Faktura poza KSeF a prawo do odliczenia VAT

• Faktura poza KSeF, a VAT – moment, który może zaskoczyć
• Jak oznaczyć fakturę w JPK? Tu łatwo o błąd
• Tryb offline w KSeF – liczy się dopiero numer systemowy
• Początek KSeF bez sankcji, ale nie bez ryzyka

Faktura poza KSeF, a VAT – moment, który może zaskoczyć

Wyobraźmy sobie typowy scenariusz z przełomu marca i kwietnia 2026 r. Przedsiębiorca otrzymuje fakturę papierową 2 marca, bez kodu QR, bez numeru KSeF, czyli w pełni „tradycyjną”. Następnie ta sama faktura zostaje wprowadzona do KSeF dopiero 2 kwietnia. Pojawia się pytanie, kiedy powstaje prawo do odliczenia VAT?

W takiej sytuacji prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje już w marcu, czyli w momencie faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę, o ile spełnione są pozostałe przesłanki materialne. Sam fakt, że dokument został później wprowadzony do KSeF, nie powinien wpływać na to uprawnienie.

Potwierdza to również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przykładowo w interpretacji z 12 sierpnia 2025 r. wskazał wprost, że wystawienie faktury poza KSeF nie stanowi przesłanki negatywnej do odliczenia VAT i nie pozbawia podatnika tego prawa.

Jak oznaczyć fakturę w JPK? Tu łatwo o błąd

W takim przypadku podatnik ujmuje fakturę w ewidencji VAT za marzec, a w pliku JPK oznacza ją jako fakturę poza KSeF. W okresie przejściowym, gdy podatnik nie był jeszcze objęty obowiązkiem wystawiania faktur w systemie, będzie to oznaczenie właściwe dla dokumentów wystawionych poza KSeF, a więc BFK.

Inaczej należy podejść do sytuacji, w której sprzedawca był już zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF, ale mimo to wystawił fakturę poza systemem i przekazał ją nabywcy. Jeśli taka faktura została faktycznie otrzymana przez nabywcę, prawo do odliczenia VAT również powstaje w tym momencie, przykładowo w kwietniu. W ewidencji JPK taka faktura powinna zostać oznaczona jako dokument wystawiony niezgodnie z obowiązkiem KSeF, a więc znaczni DI.

Jeżeli jednak sprzedawca po czasie wprowadzi tę fakturę do systemu i zostanie jej nadany numer KSeF, powstaje konieczność uporządkowania ewidencji. W praktyce oznacza to korektę pliku JPK za okres pierwotnego odliczenia i zastąpienie oznaczenia faktury poza KSeF numerem KSeF. Nie zmienia się natomiast sam moment odliczenia podatku, ten pozostaje związany z faktycznym otrzymaniem faktury.

Tryb offline w KSeF – liczy się dopiero numer systemowy

Odrębną sytuacją jest przypadek, gdy sprzedawca działa prawidłowo i wystawia fakturę poza KSeF wyłącznie w trybie offline, a następnie przekazuje ją do systemu w wymaganym terminie, co do zasady następnego dnia roboczego. W takim przypadku momentem otrzymania faktury dla celów VAT będzie dopiero chwila nadania numeru KSeF. Dopiero wtedy nabywca uzyskuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

W konsekwencji ważne jest rozróżnienie dwóch sytuacji. Jeżeli faktura funkcjonuje w obrocie gospodarczym poza KSeF i nie trafia do systemu w ustawowym trybie, nabywca nie powinien być pozbawiony prawa do odliczenia VAT. Jeżeli natomiast faktura jest elementem standardowego procesu KSeF i zostaje przekazana do systemu w terminie, decydujące znaczenie ma moment nadania numeru KSeF.

Początek KSeF bez sankcji, ale nie bez ryzyka

W pierwszych miesiącach funkcjonowania systemu takie przypadki będą pojawiały się bardzo często, zwłaszcza że rok 2026 jest okresem bez sankcji za błędy i mamy etapowość wejścia w wystawianie faktur w KSeF.

Autor: Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt