Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Niecały rok dzieli podatników VAT (w tym branżę transportową) od księgowej rewolucji. Ministerstwo Finansów potwierdziło w komunikacie z kwietnia 2025 r., że początek 2026 roku to ostateczny termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur dla większości przedsiębiorców. Oznacza to, że już niedługo sektor TSL, zdominowany przez rozliczenia papierowe, musi stać się cyfrowy. To wyzwanie zwłaszcza dla spedycji, które rozliczają się z wieloma podmiotami równocześnie. Jak przygotować się do wdrożenia KSeF, by uniknąć problemów i kar?

Zdaniem profesora Witolda Modzelewskiego, gdyby uchwalono projekt przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF w przedłożonym niedawno kształcie, to większość podatników VAT nie będzie musiała wystawiać faktur ustrukturyzowanych w 2026 r.

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Do 25 kwietnia 2025 r. przedsiębiorcy mogą zgłaszać dodatkowe uwagi i opinie nt. KSeF. Resort finansów potwierdził wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników. Poinformował, że uwzględnił wszystkie kluczowe postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców w zakresie wystawiania e-faktur w KSeF.

W dniu 12 kwietnia br. Ministerstwo Finansów potwierdziło zamiar wdrożenia w 2026 roku obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur i obligatoryjnego stosowania faktur ustrukturyzowanych przez wszystkich podatników VAT. Prof. dr hab. Witold Modzelewski apeluje do Pana Premiera Donalda Tuska: „Wierzę, że jako liberał traktuje Pan potrzebę deregulacji gospodarki zupełnie poważnie. Nie należy ulegać lobbystom, którzy chcą zarobić na dezorganizacji systemu fakturowania. Pomysł faktur ustrukturyzowanych powinien trafić definitywnie do kosza.”

Przesunięcia terminu obowiązkowego przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na 2026 rok sprawiły, że wiele firm odłożyło przygotowania na później. Zdaniem Moniki Zaród, Head of Innovation & Software Products w NTT DATA Business Solutions, to ostatni moment, aby wrócić do prac, zanim presja czasu i kumulacja obowiązków zaczną utrudniać wdrożenie. Tym bardziej, że przedsiębiorcy mogą mierzyć się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami, wśród których wymień można: rotację kadr, konieczność dostosowania się do innych zmian prawnych, uzyskanie zgody central w przypadku zagranicznych firm, konieczność ręcznego zbierania danych przed wdrożeniem automatyzacji oraz ryzyko awarii systemu. Oto 5 kroków, które ułatwią firmom skuteczne przygotowanie się do KSeF i uniknąć problemów.

Dla większości adresatów czynności wykonanych przez podatników VAT czynnych faktura ustrukturyzowana jako dokument będzie czymś nieznanym – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Zdaniem Profesora faktura ustrukturyzowana nie jest obiektywnie jakimkolwiek dokumentem księgowym, bo brak jest jej „doręczenia” dłużnikowi. W drodze wyjątku faktury te można uznać za „doręczone” innym podatnikom VAT czynnym, ale owo podatkowe „doręczenie” nie wywołuje ex lege skutków cywilnoprawnych. 

Opublikowano wreszcie nowelizację nowelizacji przepisów dotyczących faktur ustrukturyzowanych. Wbrew wcześniejszym zapowiedziom Ministra Finansów (które podatnicy przyjęli z ulgą i zadowoleniem), nie usunięto zasadniczych błędów tej koncepcji, a proponowane zmiany mają charakter wręcz kosmetyczny. Czyli dalej forsowany jest absurdalny, kosztowny, szkodliwy politycznie i w sumie niewdrażalny projekt niewiadomego autorstwa, który doprowadzi do całkowitej destrukcji systemu rozliczeń i dokumentowania sprzedaży i zakupów w obrocie gospodarczym – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski z Instytutu Studiów Podatkowych. 

Ministerstwo Finansów rozpoczęło ostateczne konsultacje projektu rozwiązań prawnych (ustawy) i biznesowych w zakresie wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przedstawione rozwiązania uwzględniają propozycje zgłaszane w toku dotychczasowych konsultacji, w tym specyfikę Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST). Przedmiotem ustaleń są także struktury logiczne FA(3) i FA_RR(1) oraz koncepcja funkcjonowania załącznika do e-faktury w KSeF. Uwagi do projektu ustawy można zgłaszać do MF do 19 listopada, a rozwiązań biznesowych do 22 listopada 2024 r.

W dniu 1 lipca 2024 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2024 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Rozporządzenie to odracza terminy wejścia w życie zmian dostosowujących JPK_VAT z deklaracją, w związku z odroczeniem obowiązkowego KSeF.

Niedawno dowiedzieliśmy się oficjalnie, że odroczony do dnia 1 lutego 2026 r. termin wprowadzenia powszechnego obowiązku wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych nie będzie już odraczany, mimo że nie powstał jeszcze nawet projekt zasadniczej przebudowy tej koncepcji, co zapowiedział oficjalnie minister finansów. 

