Księgowi a KSeF - jak obowiązkowa cyfryzacja fakturowania zmienia codzienne obowiązki. Czy będzie redukcja zatrudnienia w działach księgowych firm i biurach rachunkowych?

• Cyfryzacja to dla większości firm księgowych nadal duże wyzwanie
• Nowa codzienność w księgowości
• Kontrola jakości danych - najważniejsze zadanie nowoczesnych księgowych
• Prawo podatkowe w cyfrowym obiegu dokumentów
• Od księgowania do zarządzania procesami
• Analityka finansowa w centrum uwagi
• Kompetencje komunikacyjne rosną w siłę
• Nowe wymagania rynku pracy
• Czy będą redukcje stanowisk w księgowości?

Cyfryzacja to dla większości firm księgowych nadal duże wyzwanie

Skala tego przedsięwzięcia jest ogromna. Szacuje się, że system KSeF docelowo będzie obsługiwał około 2,5 miliarda faktur rocznie, co oznacza konieczność przetwarzania średnio ponad 6,8 miliona dokumentów dziennie. To jeden z największych projektów cyfryzacyjnych w polskiej gospodarce.

Sektor usług księgowych w Polsce, obejmujący według różnych szacunków około 70 tysięcy podmiotów, stanowi kluczowe ogniwo w procesie wdrożenia KSeF. To na biurach rachunkowych w dużej mierze spoczął ciężar edukacji ponad dwóch milionów przedsiębiorców, którzy muszą przygotować się do funkcjonowania w nowym systemie.

Jednocześnie raporty branżowe pokazują, że znaczna część rynku wciąż nie jest na te zmiany gotowa. W badaniu Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych z września 2023 roku aż 77,2% biur deklarowało brak działań lub niedostateczne przygotowanie, a jedynie 2,5% pełną gotowość do wdrożenia KSeF.

Podobne wyniki przyniosły kolejne analizy. Z badania firmy Symfonia z lipca 2025 roku wynikało, że 69% biur rachunkowych nie rozpoczęło przygotowań, a jedynie 1% deklarowało pełną gotowość. Z kolei w badaniu e-file / fillup k24 z września 2025 roku tylko 3,5% księgowych uznało się za w pełni przygotowanych, przy dużej grupie respondentów niepewnych swojej gotowości.

Te dane pokazują, że wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale również ogromne wyzwanie organizacyjne dla całego sektora usług finansowo-księgowych.

Nowa codzienność w księgowości

Wdrożenie KSeF redefiniuje sposób pracy księgowych - zarówno w firmach, jak i w biurach rachunkowych. Faktury ustrukturyzowane trafiają bezpośrednio do systemu, a księgowi nie przeglądają już dokumentów w tradycyjnym rozumieniu. Nie zobaczymy już księgowych analizujących kolejne faktury w opasłych segregatorach. Dzisiaj dane są automatycznie przetwarzane i nie wymagają ręcznej pracy.

To oznacza, że kluczowe stają się nie tylko umiejętności obsługi systemów, ale też rozumienie ich logiki. Księgowi coraz częściej muszą wychodzić poza wyuczony schemat pracy - w tym: obsługiwać integracje między KSeF, a systemami ERP, a także diagnozować błędy techniczne i statusowe w systemie. To dla wielu duża nowość.

Dziś kluczowe kompetencje w księgowości obejmują przede wszystkim:
- obsługę integracji KSeF - ERP,
- diagnozowanie statusowych błędów faktur,
- pracę na danych w czasie rzeczywistym.

To dla wielu firm bardzo duża nowość.

KSeF zmienia codzienną pracę księgowych bardziej, niż kiedykolwiek wcześniej. Więcej czasu poświęca się dziś analizie danych i nadzorowi procesów, a mniej ręcznemu księgowaniu. - My pracujemy tak od lat - w pełni zdalnie, automatyzując kluczowe procesy. Wiemy jednak, że biura księgowe mają dziś poważny kompetencyjny i cyfryzacyjny problem - mówi Małgorzata Mazur, Partner Zarządzający i Współzałożyciel Value Finance.

Dobrym przykładem tej zmiany jest proces dekretacji dokumentów. W tradycyjnym modelu księgowa otrzymywała dokumenty papierowe, segregowała je, a następnie ręcznie wprowadzała dane do systemu - wpisując kwoty, daty i konta w określone pola. Proces był czasochłonny i podatny na błędy.

