Ile jest dni na wystawienie faktury w KSeF? Obowiązki przedsiębiorców w codziennym działaniu systemu

• KSeF a wystawienie faktury zgodnie z ustawą o VAT
• Wprowadzenie faktury do KSeF w trybach szczególnych

KSeF a wystawienie faktury zgodnie z ustawą o VAT

Wprowadzenie nowego systemu zmieniło zasady dokumentowania obrotu gospodarczego, zastępując tradycyjne wydruki oraz pliki pdf ustrukturyzowanym formatem xml. Ta fundamentalna zmiana techniczna wymusiła głęboką restrukturyzację wewnętrznych procesów księgowych w firmach, wywołując jednocześnie wiele wątpliwości prawnych wśród przedsiębiorców. Największe wyzwania dotyczą terminowego wystawiania faktur za dostawę towarów czy wykonane usługi, co w codziennej pracy operacyjnej rodzi ryzyko popełnienia błędów mających bezpośrednie przełożenie na poprawne rozliczenie podatku dochodowego i VAT.

– Wejście w życie KSeF nie zmieniło terminów wystawienia faktury określonych w ustawie o VAT. Przedsiębiorcy nadal powinni dokumentować sprzedaż w terminach określonych w art. 106i ustawy o VAT. Co do zasady, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. KSeF wpływa przede wszystkim na sposób wystawienia i doręczenia dokumentu. Niezmienione reguły pozostały również przy otrzymaniu całości lub części zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, kiedy termin na wystawienie faktury liczony jest od dnia wpływu środków. Wówczas na wystawienie faktury mamy czas najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.

Zobacz również: KSeF. Wystawianie i rozliczanie korekt

Wprowadzenie faktury do KSeF w trybach szczególnych

Osobną kwestią proceduralną, z którą podmioty gospodarcze stykają się w codziennej praktyce, jest wystawianie dokumentów w okresach braku stabilnego połączenia z infrastrukturą ministerialną. Ustawodawca przewidział dedykowane ścieżki postępowania dla trybu offline, określając sztywne ramy czasowe na wprowadzenie wygenerowanych danych do systemu KSeF.

Jak podkreśla Monika Piątkowska: Istnieje kilka procedur szczególnych na późniejsze wprowadzenie faktury do KSeF. Mamy na to określony ustawowo termin, w zależności od sytuacji:

1. tryb offline24, stosowany np. w razie problemów z internetem – przesyłka do KSeF powinna się wówczas odbyć najpóźniej następnego dnia roboczego;
2. tryb offline-niedostępność KSeF, stosowany w czasie prowadzonych prac serwisowych nad systemem – wprowadzenie już wystawionej faktury do KSeF powinno nastąpić nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności;
3. tryb awaryjny wykorzystywany w przypadku ogłoszonej w BIP i oprogramowaniu interfejsowym awarii KSeF – termin wysyłki faktur wynosi 7 dni roboczych.

Nie można jednak powyższych terminów mylić z samym obowiązkiem wystawienia faktury. – Dokument wystawiony nawet w trybie offline jest wiążący w świetle przepisów VAT. Późniejsza wysyłka tejże faktury do KSeF nie zmienia ani nie przesuwa terminu, do którego powinna być ona wystawiona – dodaje doradca podatkowy fillup.