PKPiR 2026 - limit przychodów. Które przychody trzeba uwzględnić?

• Niższy limit dla prowadzenia pkpir w 2026 roku
• Kto może prowadzić pkpir w 2026 roku a kto musi prowadzić księgi rachunkowe?
• Odrębności dla przedsiębiorstwa w spadku
• KPiR 2026. Które przychody trzeba uwzględnić licząc limit

Niższy limit dla prowadzenia pkpir w 2026 roku

Jest to limit o 65.000,- zł niższy, niż obowiązywał poprzednio (10.711.500 zł - ten limit przychodów uzyskanych w 2024 roku dotyczył podatników, którzy chcieli prowadzić pkpir w 2025 roku).

Podatnicy, którzy nie przekroczyli w 2025 roku kwoty przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych 10.646.500zł - mogą w 2026 roku prowadzić księgowość w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podatnicy, którzy osiągnęli albo przekroczyli ten (10.646.500zł) limit przychodów w 2025 roku mają obowiązek w 2026 roku prowadzić księgi rachunkowe wg ustawy o rachunkowości.

Kto może prowadzić pkpir w 2026 roku a kto musi prowadzić księgi rachunkowe?

Przedsiębiorcy, którzy nie chcą prowadzić ksiąg rachunkowych i stosować ustawy o rachunkowości powinni starannie policzyć przychody, by zmieścić się w limicie i móc kontynuować prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o PITosoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, mają obowiązek prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych (tzw. pełnej rachunkowości) są określone w ustawie z 29 września 1994r. o rachunkowości. Natomiast zasady prowadzenia pkpir określa od 1 stycznia 2026 r. nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz. U. z 29 września 2025 r., poz. 1299.

Warto dodać, że rozporządzenie to określa zasady księgowania i wzór pkpir.

Na podstawie art. 24a ust. 4 ustawy o PIT obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych (czyli tzw. pełnej księgowości, czy pełnej rachunkowości) dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody, w rozumieniu art. 14 ustawy o PIT, za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość w złotówkach kwoty określonej w przepisach o rachunkowości (2.500.000 euro).

Przedsiębiorcy, którzy nie osiągnęli takiego przychodu mogą nadal prowadzić pkpir.

Z tym przepisem jest funkcjonalnie związany art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. W nim właśnie jest zapisana graniczna kwota przychodów z poprzedniego roku obrotowego (2.500.000,- euro), poniżej której można prowadzić pkpir, a powyżej której pojawia się obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Na podstawie art. 24a ust. 6 ustawy o PIT i art. 3 ust. 3 ustawy o rachunkowości ww. limit wyrażony w euro przelicza się na walutę polską według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy.

Średni kurs euro ogłoszony przez NBP w dniu 1 października 2025 r. (pierwszy dzień roboczy października 2025 r.) wyniósł 4,2586 zł i wg tego kursu trzeba ustalać ww. limit przychodów (zob. Tabela kursów średnich walut NBP nr 190/A/NBP/2025 z 1 października 2023 r.).
2.500.000,- euro x 4,2586 zł = 10.646.500,- zł

Zatem podatnicy, którzy uzyskali w 2025 roku przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych w kwocie niższej niż 10.646.500,- zł - mają prawo w 2026 roku prowadzić uproszczoną księgowość w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Odrębności dla przedsiębiorstwa w spadku

Przepisy szczególne regulują prowadzenie ksiąg rachunkowych (a więc dotyczą także możliwości prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - jeżeli nie osiągnięto ww. limitu przychodów) przedsiębiorstwa w spadku. Są to przepisy art. 24a ust. 4a-4f ustawy o PIT:

4a. Jeżeli w roku podatkowym, w którym zmarł przedsiębiorca, prowadził on księgi rachunkowe, przedsiębiorstwo w spadku jest obowiązane prowadzić te księgi do końca tego roku podatkowego.

4b. Przedsiębiorstwo w spadku jest obowiązane prowadzić księgi rachunkowe w roku podatkowym następującym po roku, w którym zmarł przedsiębiorca, jeżeli przychody zmarłego przedsiębiorcy, w rozumieniu art.14, oraz przychody przedsiębiorstwa w spadku, w rozumieniu art.7a ust.4, za poprzedni rok podatkowy wyniosły łącznie w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości.

4c. W kolejnych latach podatkowych przedsiębiorstwo w spadku jest obowiązane prowadzić księgi rachunkowe, jeżeli przychody przedsiębiorstwa w spadku, w rozumieniu art.7a ust.4, za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości.

4d. Jeżeli w roku podatkowym, w którym zmarł wspólnik spółki cywilnej osób fizycznych, spółka ta prowadziła księgi rachunkowe, spółka cywilna osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku jest obowiązana prowadzić te księgi do końca tego roku podatkowego.

4e. Spółka cywilna osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku jest obowiązana prowadzić księgi rachunkowe w roku podatkowym następującym po roku, w którym zmarł wspólnik spółki cywilnej osób fizycznych, jeżeli przychody spółki cywilnej osób fizycznych oraz spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, w rozumieniu art.7a ust.4 oraz art.14 wyniosły łącznie w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości.

