Dyrektor KIS: data wystawienia faktury w KSeF to data w polu P_1 a nie data wytworzenia faktury w systemie. To również data powstania obowiązku podatkowego, gdy data na fakturze jest równa dacie dostawy

• Opis sprawy i pytania wnioskodawcy
• Stanowisko spółki i jego pełna akceptacja przez organ podatkowy

Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej pod sygnaturą 0112-KDIL1-3.4012.760.2025.1.MR, datowana na 3 grudnia 2025 roku i opublikowana 11 grudnia 2025 roku, dokładnie potwierdza stanowisko przedstawione przez wnioskującą spółkę, która zajmuje się hurtową sprzedażą surowców chemicznych zarówno na rynku krajowym, jak i zagranicznym, a także świadczeniem kompleksowych usług logistycznych.

Opis sprawy i pytania wnioskodawcy

Wnioskodawca (Spółka), zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w Polsce z nieograniczonym obowiązkiem podatkowym, prowadzi działalność wymagającą wystawiania faktur zgodnie z wewnętrznym regulaminem fakturowania, który precyzyjnie dostosowany jest do przepisów ustawy o VAT oraz warunków Incoterms 2020. Zgodnie z tym regulaminem, data na fakturze jest zawsze równa dacie powstania obowiązku podatkowego określonego w art. 19a ustawy o VAT, czyli momentowi przeniesienia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel.
W praktyce spółki, szczególnie przy transakcjach eksportowych lub wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów (WDT), informacje potwierdzające dotarcie towaru do miejsca docelowego zgodnie z regułami Incoterms docierają od przewoźników lub armatorów z opóźnieniem wynoszącym 2-3 dni, co jest całkowicie niezależne od działań samej spółki i wynika z zewnętrznych czynników logistycznych. W takich sytuacjach spółka, zachowując należną staranność w rozliczeniach VAT, wystawia fakturę z datą powstania obowiązku podatkowego – na przykład 30 września – ale fizycznie przesyła ją do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dopiero po uzyskaniu tych dokumentów, czyli np. 3 października, zawsze niezwłocznie po ich otrzymaniu.

Spółka aktywnie przygotowuje się do obowiązkowego korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 roku, planując wystawianie faktur ustrukturyzowanych w swoim wewnętrznym systemie księgowym, a następnie ich przesyłanie do KSeF za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1 ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. To prowadzi do sytuacji, w których data wskazana w polu P_1 struktury FA(3) na fakturze ustrukturyzowanej różni się od rzeczywistej daty jej wytworzenia w systemie lub przesłania do KSeF, co rodzi wątpliwości co do poprawnego prowadzenia ewidencji VAT (art. 109 ust. 3 ustawy o VAT) oraz ustalenia właściwego kursu wymiany walut obcych na polskie złote zgodnie z art. 31a ustawy o VAT.

W związku z powyższym, spółka zadała dwa precyzyjne pytania:
1) czy „data wystawienia faktury”, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, odpowiada dacie wskazanej w fakturze ustrukturyzowanej w polu P_1 specyfikacji technicznej struktury FA(3) lub jego odpowiednikach w przyszłych wersjach, czy też datą przesłania faktury do KSeF;
2) czy na potrzeby przeliczenia podstawy opodatkowania wyrażonej w walucie obcej w ramach transakcji z datą powstania obowiązku podatkowego, podatnik może zastosować kurs średni waluty obcej ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury, rozumiany jako data z pola P_1 w strukturze FA(3).

Polecamy: Komplet PODATKI 2026

 Polecamy: Wszystko o KSeF 2026 – poradniki, szkolenia, webinary

Polecamy: KSeF krok po kroku – zasady działania i metody wdrożenia

Stanowisko spółki i jego pełna akceptacja przez organ podatkowy

Ad. 1 Zdaniem Spółki, zgodnie z art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.), data wskazana w fakturze ustrukturyzowanej w polu oznaczonym jako pole P_1 w specyfikacji technicznej struktury FA(3) to data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Stanowisko Wnioskodawcy potwierdza art. 106nda ust. 16 Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, z treści którego wynika, że podatnik, który wyśle fakturę ustrukturyzowaną do KSeF w terminie późniejszym niż data wskazana w polu P_1 struktury FA(3), to za datę jej wystawienia należy uznać datę umiejscowioną w polu P_1 w specyfikacji technicznej struktury FA(3) tej faktury a nie dzień przesłania jej do KSeF.

Ad 2. Zdaniem Spółki wystawiając faktury w walutach obcych (w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, czy w procedurze eksportu) przeliczać je trzeba według kursu średniego ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Powstanie obowiązku podatkowego, jeśli data faktury jest równa dacie dostawy, to dzień wskazany w polu P_1 struktury FA(3) lub jego odpowiedniku w kolejnych wersjach struktury, a nie data i czas wytworzenia faktury w KSeF.

Organ podatkowy (Dyrektor KIS) w pełni podzielił to stanowisko, stwierdzając na zakończenie uzasadnienia: „W związku z powyższym należy stwierdzić, że w analizowanej sprawie: [...] „data wystawienia faktury”, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, to data wskazana w fakturze ustrukturyzowanej w polu oznaczonym jako pole P_1 [...] oraz [...] wystawiając faktury w walucie obcej [...] mogą Państwo przeliczyć podstawę opodatkowania według kursu średniego [...] poprzedzającego „dzień wystawienia faktury” wskazany w fakturze ustrukturyzowanej w polu [...] P_1”. Tym samym, oceniając całościowo, „Państwa stanowisko jest prawidłowe”.

Źródło: Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 3 grudnia 2025 r. - sygn. 0112-KDIL1-3.4012.760.2025.1.MR.