KSeF nie wykryje fałszywej faktury. Firmy nadal muszą sprawdzać, za co płacą

• Fałszywych faktur przybywa. Sam KSeF nie rozwiąże problemu
• Gdzie KSeF nie wystarcza?
• Automatyzacja może wychwycić podejrzane faktury
• Uzupełnianie KSeF o dodatkową kontrolę
• KSeF nie decyduje, którą fakturę opłacić

Krajowy System e-Faktur przeniósł faktury z segregatorów do cyfrowego obiegu, zmieniając sposób ich wystawiania, odbierania i przechowywania. System ma pomóc uszczelnić system podatkowy, ograniczyć wyłudzenia VAT i zapewnić administracji skarbowej dostęp do danych o fakturach. Nie oznacza to jednak, że każdy dokument znajdujący się w KSeF jest automatycznie wiarygodny. System potwierdza, że faktura została wystawiona i wprowadzona do obiegu, ale nie weryfikuje, czy opisana transakcja rzeczywiście miała miejsce, czy jej warunki odpowiadają wcześniejszym ustaleniom ani czy wskazany rachunek bankowy jest prawidłowy. Właśnie dlatego cyfryzacji faktur powinno towarzyszyć wzmocnienie wewnętrznej kontroli dokumentów.

Fałszywych faktur przybywa. Sam KSeF nie rozwiąże problemu

Przedsiębiorcy mierzą się z fałszywymi fakturami od dawna, a skala problemu jeszcze w ubiegłym roku rosła. W 2025 r. Krajowa Administracja Skarbowa wykryła blisko 377 tys. fikcyjnych faktur, o 30 proc. więcej niż rok wcześniej. Jak przekazał w Studiu PAP wiceminister finansów i wiceszef KAS Zbigniew Stawicki, stało się to mimo mniejszej liczby kontroli celno-skarbowych.

Dane te dotyczą okresów objętych kontrolami prowadzonymi przed rozpoczęciem obowiązkowego KSeF, więc nie pozwalają jeszcze ocenić wpływu systemu na skalę wykrywanych nadużyć. Sama cyfryzacja obiegu faktur ogranicza część ryzyk związanych z obiegiem dokumentów, ale nie może być traktowana jako kompleksowe rozwiązanie problemu.

Gdzie KSeF nie wystarcza?

KSeF weryfikuje faktury jedynie na poziomie technicznym i strukturalnym i działa przede wszystkim na płaszczyźnie podatkowej. Utrudnia funkcjonowanie dokumentów poza oficjalnym systemem, co ma znaczenie dla ograniczania pustych faktur i nadużyć VAT. Na płaszczyźnie operacyjnej KSeF nie rozstrzyga natomiast, czy faktura odpowiada rzeczywistej transakcji i czy płatność powinna zostać zrealizowana. Te pytania zostają w całości po stronie firmy, dokładnie tak samo jak przed wdrożeniem systemu.

Główną osią problemu jest fakt, że KSeF niejako narzuca przedsiębiorcy akceptację wszystkich faktur, które do niego trafią. To oznacza, że jeśli faktury formalnie wyglądają poprawnie, ale nie odpowiadają żadnemu rzeczywistemu zamówieniu po stronie firmy, to i tak trafiają do systemu. Bez mechanizmu sprawdzającego powiązanie z zamówieniem, umową czy odbiorcą usługi, dokument może zostać zaakceptowany.

„Weryfikacja formalna faktury nie odpowiada na pytanie o jej genezę. Dokument może być technicznie bezbłędny i jednocześnie niepowiązany z żadnym procesem zakupowym po stronie firmy. W takich przypadkach to wewnętrzny system przedsiębiorcy musi być w stanie wskazać, czy dokument ma swoje źródło w zamówieniu lub wcześniejszej relacji z kontrahentem" - zauważa Vaidas Knieža, CEO Fitek.

Automatyzacja może wychwycić podejrzane faktury

Trudno wyobrazić sobie, by ktoś sprawdzał szczegółowo każdą fakturę. Przy dużej liczbie dokumentów taki model szybko staje się niewydolny, a wraz z liczbą transakcji rośnie też ryzyko przeoczenia wynikającego ze zmęczenia lub rutyny. Rozwiązaniem jest automatyzacja procesów i mechanizm dopasowania trójstronnego (three-way matching). Łączy on fakturę, zamówienie i potwierdzenie odbioru i pozwala wychwycić rozbieżności zanim dokument trafi do akceptacji. Brak referencji do zamówienia automatycznie kieruje dokument do dodatkowej weryfikacji.

Kolejnym krokiem powinna być ocena kontekstu samego kontrahenta. Faktura od dostawcy, z którym firma nigdy wcześniej nie współpracowała, niesie inny poziom ryzyka niż faktura od stałego partnera. Systemy kontroli wykorzystujące AI mogą dodatkowo analizować zależności między danymi i wychwytywać nietypowe wzorce, które wymagają dodatkowego sprawdzenia. Pracownik wkracza jedynie tam, gdzie system wykryje odstępstwo. Nie musi już pamiętać historii każdego kontrahenta z osobna ani ręcznie porównywać numeru konta z poprzednimi płatnościami. To zdejmuje z niego zadanie, które przy większej skali i tak wcześniej czy później może generować błędy.

Uzupełnianie KSeF o dodatkową kontrolę

Przykładem takiego podejścia jest jedna z europejskich firm technologicznych. Spółka tworzy rozwiązania automatyzujące obieg faktur i procesy przedksięgowe. Nie zastępują one KSeF, ale uzupełniają go o mechanizmy wewnętrznej kontroli, pozwalające zweryfikować dokument w kontekście zamówienia, dostawy i wcześniejszej współpracy z kontrahentem.

„KSeF dostarcza firmie dokument, ale nie wie, kto zamówił daną usługę, czy towar został odebrany ani czy kwota i rachunek bankowy zgadzają się z wcześniejszymi ustaleniami. W naszych rozwiązaniach faktura może zostać automatycznie zestawiona z zamówieniem, potwierdzeniem odbioru oraz historią współpracy z kontrahentem. Jeżeli dane są zgodne, dokument trafia dalej ustaloną ścieżką akceptacji. Jeśli pojawia się rozbieżność, system zatrzymuje proces i kieruje fakturę do odpowiedniej osoby. Dzięki temu pracownicy nie muszą ręcznie sprawdzać każdego dokumentu, ale nadal zachowują kontrolę nad sytuacjami wymagającymi oceny" - wyjaśnia Vaidas Knieža.

KSeF nie decyduje, którą fakturę opłacić

KSeF zmienił sposób, w jaki faktura trafia do firmy, ale nie przejął odpowiedzialności za decyzję o jej opłaceniu. Bezpieczeństwo finansowe nadal zależy więc od tego, co dzieje się pomiędzy otrzymaniem dokumentu a wykonaniem przelewu. Automatyzacja może przejąć powtarzalne kontrole i wychwytywać odstępstwa, których przy setkach czy tysiącach faktur trudno skutecznie szukać ręcznie. Ostateczna decyzja pozostaje jednak po stronie człowieka.