4f. W kolejnych latach podatkowych spółka cywilna osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku jest obowiązana prowadzić księgi rachunkowe, jeżeli jej przychody, w rozumieniu art.7a ust.4 oraz art.14, wyniosły łącznie w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości.

KPiR 2026. Które przychody trzeba uwzględnić licząc limit

Jak wspomniano wyżej obliczając swoje przychody aby porównać je z limitem dotyczącym pkpir trzeba wziąć pod uwagę przychody z działalności gospodarczej wymienione rodzajowo w art. 14 ustawy o PIT.

Katalog przychodów z działalności gospodarczej określony w tym przepisie jest obszerny. Przede wszystkim są to zwykłe przychody uzyskane ze sprzedaży towarów i usług. Trzeba tu liczyć kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. Podatnicy VAT liczą swój przychód w kwotach netto, tj. bez należnego VAT.

Ponadto do przychodów z działalności gospodarczej należą między innymi:

1) przychody z odpłatnego zbycia wykorzystywanych w działalności składników majątku, w tym np:
a) środków trwałych,
b) wartości niematerialnych i prawnych;

2) dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których, zgodnie z art. 22a–22o, dokonuje się odpisów amortyzacyjnych;
3) różnice kursowe;
4) otrzymane kary umowne;
5) odsetki od środków na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością;
6) wartość umorzonych lub przedawnionych zobowiązań, w tym z tytułu zaciągniętych kredytów (pożyczek), z wyjątkiem umorzonych pożyczek z Funduszu Pracy;
7) wartość zwróconych wierzytelności, które zostały, odpisane jako nieściągalne albo na które utworzono rezerwy zaliczone uprzednio do kosztów uzyskania przychodów;
Także np.:
- wartość należności umorzonych, przedawnionych lub odpisanych jako nieściągalne w tej części, od której dokonane odpisy aktualizujące zostały uprzednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów;
- równowartość odpisów aktualizujących wartość należności, uprzednio zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w przypadku ustania przyczyn, dla których dokonano tych odpisów;
- przychody z odpłatnego zbycia wierzytelności dotyczącej prowadzonej działalności gospodarczej, w tym w sposób określony w art.17 ust.1 pkt9, w wysokości jej wartości wyrażonej w cenie określonej w umowie; w tym przypadku przepisy pkt7b, 7c i 7e stosuje się odpowiednio;
- w przypadku obniżenia lub zwrotu podatku od towarów i usług lub zwrotu podatku akcyzowego zgodnie z odrębnymi przepisami – naliczony podatek od towarów i usług lub zwrócony podatek akcyzowy, w tej części, w której podatek uprzednio został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów;
- równowartość rozwiązanych lub zmniejszonych rezerw, o których mowa w art.23 ust.1 pkt22, zaliczonych uprzednio do kosztów uzyskania przychodów;

8) wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń;

9) przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz z innych umów o podobnym charakterze, składników majątku związanych z działalnością gospodarczą;

10) otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

11) kwota podatku od towarów i usług:
a) nieuwzględniona w wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlegających amortyzacji zgodnie z art.22a–22o, lub
b) dotycząca innych rzeczy lub praw niebędących środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi, o których mowa w lit.a
- w tej części, w jakiej dokonano korekty powodującej zwiększenie podatku odliczonego zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług;

12) środki pieniężne otrzymane przez wspólnika spółki niebędącej osobą prawną z tytułu wystąpienia z takiej spółki;

13) środki pieniężne otrzymane przez wspólnika spółki niebędącej osobą prawną z tytułu zmniejszenia udziału kapitałowego w takiej spółce, przy czym przepis ust.3 pkt11 stosuje się odpowiednio;

14) przychody z odpłatnego zbycia składników majątku:
a) pozostałych na dzień likwidacji działalności gospodarczej lub działów specjalnych produkcji rolnej, prowadzonych samodzielnie,
b) otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną, wystąpieniem wspólnika z takiej spółki lub zmniejszeniem udziału kapitałowego w takiej spółce, z wyjątkiem składników majątku stanowiących udziały (akcje), papiery wartościowe, tytuły uczestnictwa w funduszach kapitałowych, pochodne instrumenty finansowe oraz składników majątku, w wyniku otrzymania których Rzeczpospolita Polska traci prawo do opodatkowania dochodów z ich odpłatnego zbycia;

15) opłata recyklingowa, o której mowa w art.40c ustawy z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi (Dz.U. z 2024r. poz. 927 i 1911);
16) przychody z odpłatnego zbycia składników będących rzeczami ruchomymi, wykorzystywanych na potrzeby związane z działalnością gospodarczą lub przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej, na podstawie umowy, o której mowa w art.23b ust.1, przy czym przy określaniu wysokości przychodów przepisy ust.1 i art.19 stosuje się odpowiednio;
17) wartość pracy osoby nielegalnie zatrudnionej w rozumieniu art. 2 pkt14 lit. a ustawy z dnia 20 marca 2025r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia.

A zatem do ww. limitu dot. prowadzenia pkpir albo ksiąg rachunkowych należy wliczyć bardzo różne przychody - również te ze sprzedaży składników majątku trwałego firmy, jak np. nieruchomości i pojazdy a także np. wartość otrzymanych nieodpłatnych świadczeń.

Paweł Huczko