Obecnie, dzięki automatyzacji, księgowa nie przepisuje już danych ręcznie ani nie wprowadza ich manualnie do systemu. Dekretacja odbywa się w sposób wspierany przez system ERP, który automatycznie pobiera dane z dokumentów i proponuje odpowiednie konta księgowe.

Jeszcze do niedawna do przetwarzania skanów dokumentów papierowych wykorzystywano OCR (optyczne rozpoznawanie znaków). Technologia ta pozwalała odczytać dane z faktur, jednak nadal wymagała ręcznej weryfikacji i korekty błędów. W przypadku KSeF dane trafiają do systemów w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, co pozwala księgowym od razu pracować na poprawnych danych cyfrowych i koncentrować się na analizie oraz nadzorze procesów.

Kontrola jakości danych - najważniejsze zadanie nowoczesnych księgowych

Choć systemy automatyzujące księgowość potrafią przetwarzać ogromne ilości danych w sekundę, rola księgowych polega przede wszystkim na weryfikowaniu logiki prezentacji danych - nie tylko na sprawdzaniu ich poprawności formalnej, ale też na weryfikacji sensowności i spójności informacji. Księgowy ocenia, czy liczby i struktura danych w fakturach oraz raportach mają sens biznesowy, czy wartości pokrywają się między różnymi systemami i czy wszystko jest zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Innymi słowy - kontrola jakości to dziś połączenie dokładności technicznej z myśleniem analitycznym i logicznym, i to rolą księgowych jest weryfikacja czy automatyczne przetwarzanie nie wprowadza błędów w interpretacji danych.

Zmianę widać również w skali przetwarzania dokumentów. W tradycyjnym modelu księgowa pracująca na pełnej księgowości była w stanie zaksięgować średnio od 30 do 90 dokumentów dziennie, w zależności od ich złożoności. W systemach półautomatycznych liczba ta wzrastała do około 120–180 dokumentów na dobę.

W środowiskach wykorzystujących OCR i systemy obiegu dokumentów możliwe jest przetwarzanie nawet 250–450 dokumentów dziennie, natomiast w modelu pełnej automatyzacji - z wykorzystaniem integracji EDI lub KSeF - liczba ta może przekraczać 500 dokumentów dziennie, a w skali miesiąca - nawet 10 tysięcy dokumentów.

W takim modelu rola księgowego polega już nie na ręcznym księgowaniu, lecz na zarządzaniu wyjątkami, analizie danych oraz kontroli jakości procesów.

Prawo podatkowe w cyfrowym obiegu dokumentów

KSeF nie zmienia zasad opodatkowania, ale wprowadza nowe realia ich stosowania. Księgowi już to rozumieją - zmienia się natomiast ich rola, ponieważ będą musieli w większym stopniu tłumaczyć przedsiębiorcom moment wystawienia i przesłania faktury, zasady korygowania dokumentów oraz zależności między KSeF, a systemami raportowania, takimi jak JPK.

To połączenie wiedzy podatkowej i technologicznej. W praktyce księgowi stają się ekspertami zarówno w zakresie samych przepisów, jak i w cyfrowych systemach finansowych. Dla wielu jest to nowe wyzwanie i czas pokaże czy rynek księgowych temu sprosta.

Od księgowania do zarządzania procesami

Nowoczesna księgowość to dziś projektowanie i nadzorowanie procesów finansowych. Księgowi tworzą procedury obiegu dokumentów, ustalają zasady współpracy z klientami i wdrażają standardy pracy w systemach finansowych.

W dzisiejszych realiach księgowi stają się koordynatorami procesów, aktywnie współpracują z działami IT, wspierając operacje finansowe i działania controllingu. Czas, kiedy ich rola ograniczała się wyłącznie do wykonywania operacji księgowych, definitywnie się skończył.

W nowoczesnych biurach księgowych coraz częściej mówimy o zarządzaniu procesami księgowymi, a nie tylko o samym księgowaniu. Dużą część naszej pracy zajmuje dziś projektowanie obiegu dokumentów i wdrażanie rozwiązań technologicznych, które realnie usprawniają działanie zespołów. Trzeba przy tym pamiętać, że KSeF to nie jest wyłącznie projekt księgowy, ale i informatyczny oraz administracyjny, na który trzeba być odpowiednio przygotowanym. W przeciwnym razie - system szybko obnaży chaos i zacznie generować problemy. - podkreśla Małgorzata Mazur.

