Fakturowanie odgrywa istotną rolę w działalności przedsiębiorstw, które zajmują się sprzedażą towarów lub świadczeniem usług. Proces ten polega na wystawianiu faktur, a istnieją dwa różne podejścia, które można przyjąć.
Fakturowanie jest w rzeczywistości procesem wystawiania oficjalnych dokumentów, czyli faktur, mających na celu rozliczenie sprzedanych towarów lub wykonanych usług. Faktura stanowi oficjalne potwierdzenie sprzedaży, a jej ważność zależy od zawartych w niej informacji dotyczących całej transakcji.
Programy do fakturowania
Wszystkie przedsiębiorstwa zajmujące się sprzedażą są zobowiązane do wystawiania faktur, przy czym istnieją dwie metody ich generowania. Obecnie coraz większą popularność zdobywa automatyzacja tego procesu przy wykorzystaniu specjalnych programów do fakturowania.
Tego typu oprogramowanie generuje faktury automatycznie na podstawie wprowadzonych danych. Jest ono intuicyjne i łatwe w obsłudze, a także gwarantuje, że dokumenty będą zgodne z obowiązującymi przepisami. Ponadto programy te umożliwiają przygotowanie zarówno tradycyjnych faktur w formie papierowej, jak i ich elektronicznych odpowiedników, gotowych do wysłania drogą internetową. Często oferują one również dodatkowe funkcje, które mogą usprawnić działanie firmy:
- automatyczne płatności,
- opcje magazynowania,
- logo na fakturze,
- automatyczne płatności,
- początkowa windykacja.
Aby dowiedzieć się jaki program do fakturowania wybrać, warto sprawdzić ranking programów do faktur Niepoddawajsie.pl: https://www.niepoddawajsie.pl/jaki-program-do-faktur-wybrac/
Ręczne przygotowanie faktury
Drugim, bardziej tradycyjnym sposobem wystawiania faktur jest ręczne przygotowywanie dokumentów. Ta metoda jest jednak czasochłonna i wymaga większej wprawy niż korzystanie z dedykowanych programów.
W związku z tym, coraz częściej rezygnuje się z ręcznego wypisywania faktur na rzecz automatyzacji, zwłaszcza w większych przedsiębiorstwach. Metoda ta nadal jest stosowana głównie przez mniejsze firmy.
Niezbędne dane na fakturze
Niezależnie od sposobu generowania faktur, istnieją określone zasady, których należy przestrzegać podczas fakturowania. Każda faktura musi zawierać określone dane, aby była ważna. Istotne są informacje dotyczące przedmiotu transakcji oraz podatku VAT, który będzie rozliczany w późniejszym okresie rozliczeniowym.
Poniżej dane, które muszą się znaleźć na fakturze:
- numer i data wystawienia faktury,
- dane stron transakcji, w tym imiona, nazwiska i adresy,
- NIP sprzedawcy,
- NIP lub PESEL nabywcy,
- data dostawy towaru lub wykonania usługi,
- nazwa sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi,
- jednostka miary sprzedawanych towarów lub zakres usług,
- cena jednostkowa netto (bez podatku VAT) danego towaru lub usługi,
- informacje dotyczące ewentualnych rabatów,
- całkowita wartość sprzedaży towarów lub usług,
- stawka VAT,
- zsumowana wartość sprzedaży netto (uwzględniająca podział na sprzedaż z opodatkowaniem VAT i zwolnioną z niego),
- kwota VAT z uwzględnieniem poszczególnych stawek podatkowych,
- ogólna kwota należna (łącznie z VAT) za towary i usługi.
Tylko faktura wypełniona tymi informacjami jest uznawana za poprawną i umożliwia właściwe rozliczenie transakcji.