Faktura korygująca w KSeF – jakie obowiązki ma podatnik?

• Faktury korygujące w KSeF
• Stanowisko dyrektora KIS

Faktury korygujące w KSeF

Wnioskodawcą była spółka prowadząca działalność w zakresie hurtowej dystrybucji produktów spożywczych. Ze względu na skalę prowadzonej działalności spółka wystawia bardzo dużą liczbę faktur sprzedażowych, a następnie dokonuje licznych zbiorczych korekt związanych m.in. z udzielaniem rabatów, bonusów oraz korektami cen transferowych. Korekty te mogą obejmować nawet kilkadziesiąt tysięcy faktur pierwotnych.

Po objęciu spółki obowiązkiem korzystania z KSeF okazało się jednak, że mimo przewidzianej w strukturze logicznej możliwości wskazania nawet 50 tys. faktur korygowanych, ograniczenie wielkości pliku XML do 1 MB uniemożliwia wykorzystanie tego limitu w praktyce. W konsekwencji wystawienie takich zbiorczych faktur korygujących napotykało na ograniczenia techniczne systemu. Pierwsza zbiorcza faktura korygująca przygotowana przez Spółkę osiągnęła rozmiar ponad 9 MB, a największe korekty obejmowały nawet 49 tysięcy faktur pierwotnych. Podział takich korekt na mniejsze dokumenty był natomiast w ocenie Spółki niewykonalny z przyczyn organizacyjnych i technicznych oraz prowadziłby do przekroczenia limitów API KSeF.

W związku z tym spółka planowała umieszczać w strukturze KSeF jedynie część wymaganych referencji do faktur korygowanych, w zakresie pozwalającym zmieścić się w limicie wielkości pliku, natomiast pełną listę faktur objętych korektą przekazywać nabywcy w odrębnym załączniku przesyłanym poza KSeF. Załącznik miał stanowić integralną część faktury i zawierać dane umożliwiające jego jednoznaczne powiązanie z fakturą korygującą.

Wnioskodawca zwrócił się o potwierdzenie, czy takie rozwiązanie będzie wystarczające dla spełnienia obowiązków wynikających z art. 106j ustawy o VAT, w szczególności w zakresie wskazania danych identyfikujących faktury korygowane, takich jak data ich wystawienia, numer faktury oraz numer identyfikacyjny KSeF, jeżeli został nadany.

Zdaniem spółki przepisy ustawy o VAT określają jedynie zakres informacji, jakie powinny znaleźć się na fakturze korygującej, natomiast nie wskazują sposobu ich rozmieszczenia. Wnioskodawca podkreślił również, że proponowane rozwiązanie nie prowadziłoby do pominięcia żadnych wymaganych informacji. Wszystkie dane dotyczące faktur korygowanych byłyby bowiem przekazywane nabywcy, tyle że częściowo poza KSeF z uwagi na ograniczenia techniczne systemu. Wskazano przy tym, że jeszcze przed wdrożeniem obowiązkowego KSeF organy podatkowe wielokrotnie akceptowały możliwość zamieszczania części danych w załącznikach stanowiących integralną część faktury. W ocenie spółki analogiczne rozwiązanie powinno być dopuszczalne również po wdrożeniu KSeF, zwłaszcza że konieczność zastosowania zewnętrznego załącznika wynika wyłącznie z ograniczeń technicznych systemu, a nie z działań podatnika.

Spółka argumentowała również, że odmienne podejście prowadziłoby do sytuacji, w której podatnik ponosiłby negatywne konsekwencje wad funkcjonalnych systemu teleinformatycznego pozostającego poza jego kontrolą. W uzasadnieniu powołano się także na zasadę proporcjonalności oraz orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, wskazując, że środki stosowane przez państwa członkowskie nie powinny wykraczać poza to, co jest niezbędne dla zapewnienia prawidłowego poboru podatku.

Stanowisko dyrektora KIS

Dyrektor KIS nie zgodził się jednak z tym stanowiskiem. Organ wskazał, że przepisy ustawy o VAT wprost określają elementy, które powinna zawierać faktura korygująca, a w przypadku faktur ustrukturyzowanych dane te powinny zostać przekazane zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną KSeF. W konsekwencji obowiązkowe informacje dotyczące faktur korygowanych powinny zostać zamieszczone w dedykowanej sekcji „DaneFaKorygowanej”.

Zdaniem organu nie można uznać, że załącznik przesyłany poza KSeF stanowi integralną część faktury ustrukturyzowanej. Organ podkreślił, że skoro ustawodawca przewidział szczegółowy sposób przekazywania danych w strukturze logicznej KSeF, informacje wymagane przepisami nie mogą zostać zastąpione dokumentem funkcjonującym poza systemem. Skoro system nie przewiduje możliwości dołączania takich dokumentów do faktur przesyłanych do KSeF, to informacje zawarte wyłącznie w zewnętrznym załączniku nie mogą zastępować elementów wymaganych przepisami ustawy o VAT. Ograniczenia techniczne systemu nie uzasadniają zatem odstąpienia od wymogów dotyczących treści faktury ustrukturyzowanej.

Interpretacja pokazuje, że organy podatkowe prezentują formalne podejście do obowiązków związanych z wystawianiem faktur w KSeF. Nawet jeżeli trudności wynikają wyłącznie z ograniczeń technicznych systemu, nie oznacza to możliwości zastąpienia wymaganych elementów faktury zewnętrznym załącznikiem przesyłanym poza KSeF.

Rozstrzygnięcie może mieć istotne znaczenie dla podatników prowadzących działalność na dużą skalę, którzy wystawiają zbiorcze faktury korygujące obejmujące tysiące dokumentów. Interpretacja pokazuje bowiem, że organy podatkowe przyjmują pierwszeństwo wymogów wynikających z ustawy o VAT oraz struktury logicznej KSeF nad ograniczeniami technicznymi samego systemu. W praktyce oznacza to, że podatnicy nie mogą zastępować wymaganych elementów faktury rozwiązaniami organizacyjnymi, nawet jeżeli wynikają one wyłącznie z ograniczeń funkcjonalnych KSeF.

Sławomir Buszko - Partner ID Advisory Doradca Podatkowy

KSeF. Wystawianie i rozliczanie korekt