Analityka finansowa w centrum uwagi

Dzięki cyfrowemu obiegowi dokumentów księgowi mają dostęp do danych w czasie rzeczywistym, co otwiera nowe możliwości analityczne. Przygotowują raporty, analizują wyniki przedsiębiorstwa, wspierają zarządy w podejmowaniu decyzji strategicznych oraz dostarczają kluczowe dane i wnioski dla CFO.
To właśnie analityka finansowa staje się przyszłością zawodu i tego oczekuje się dzisiaj od nowoczesnej księgowości. Mniej ręcznej pracy, a więcej analizy i realnego wpływu na sytuację finansową firmy.

Kompetencje komunikacyjne rosną w siłę

Cyfryzacja nie zmniejsza znaczenia kontaktu z klientem - wręcz przeciwnie. Rolą księgowych jest dzisiaj tłumaczenie zasad KSeF, wspieranie klientów w odpowiedniej organizacji procesów oraz interpretacji nowych obowiązków podatkowych. Kompetencje komunikacyjne stają się dziś równie ważne, jak te techniczne.

Największym wyzwaniem KSeF nie jest tak naprawdę sama technologia, lecz zmiana sposobu pracy, myślenia i funkcjonowania - zarówno firm, jak i zespołów księgowych. Musimy być generatorem tych zmian, ale jednocześnie edukować klientów i zespoły księgowe, i być dla nich prawdziwym wsparciem w tych zmianach - podkreśla Małgorzata Mazur.

Nowe wymagania rynku pracy

Zmiany technologiczne wpływają również na strukturę stanowisk w księgowości. Na poziomie młodszych księgowych kluczowa jest znajomość systemów i podstawowych procesów obsługi faktur w KSeF, przy czym automatyzacja i cyfryzacja będą stopniowo ograniczać zapotrzebowanie na stanowiska juniorskie. Samodzielni księgowi muszą natomiast odpowiadać za pełną obsługę klientów oraz prawidłowość rozliczeń podatkowych.

KSeF udowadnia jedno: automatyzacja nie zabiera roli księgowym, tylko podnosi ją do rangi strategicznej. Ten zawód przestaje być wyłącznie operacyjny. Dziś wymaga kompetencji technologicznych, analitycznych i doradczych, a księgowi stają się kluczowymi ekspertami do spraw finansów w organizacji.

To oni kontrolują jakość danych finansowych, nadzorują bezpieczeństwo procesów podatkowych i wspierają decyzje biznesowe. W świecie cyfrowych finansów księgowi już nie tylko księgują i wykonują powtarzalne czynności, ale kształtują działanie całej firmy.

Czy będą redukcje stanowisk w księgowości?

KSeF, jako kluczowy element cyfryzacji finansów, zautomatyzuje obieg dokumentów i wyeliminuje znaczną część prostych stanowisk juniorskich opartych ręcznym wprowadzaniu danych. W efekcie działy księgowe zmniejszą liczebność personelu pomocniczego. Z drugiej strony KSeF nie zastąpi merytorycznej wiedzy księgowych, a jedynie zmieni ich rolę w stronę głębszej analizy i kontroli procesów oraz wymusi na księgowych rozwój kompetencji miękkich, i komunikowanie zagadnień finansowych językiem biznesu.

Zjawisko to ma jednak też swoje minusy - podobnie jak w branży IT, drastyczne ograniczenie prostych zadań stworzy barierę wejścia i utrudni młodym ludziom zdobywanie pierwszych doświadczeń zawodowych na rynku.

Wdrożenie KSeF w 2026 roku jest jedną z największych transformacji cyfrowych w historii polskich finansów. System obejmuje miliardy dokumentów i miliony podmiotów gospodarczych, a jego infrastruktura przygotowana jest na obsługę nawet 120 milionów dokumentów dziennie. W pierwszych miesiącach funkcjonowania system przetworzył już ponad 87 milionów faktur, przy średnim czasie odpowiedzi wynoszącym około 0,35 sekundy, co pokazuje skalę technologicznej zmiany zachodzącej w obszarze finansów.

Value Finance - zewnętrzny dział finansów dla firm, który łączy kompetencje CFO, kontrolingu, księgowości, podatków i automatyzacji danych