KSeF 2026: Korekta danych sekcji Podmiot3 w fakturze ustrukturyzowanej – skarbówka zmienia interpretację

• Stanowisko pierwotne w zakresie korekty danych w sekcji Podmiot3
• Dyrektor KIS zmienia stanowisko i interpretację
• Jakie znaczenie praktyczne dla podatników ma zmiana stanowiska skarbówki?
• Podsumowanie

Stanowisko pierwotne w zakresie korekty danych w sekcji Podmiot3

W pierwotnej interpretacji organ przyjął jednolite, restrykcyjne podejście do wszelkich błędów w danych zawartych na fakturze ustrukturyzowanej. Wskazano, że w przypadku podania nieprawidłowych danych identyfikacyjnych podmiotów wskazanych w strukturze logicznej faktury, podatnik zobowiązany jest do:
- wystawienia faktury korygującej „do zera”,
- a następnie wystawienia nowej faktury zawierającej prawidłowe dane.

Taki model korekty pozostaje w pełni uzasadniony w odniesieniu do błędów dotyczących nabywcy (Podmiot2). Nabywca jest bowiem kluczowym uczestnikiem transakcji z perspektywy podatku od towarów i usług. Jego identyfikacja wpływa bezpośrednio na skutki podatkowe, w szczególności na prawo do odliczenia podatku naliczonego oraz prawidłowe określenie stron stosunku zobowiązaniowego.
Niemniej jednak zastosowanie analogicznej procedury do błędów dotyczących odbiorcy faktury (Podmiot3) budziło istotne wątpliwości.

Dyrektor KIS zmienia stanowisko i interpretację

W wyniku zaskarżenia interpretacji i ponownej analizy sprawy, Dyrektor KIS dokonał istotnej korekty swojego stanowiska sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.3.JM , wprowadzając rozróżnienie skutków błędów w zależności od ich charakteru.

Jak wskazał Dyrektor KIS: “(...) Biorąc pod uwagę okoliczności sprawy oraz powyższe uregulowania stwierdzić należy, że w sytuacji podania błędnych/niepełnych danych dotyczących jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, która wykazana byłaby przez Państwa na fakturze sprzedaży jako odbiorca w polu „podmiot trzeci”, skorygowanie ww. błędu powinno nastąpić – w myśl art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy – poprzez wystawienie przez Państwa faktury korygującej, zawierającej dane określone w art. 106j ust. 2 ustawy, wskazującej jako przyczynę korekty błędne określenie danych w polu Podmiot3 oraz prawidłową treść korygowanych pozycji, czyli prawidłowe dane podmiotu trzeciego związanego z fakturą, innego niż sprzedawca (Podmiot1) i nabywca (wymieniony w części Podmiot2).

Tym samym, w analizowanej sprawie korygowanie pierwotnie wystawionej faktury sprzedaży z powodu wskazania na niej błędnych/niepełnych danych faktycznego odbiorcy towarów i usług, tj. jednostki organizacyjnej JST wykazywanej jako podmiot trzeci, powinno nastąpić poprzez wystawienie przez Państwa jako sprzedawcę faktury korygującej błędne/niepełne dane.

W przedmiotowej sprawie, w sytuacji gdy faktura została wystawiona na właściwego nabywcę, to wystawienie faktury korygującej „do zera” jest niezasadne. (...)”

Zgodnie z aktualnym podejściem wskazanym w tej interpretacji:
- w przypadku błędów dotyczących nabywcy (Podmiot2) – nadal właściwe jest dokonanie korekty poprzez „wyzerowanie” faktury i wystawienie nowego dokumentu,
- natomiast w sytuacji, gdy nieprawidłowości dotyczą wyłącznie odbiorcy faktury (Podmiot3) – wystarczające jest wystawienie faktury korygującej o charakterze formalnym, bez ingerencji w wartości wykazane na fakturze pierwotnej.

Jakie znaczenie praktyczne dla podatników ma zmiana stanowiska skarbówki?

Nowe stanowisko należy ocenić pozytywnie z punktu widzenia zasady proporcjonalności oraz efektywności obrotu gospodarczego. Odejście od obowiązku „zerowania” faktur w przypadku błędów o charakterze czysto formalnym prowadzi do:
- ograniczenia nadmiarowych operacji w systemie KSeF,
- zmniejszenia ryzyka powstawania błędów wtórnych,
- uproszczenia ewidencji i raportowania w zakresie JPK_V7.

W realiach funkcjonowania KSeF, gdzie każda faktura oraz jej korekta są rejestrowane i identyfikowane w systemie, redukcja zbędnych czynności ma szczególne znaczenie dla podmiotów o dużej skali działalności.

Zmiana interpretacji nie zwalnia jednak podatników z obowiązku dochowania należytej staranności przy kwalifikacji rodzaju błędu. Kluczowe znaczenie ma prawidłowe rozróżnienie pomiędzy danymi nabywcy a danymi odbiorcy. Błędna ocena w tym zakresie może skutkować zastosowaniem niewłaściwego trybu korekty, co w konsekwencji może rodzić ryzyka podatkowe, w tym w obszarze rozliczeń VAT.

Podsumowanie

Aktualne podejście lepiej uwzględnia rzeczywiste znaczenie poszczególnych elementów faktury ustrukturyzowanej oraz ogranicza nadmierny formalizm, który nie znajduje uzasadnienia w skutkach podatkowych danej nieprawidłowości. Jednocześnie nakłada na podatników obowiązek bardziej świadomego i precyzyjnego zarządzania procesem korygowania dokumentów w systemie KSeF.

Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka księgowo podatkowa w fillup k24