Czy faktura wystawiona poza KSeF od lutego 2026 r. odbiera prawo do kosztów podatkowych? Dyrektor KIS wyjaśnia

• Obowiązkowy KSeF 2026 - harmonogram
• KSeF będzie obowiązkowy, ale od lutego 2026 r. praktyka może odbiegać od ideału
• Pytanie spółki do fiskusa i jej stanowisko
• Stanowisko Dyrektora KIS: dla zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych decydują ogólne przesłanki a nie forma wystawienia faktury poza KSeF
• Co oznacza „właściwe udokumentowanie” wydatku?
• Faktura wystawiona poza KSeF nie przekreśla prawa do kosztów podatkowych
• Korzystna dla podatników interpretacja i linia interpretacyjna

Obowiązkowy KSeF 2026 - harmonogram

Od 1 lutego 2026 r. zasadą stanie się wystawianie faktur wyłącznie w formie faktur ustrukturyzowanych, za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Jak informuje Ministerstwo Finansów, obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:
- od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.

Ale do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. Jeśli natomiast nastąpiłoby przekroczenie limitu 10 000 zł – wówczas obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi począwszy od faktury którą przekroczono limit 10 000 zł.

Natomiast od 1 lutego 2026 r. co do zasady wszyscy podatnicy będą musieli odbierać faktury przy użyciu KSeF.

Ministerstwo Finansów w „Podręczniku KSeF 2.0” wskazuje, że od 1 lutego 2026 roku:
- nastąpi wdrożenie wersji obligatoryjnej systemu (KSeF 2.0),
- obowiązkowe będzie otrzymywanie faktur w KSeF dla wszystkich podatników (z wyjątkiem podmiotów, którzy otrzymują faktury w sposób uzgodniony),
- obowiązywać zacznie struktura logiczna FA(3),
- pojawi się możliwość wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem (po uprzednim zgłoszeniu tego zamiaru w eUrzędzie Skarbowym),
- pojawi się możliwość wykorzystywania certyfikatów KSeF do uwierzytelniania w systemie (certyfikat typu 1) oraz do wystawiania faktur w trybie OFFLINE (certyfikat typu 2).

Polecamy: Komplet PODATKI 2026

KSeF będzie obowiązkowy, ale od lutego 2026 r. praktyka może odbiegać od ideału

W wyżej wskazanych terminach KSeF stanie się obowiązkowy. Ale jednocześnie Krajowa Administracja Skarbowa zapowiada (co również wynika z przepisów), że do końca 2026 roku nie będzie karać ani za błędy podatników przy fakturowaniu w KSeF, ani nawet za nieprzystąpienie do tego systemu. A zatem wielu podatników VAT będzie w 2026 roku wystawiać faktury "po staremu", czyli poza KSeF. Czy otrzymanie takiej faktury (wystawionej poza KSeF) w 2026 roku będzie miało jakiś negatywny wpływ na możliwość zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu?

W takiej sprawie jedna ze spółek (podatnik CIT) wystąpiła do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o interpretację indywidualną. Spółka ta przewiduje, że od 1 lutego 2026 r. może nadal otrzymywać od swoich dostawców faktury:
- papierowe,
- „zwykłe” faktury elektroniczne (PDF, e-mail),
czyli wystawione z pominięciem KSeF, mimo że powinny być fakturami ustrukturyzowanymi.

Przyczyn takich sytuacji może być wiele: błędna ocena statusu podatnika, mylne korzystanie ze zwolnień, awarie KSeF, brak wiedzy lub niegotowość technologiczna dostawców.

Polecamy: Komplet PODATKI 2026

 Polecamy: Wszystko o KSeF 2026 – poradniki, szkolenia, webinary

Polecamy: KSeF krok po kroku – zasady działania i metody wdrożenia

Pytanie spółki do fiskusa i jej stanowisko

We wniosku o interpretację indywidualną pewna spółka zapytała Dyrektora KIS: „Czy Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększyć odpowiednio wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur?” To pytanie, które zadaje sobie dziś ogromna część rynku (podatników VAT).

Spółka wskazała, że jej zdaniem wystawienie, wbrew obowiązkowi, faktur bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie stanowi samodzielnej przesłanki do pozbawienia prawa odbiorcy takiej faktury do zaliczenia wydatku udokumentowanego taką fakturą do kosztów podatkowych (kosztów uzyskania przychodów) lub zwiększenia odpowiednio wartość początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową.

Dlatego też Spółka uważa, że będzie miała prawo:
- zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT lub
- zwiększyć odpowiednio wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową,
jeżeli takie wydatki będą udokumentowane fakturami wystawionymi na rzecz Spółki przez dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - faktura zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Stanowisko Dyrektora KIS: dla zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych decydują ogólne przesłanki a nie forma wystawienia faktury poza KSeF

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 9 stycznia 2026 r. zgodził się ze stanowiskiem Spółki i jednoznacznie potwierdził, że o podatkowym charakterze wydatku decydują ogólne przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, a nie techniczny sposób wystawienia faktury.

Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi:
- zostać faktycznie poniesiony,
- pozostawać w związku z działalnością gospodarczą,
- służyć osiągnięciu, zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodów,
- być właściwie udokumentowany,
- nie znajdować się w katalogu wyłączeń z art. 16 ustawy o CIT.

Organ podatkowy potwierdził, że wprowadzenie przepisów dot. obowiązkowego modelu KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT (ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm). W szczególności przepisy ustawy o CIT nie zawierają żadnych przepisów szczególnych ograniczających możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi poza systemem KSeF, w przypadku, kiedy obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF występuje.

Co oznacza „właściwe udokumentowanie” wydatku?

Wprost na to pytanie przepisy ustawy o CIT nie odpowiadają. Natomiast odpowiadają pośrednio. Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy mają obowiązek prowadzić ewidencję rachunkową zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Zatem podatnik powinien posiadać dokumenty jakich wymaga Ustawa o rachunkowości. A w myśl art. 20 ust. 2 oraz ust. 3 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: „UoR”):

2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

3. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące poprzednie zapisy;
3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przepisy UoR wskazują również na elementy jakie dany dokument musi posiadać aby uznać go za dowód księgowy na gruncie UoR. Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 1-6 UoR dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Kolejne regulacje UoR wskazują na wymogi merytoryczne (art. 22 UoR) dowodów księgowych wskazując, iż dowody te powinny być:
a) rzetelne to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,
b) kompletne,
c) zawierające co najmniej dane określone w art. 21 UoR,
d) wolne od błędów rachunkowych,
e) integralne co to treści, gdyż dokonywanie na nich wymazywania i przeróbek jest niedopuszczalne.

Te przepisy wskazują zatem jakie warunki muszą być spełnione, aby dany dokument mógł zostać uznany za dowód księgowy. Ale żaden przepis ustawy o CIT, ani UoR nie wskazuje jednak formy w jakiej dowód księgowy ma być wystawiony/otrzymany oraz przechowywany.

Stąd wniosek, że każdy dowód księgowy (również faktura) może być wystawiony w dowolnej formie, byle spełniał ww. wymogi z ustawy o rachunkowości.

Faktura wystawiona poza KSeF nie przekreśla prawa do kosztów podatkowych

Potwierdził to Dyrektor KIS w interpretacji z 9 stycznia 2026 r. Stwierdził, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) faktura – niezależnie od formy – stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.

Zdaniem organu podatkowego celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Dlatego też o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

Końcowo Dyrektor KIS stwierdził:
"Podsumowując, w związku z tym, że:
- wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT,
- jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy faktury zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz
- jak wskazali Państwo we wniosku wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu – na gruncie ustawy o CIT (tj. zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz z uwzględnieniem art. 16 ustawy CIT) – zostaną spełnione,
to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie, w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy − wbrew obowiązkowi − Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur."

Korzystna dla podatników interpretacja i linia interpretacyjna

Najważniejszy wniosek z interpretacji jest jednoznaczny: Samo wystawienie faktury poza KSeF – nawet wbrew obowiązkowi – nie pozbawia podatnika prawa do rozpoznania kosztu uzyskania przychodów.

Dyrektor KIS podkreślił, że taka faktura:
- nie traci statusu dowodu księgowego o ile potwierdza rzeczywiste zdarzenie gospodarcze,
nie może być automatyczną podstawą do zakwestionowania kosztu w CIT.

Warto też wiedzieć, że to nie jedyna taka interpretacja. W kolejnych, wydawanych w styczniu 2026 r. interpretacjach indywidualnych Dyrektor KIS potwierdza to stanowisko:
- interpretacja z 21 stycznia 2026 r. - sygn. 0111-KDIB1-3.4010.739.2025.2.ZK,
- interpretacja z 21 stycznia 2026 r. - sygn. 0111-KDIB1-3.4010.804.2025.1.ZK,
- interpretacja z 19 stycznia 2026 r. - sygn. 0111-KDIB1-1.4010.610.2025.2.SH,
- interpretacja z 16 stycznia 2026 r. - sygn. 0111-KDIB1-1.4010.597.2025.3.RH,
- interpretacja z 16 stycznia 2026 r. - sygn. 0111-KDIB2-1.4010.552.2025.1.AG.

Stale rosnąca liczba interpretacji w tym zakresie może też świadczyć, że wielu podatników na serio bierze pod uwagę, że wielu z nich nie będzie stosować KSeF do fakturowania w tym roku.

Źródło: Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 stycznia 2026 r. - sygn. 0111-KDIB1-3.4010.714.2025.2.JG.
Analogiczną w argumentacji i treści interpretację wydał Dyrektor KIS 2 stycznia 2026 r. - sygn. 0114-KDIP2-2.4010.548.2025.2.AS.