod marką Mazars obecna od 1992 roku.