W dniu 18 lipca 2024 r. w Ministerstwie Finansów przy ul. Świętokrzyskiej 12 odbyło się kolejne spotkanie konsultacyjne dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur zorganizowane przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową. Przedstawiciele MF podsumowali dotychczasowe prekonsultacje zmian w zakresie obowiązkowego KSeF. Eksperci Ministerstwa Finansów zaprezentowali też propozycje rozwiązań biznesowych tj. wymianę środowiska KSeF na docelowe, wdrożenie załączników i aktualizację struktury e-faktury,  a także planowane rozwiązania i nowe funkcjonalności KSeF.

Dopiero od 1 sierpnia 2026 r. pojawi się w przepisach dot. VAT obowiązek wpisywania w ewidencji sprzedaży (także w JPK_V7), oprócz zwykłego numeru faktury także numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (numer KSeF). Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia w tej sprawie.

KSeF będzie przesunięty. Od kiedy Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać zgodnie z projektem ustawy?

Cyfryzacja gospodarki postępuje. W 2026 r. firmy, zobowiązane wymogiem prawnym, będą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Wszystkie przedsiębiorstwa będą tą drogą odbierać i wysyłać faktury w formie elektronicznej. Przedsiębiorcy zyskali jednak dodatkowy czas i argumenty. Teraz warto poszukać wsparcia i zyskać środki na rozwój firmy.

Projekt nowelizacji ustawy o VAT, który 2 maja 2024 r. wpłynął do Sejmu przewiduje tylko jedną datę wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – 1 lutego 2026 r. Od tego dnia obowiązek stosowania KSeF i wystawiania za pomocą tego systemu faktur ustrukturyzowanych będą mieli wszyscy podatnicy VAT (czynni i zwolnieni). W innej nowelizacji ustawy resort finansów zamierza wprowadzić drugi termin wdrożenia obowiązkowego KSeF dla mniejszych firm (1 kwietnia 2026 r.), o czym mówił minister finansów Andrzej Domański w dniu 26 kwietnia 2024 r. na brefingu prasowym w Ministerstwie Finansów.

Decyzja o przesunięciu KSeF jest słuszna, natomiast tak długie odroczenie może budzić wątpliwości w kontekście interesu przedsiębiorców - zauważa ekspert podatkowy Adam Mariański. Zdaniem prawnika wielu przedsiębiorców jest już gotowych do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur.

Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców Adam Abramowicz apeluje o przesunięcie terminu wejścia w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur dla małych firm z 1 kwietnia 2026 r. na 1 czerwca 2026 r. Taką informację podało 29 kwietnia 2024 r. Biuro Rzecznika MŚP.

Decyzja ministerstwa o przesunięciu KSeF o prawie 2 lata jest niekorzystna z punktu widzenia polskich firm. Znacznie opóźni rewolucję cyfrową i wzrost konkurencyjności krajowych przedsiębiorców. Wymagać będzie także poniesienia dodatkowych kosztów przez firmy, które już zainwestowały w odpowiednie technologie i przeszkolenie personelu. Wielu dostawców oprogramowania do fakturowania i prowadzenia księgowości może zostać zmuszonych do ponownej integracji systemów. Taką opinię wyraził Rafał Strzelecki, CEO CashDirector S.A.

Na konferencji prasowej w dniu 26 kwietnia 2024 r. minister finansów Andrzej Domański podał dwie daty planowanego wdrożenia obowiązkowego modelu KSeF. Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowy KSeF mają stosować przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 200 mln zł. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkowy KSeF mają stosować pozostali podatnicy VAT.

W dniu 3 kwietnia 2024 r. Ministerstwo Finansów opublikowało projekt propozycji rozwiązań prawnych obejmujący zmiany przepisów dot. obowiązkowego e-fakturowania w KSeF. Ten projekt jest wynikiem przeprowadzonych w lutym i marcu br. konsultacji z przedsiębiorcami i jednocześnie MF poddaje go dodatkowym konsultacjom trwającym do 19 kwietnia 2024 r. Projekt ten nie zawiera jeszcze terminów odroczenia obowiązkowego KSeF i odroczenia innych rozwiązań z nim związanych. Terminy te zostaną uzupełnione na przełomie kwietnia i maja. Jednocześnie Ministerstwo zapewnia, że przepisy dot. obowiązkowego KSeF nie wejdą w życie w 2024 roku.

Minister finansów Andrzej Domański poinformował 21 marca 2024 r., że na przełomie kwietnia i maja br zostanie przez Ministerstwo Finansów podana nowa data wprowadzenia obowiązkowego KSeF. Resort finansów zamierza wprowadzić obowiązkowy KSeF ale nie w 2024 roku. Zatem najprawdopodobniej będzie to rok 2025.

Większość firm preferuje etapowe podejście do wdrożenia obowiązkowego KSeF - tak wynika z przeprowadzonych badań.

Ministerstwo Finansów opublikowało harmonogram konsultacji w sprawie rozwiązań prawnych i funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Konsultacje rozpoczną się 16 lutego. W siedzibie MF w Warszawie, przy ul. Świętokrzyskiej 12 odbędzie się 9 spotkań w formule hybrydowej. Już teraz można zgłaszać chęć udziału w spotkaniach wypełniając on-line formularz zgłoszeniowy. Ministerstwo Finansów jasno komunikuje, że nie jest planowana rezygnacja z wdrożenia KSeF w wersji obligatoryjnej.

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) jednak nie wejdzie w życie 2024 roku. Czy to dobra wiadomość dla przedsiębiorców?