Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Gruszczyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
- KSeF: konieczne będzie przeprojektowanie procesów podatkowych, księgowych i operacyjnych
- Przygotowanie do KSeF to nie tylko wewnętrzna transformacja
- KSeF i JPK CIT
Najważniejszą informacją, która w naturalny sposób „ustawia” dalsze działania w firmach, jest potwierdzenie docelowych dat wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF. Obowiązek ten obejmie podatników od 1 lutego 2026 roku (jeżeli wartość sprzedaży brutto przekroczyła 200 mln zł w roku 2024), a pozostałych – od 1 kwietnia 2026 roku. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca wie już od kiedy będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Z punktu widzenia złożonych projektów transformacyjnych to naprawdę niewiele. Przygotowania do wdrożenia narzędzi wspierających raportowanie do KSeF i operacyjne przygotowanie wielu organizacji na tę zmianę zajmują w wielu wypadkach nie tygodnie, ale miesiące.
KSeF: konieczne będzie przeprojektowanie procesów podatkowych, księgowych i operacyjnych
Wiele organizacji wciąż jeszcze nie zdaje sobie sprawy ze skali zmian, jakie przyniesie KSeF. To nie jest po prostu nowy sposób przesyłania faktur. W rzeczywistości mamy do czynienia z głęboką zmianą modelu funkcjonowania obiegu dokumentów – zarówno w ramach organizacji, jak i w relacjach z kontrahentami. W praktyce oznacza to konieczność przeprojektowania procesów podatkowych, księgowych i operacyjnych. Zmiany dotkną nie tylko działów finansowo-księgowych, ale także administracji, logistyki, zakupów, sprzedaży czy obsługi klienta – wszędzie tam, gdzie pojawia się dokument faktury.
Przygotowanie do KSeF to nie tylko wewnętrzna transformacja
Co więcej, przygotowanie do KSeF to nie tylko wewnętrzna transformacja – to również spojrzenie na całą sieć powiązań biznesowych. Nawet najlepiej zaprojektowany wewnętrznie system nie zadziała efektywnie, jeśli nasi dostawcy i klienci będą mieli inne założenia lub nie będą gotowi technicznie. Kwestie takie jak forma i moment udostępnienia faktury, sposób potwierdzania odbioru czy synchronizacja procesów logistycznych z fakturowaniem – to wszystko będzie wymagało uzgodnienia i często – zmiany umów handlowych. To z kolei oznacza, że przygotowania muszą objąć nie tylko analizę IT czy księgowości, ale także działy prawne i zespoły odpowiedzialne za kontrakty.
KSeF i JPK CIT
W tle tych działań toczą się prace nad innym dużym projektem raportowym – JPK CIT. W wielu firmach za oba projekty odpowiadają te same osoby: eksperci ds. podatków, zespoły IT z udziałem przedstawicieli komórek operacyjnych. Każdy z projektów wymaga przeglądu bazy kontrahentów, choć w różnym kontekście. KSeF i JPK CIT mogą – i będą – konkurować o czas i uwagę tych samych ludzi, a to oznacza, że firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem „przeciążenia projektowego”.
Na tym tle rola wewnętrznych doradców podatkowych, ekspertów technologicznych oraz liderów wewnętrznych projektów transformacyjnych staje się kluczowa. Z doświadczenia wiemy, że sukces w takich wdrożeniach zależy nie tylko od dobrej znajomości przepisów, ale przede wszystkim od umiejętności spojrzenia na organizację jako całość – jak na żywy organizm, w którym zmiana w jednym miejscu powoduje falę zmian w innych.