Kiedy można anulować fakturę?

• Anulowanie faktury nie zostało ujęte w przepisach dotyczących VAT, ale jest dopuszczalne
• Anulowana faktura powinno zostać opatrzona odpowiednią adnotacją
• Nie można anulować faktury, która została wprowadzona do obiegu prawnego

Anulowanie faktury nie zostało ujęte w przepisach dotyczących VAT, ale jest dopuszczalne

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT), ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. W praktyce jednak, w drodze wyjątku, dopuszczalne jest anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Należy jednak podkreślić, że anulowanie faktury powinno dotyczyć wyłącznie sytuacji, kiedy faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego i dokumentuje czynność niedokonaną.

W sprawie dopuszczalności anulowania faktury wypowiedział się Naczelny Sąd Administracyjny wskazał w wyroku z 19 grudnia 2000 r., sygn. akt, który stwierdził, że "możliwość anulowania faktur (rachunków uproszczonych), mimo że nie jest dopuszczona wyraźnie przez ustawę o VAT, należy zaaprobować jako praktyczną i realną drogę "wycofania się" podatnika z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego. Jednak powinna ona dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych (faktur, rachunków uproszczonych), które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego (np. poprzez doręczenie ich kontrahentom). Natomiast w przypadku wprowadzenia takich dokumentów do obrotu prawnego, pozostaje jedynie możliwość dokonania korekt faktur (rachunków uproszczonych) na zasadach określonych przepisami".

Anulowana faktura powinno zostać opatrzona odpowiednią adnotacją

Anulowanie powinno odbyć się poprzez opatrzenie faktur odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania oraz pozostawienie ich w dokumentacji podatkowej, bez wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT.

Należy jednak zaznaczyć, co podkreślają w swoich interpretacjach organy skarbowe, że anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym wystawca faktury powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

Nie można anulować faktury, która została wprowadzona do obiegu prawnego

Przykładowo, w sytuacji gdy mamy do czynienia z fakturą, która została wprowadzona do obiegu prawnego (wystawiona faktura została odebrana przez kontrahenta) oraz dokumentuje ona faktycznie wykonane zdarzenie gospodarcze w postaci dostawy towaru, podatnik nie ma prawa do anulowania takiej faktury. Innymi słowy, taka faktura nie może być przedmiotem anulowania.

W takim przypadku podatnik, w myśl art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT, powinien wystawić fakturę korygującą. W wystawionej fakturze korygującej, zgodnie m.in. z zapisami art. 106j ust. 2 pkt 4, 5 i 6 tej ustawy, należy wskazać przyczynę korekty oraz odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania, kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku oraz prawidłową treść korygowanych pozycji.