Z tymi kontrahentami trzeba do 1 lutego 2026 r. uzgodnić sposób udostępniania faktur wystawionych w KSeF. Co wynika z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT?

• Z tymi odbiorcami faktur trzeba uzgodnić sposób otrzymania faktur wystawianych w KSeF
• Jak uzgodnić "udostępnienie" faktury ustrukturyzowanej? Na czym ma polegać to "udostępnianie"
• Dowód księgowy a nie faktura
• Jaki z tego morał?

Większość podmiotów, która już za miesiąc będzie adresatami faktur ustrukturyzowanych, nic nie wie o zbliżających się problemach fakturowych i nie interesuje się tym zagadnieniami. Uważają (słusznie), że jest to problem wystawców. Nawet ci, którzy zadali sobie trud przeczytania kolejnych „nowelizacji nowelizacji” ustawy o VAT oraz wydanych na jej podstawie przepisów, nie są w stanie przewidzieć przyszłości.

Z tymi odbiorcami faktur trzeba uzgodnić sposób otrzymania faktur wystawianych w KSeF

Dotyczy to zwłaszcza przytłaczającej większości odbiorców (usługobiorców), którzy nie odliczają podatku naliczonego, a dla nich faktura VAT jest wyłącznie dokumentem handlowym: od jej otrzymania zależy powstanie obowiązku zapłaty na rzecz kontrahenta. Faktury VAT są bowiem wystawione w szczególności na:
1) osoby prawne i jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej (nie podatników VAT),
2) podmioty zagraniczne, które nie mają jakiejkolwiek polskiej afiliacji,
3) podatników VAT zwolnionych od tego podatku nie będących przedsiębiorcami, którzy prowadzą „działalność gospodarczą” tylko w rozumieniu tego podatku (nie ma ich w CJDG).

Jak uzgodnić "udostępnienie" faktury ustrukturyzowanej? Na czym ma polegać to "udostępnianie"

W jaki sposób będą im „udostępniane” (co to znaczy?) faktury ustrukturyzowane już za miesiąc? Nie wiadomo, bo podmioty te nie mają a przede wszystkim nie chcą mieć nic wspólnego z KSeF. Tu działa czarna legenda tego pomysłu, nota bene w pełni uzasadniona. Swego czasu naopowiadano im głupot, że „automatyzacja otrzymywania faktur” powodować będzie od momentu pojawienia się w ich KSeF, że będą już dłużnikami (biegnie termin płatności!) i wystarczy je sobie „pobrać”. A jak? To już twój problem nabywco. Nic bardziej błędnego.

Ustawa o VAT w art. 106gb ust. 4 NAKAZUJE UZGODNIĆ z każdym nabywcą z tej grupy sposób udostępnienia faktury, która będzie użyta poza KSeF. W jakiej postaci będzie owe udostępnienie? W takiej na jaką zgodzi się odrębnie każdy nabywca. Dla celów dowodowych owo uzgodnienie będzie musiało mieć formę pisemną. Podmioty wymienione w pkt 1-3 nie są „przedsiębiorcami” (są to np. kościelne osoby prawne) i nie mają do nich zastosowania przepisy o tzw. niemym akcepcie, zwłaszcza że owo „uzgadnianie udostępnień” ma charakter wyłącznie prawnopodatkowy: ustawa o VAT jest prawem publicznym i nie reguluje stosunków cywilnoprawnych.

Aby owo „uzgodnienie” wywoływało również skutki zobowiązaniowe, to musi to wynikać wprost z jego treści, gdyż musi być zgodnym i świadomym oświadczeniem woli stron umowy.

Powyższy przepis nakłada na dostawcę (usługodawcę) głównie obowiązki techniczne dostarczenia jakiegoś dokumentu, który będzie formą (kopią, drugim egzemplarzem, papierową wersją) faktury VAT i niczym więcej. Jeżeli nabywcy (usługobiorcy) faktura VAT nie jest do czegokolwiek potrzebna, może odmówić zawarcia owego uzgodnienia – do tanga trzeba dwojga.

Trzeba z nim więc wynegocjować sposób doręczenia dokumentu (faktury handlowej), który będzie wywoływać skutki cywilnoprawne. Według mojej wiedzy zrobili to do dziś nieliczni podatnicy VAT, którzy są obowiązani do wystawienia faktur przy użyciu KSeF od 1 lutego 2026 r. Wysyłane przez nich jakieś maile jednostronnie narzucające warunki owego „uzgodnienia” nie wywołują skutków prawnych. Czy jakieś tam „wizualizacje” (co to jest?), które w dodatku nie będą „fakturą” ani dokumentem księgowym (czytałem takie kwiatki) będą skutecznym wezwaniem do zapłaty? Oczywiście tylko wtedy, gdy nabywca w umowie zgodził się na taki sposób fakturowania handlowego.

Dowód księgowy a nie faktura

I tu dochodzimy do istoty jednego z wielu grzechów pierworodnych tej koncepcji: jeśli dany dokument ma być uznany przez dłużnika za dowód istnienia zobowiązania, to jest on DOWODEM KSIĘGOWYM istnienia operacji gospodarczej, a ów dokument nie będzie z istoty „fakturą”, bo ta istnieje tylko w KSeF. Co prawda autorzy przepisów ustawy w tym samym art. 106gb ustawy sami sobie zaprzeczają, bo mówią o „użyciu faktury poza KSeF”, co jednak potwierdza pogląd, że ów dokument będzie jednak „fakturą” w rozumieniu tej ustawy.

Jaki z tego morał?

Ano jest tylko jeden: dostawcy (usługodawcy) mają czas do 1 lutego 2026 r. na uzgodnienie z ponad dwoma milionami podmiotów sposobu „udostępnienia” czegoś, co raz jest a raz nie jest fakturą oraz uregulowanie skutków cywilnoprawnych doręczenia tego dokumentu. Czy to możliwe? Wolne żarty.

prof. dr hab. Witold Modzelewski
Instytut Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy Sp. z o.o.