Księgi rachunkowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy otworzyć w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym. Obowiązek ten dotyczy spółki niezarejestrowanej jeszcze w Krajowym Rejestrze Sądowym, czyli spółki z o.o. w organizacji.
Funkcjonowanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością regulowane jest zapisami kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z art. 161 § 1 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje z chwilą zawarcia umowy spółki. Do momentu wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego pozostaje ona spółką z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji (art. 12 k.s.h.). Spółka taka może we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych przez spółki handlowe w organizacji wynika wprost z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z jego treścią przepisy ustawy o rachunkowości stosuje się m.in. do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium kraju spółek handlowych osobowych i kapitałowych, także w organizacji. Data otwarcia ksiąg rachunkowych jest w tym przypadku zależna od daty pierwszego zdarzenia wywołującego w spółce skutki finansowe lub majątkowe. Jak wynika z art. 11 § 1 kodeksu spółek handlowych, spółka z o.o. w organizacji może dokonywać takich transakcji, ponieważ może zaciągać zobowiązania czy nabywać prawa. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe otwiera się:
1) na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
2) na początek każdego następnego roku obrotowego,
3) na dzień zmiany formy prawnej,
4) na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
5) na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.
W danym przypadku księgi należy więc otworzyć na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, nie później jednak niż w terminie 15 dni od zaistnienia wymienionych zdarzeń.
Aby spółka z ograniczoną odpowiedzialnością powstała, konieczne jest:
1) zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego,
2) wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego, a w razie objęcia udziału za cenę wyższą od wartości nominalnej, także wniesienie nadwyżki,
3) powołanie zarządu,
4) ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki,
5) wpisanie do rejestru (art. 163 k.s.h.).
Pierwszym zdarzeniem wywołującym skutki finansowo-majątkowe może być zatem wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie kapitału zakładowego. Zdarzeniem takim może być także zaciągnięcie zobowiązania, np. zakup wyposażenia biura spółki, wykonanie pieczątki firmowej, koszty uruchomienia rachunku bankowego czy poniesienie opłat związanych z rejestracją spółki.
Księgi rachunkowe po rejestracji w KRS
Skutkiem rejestracji spółki w organizacji w Krajowym Rejestrze Sądowym jest jej zmiana w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością i nabycie przez nią osobowości prawnej. Zgodnie z art. 12 k.s.h. z chwilą wpisu do rejestru spółka z o.o. staje się podmiotem praw i obowiązków spółki z o.o. w organizacji. Pod względem rachunkowym spółka z o.o. w organizacji i spółka z o.o. zarejestrowana już w KRS stanowi ten sam podmiot. Nie zamyka się zatem ksiąg rachunkowych spółki z o.o. w organizacji. Spółka wpisana do KRS kontynuuje prowadzenie ksiąg spółki w organizacji.
Rok obrotowy
Rok obrotowy, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 9 u.stawy o rachunkowości, to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych. Rozpoczęcie działalności przez jednostkę w drugiej połowie roku daje jednak możliwość połączenia ksiąg za tę część roku z księgami roku następnego. Dotyczy to również sprawozdania finansowego - będzie ono sporządzone za okres dłuższy niż 12 miesięcy. Decyzja o wydłużeniu pierwszego roku obrotowego spółki powinna zostać określona w dokumencie, na podstawie którego utworzono jednostkę - w umowie spółki lub statucie.
Więcej na ten temat w Biuletynie Rachunkowości