KSeF zmienia zasady gry dla freelancerów. Bez faktury można stracić zlecenie

oprac. Adam Kuchta
rozwiń więcej
ksef faktury / KSeF zmienia zasady gry dla freelancerów. Bez faktury można stracić zlecenie / INFOR

Firmy coraz częściej pytają freelancerów nie tylko o portfolio i stawkę, ale też o sposób rozliczenia. Wraz z wejściem KSeF faktura przestaje być formalnością na koniec projektu, a staje się elementem decyzji zakupowej. Problem w tym, że wielu wykonawców nadal nie ma gotowego modelu rozliczeń.

KSeF porządkuje faktury w firmach, ale jednocześnie odsłania słaby punkt rynku freelance: tylko 37,9% freelancerów prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, a wykonawcy spoza klasycznego modelu B2B coraz częściej będą musieli odpowiedzieć klientowi na proste pytanie — kto wystawi fakturę i jak zostanie rozliczone zlecenie.

Autopromocja

KSeF zmienia oczekiwania firm wobec freelancerów. Klient coraz częściej pyta najpierw o fakturę

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął kolejną grupę przedsiębiorców. Dla firm to następny etap cyfryzacji księgowości. Dla freelancerów — szczególnie tych bez JDG — może to być moment, w którym rozliczenie przestanie być formalnością odkładaną na koniec projektu.

Nie chodzi o to, że każdy freelancer ma samodzielnie korzystać z KSeF. Kluczowe jest coś innego: coraz częściej korzystać z niego będzie jego klient. A klient działający w firmowym obiegu dokumentów może oczekiwać jasnej odpowiedzi już na początku współpracy — kto wystawi fakturę, na jakiej podstawie i kiedy dokument trafi do księgowości.

Skala problemu rośnie, bo freelancerzy coraz częściej pracują z firmami. W 2025 roku najczęściej wskazywanymi klientami freelancerów były małe i średnie firmy — 45%, mikroprzedsiębiorstwa — 35% oraz duże firmy — 25,7%. To oznacza, że po drugiej stronie zlecenia coraz częściej stoi podmiot, dla którego faktura jest naturalnym elementem współpracy, a nie technicznym dodatkiem po zakończeniu projektu.

Najłatwiej stracić zlecenie nie przez brak kompetencji, ale przez brak odpowiedzi na proste pytanie klienta: jak to rozliczymy? KSeF przyspiesza moment, w którym freelancer musi mieć tę odpowiedź. Firmy będą coraz mniej cierpliwe wobec niejasnych rozliczeń, bo same funkcjonują w coraz bardziej kontrolowanym obiegu dokumentów” — mówi Valentyn Ziuzin, prezes zarządu Freelancehunt.

Przy dużych projektach formalności mają znaczenie. Freelancer bez faktury może przegrać z mniej doświadczoną konkurencją

Zmienia się moment, w którym trzeba rozwiązać kwestię faktury. Nie po zakończeniu pracy, ale przed rozpoczęciem współpracy. To szczególnie ważne przy większych projektach, gdzie rozliczenie nie jest drobną czynnością administracyjną, lecz częścią decyzji zakupowej klienta.

Z raportu Freelancehunt wynika, że 39,3% projektów realizowanych przez freelancerów przekracza 5000 zł. Przy takich budżetach problem z fakturą nie jest niedogodnością. Może zatrzymać płatność albo przesunąć zlecenie do wykonawcy, który ma prostszy model rozliczenia.

Autopromocja
Konferencja stacjonarna

V Ogólnopolskie Forum Biur Rachunkowych

16.09.2026 8:30-17:10 Warszawa

Praktyczna wiedza • Najlepsi Eksperci • Stoły dyskusyjne

Jeżeli dwóch freelancerów ma podobne kompetencje, ale tylko jeden potrafi od razu wskazać jasny model rozliczenia, przewaga może przesunąć się poza portfolio, stawkę i termin. Formalności zaczynają wpływać na konkurencyjność.

Rynek freelance przez lata sprzedawał szybkość i elastyczność. KSeF dopisuje do tego trzeci warunek: przewidywalność. Klient biznesowy nie chce ryzykować, że projekt zostanie wykonany, ale płatność utknie na etapie dokumentów. Dla freelancera rozliczenie staje się częścią oferty” — komentuje Oleg Topchiy, założyciel Freelancehunt.

VAT 2026. Komentarz

Rynek freelance dojrzewa szybciej niż system rozliczeń. Faktura przestaje być dodatkiem do współpracy

Polski freelancing nie jest już wyłącznie dorywczą pracą po godzinach. Raport Freelancehunt pokazuje rynek doświadczonych specjalistów, którzy obsługują realne potrzeby biznesu, ale formalności nie zawsze nadążają za skalą tej współpracy.

Część wykonawców działa jak przedsiębiorcy, część dopiero testuje rynek albo pracuje poza JDG. Jednocześnie 42,9% freelancerów nie zna alternatywnych sposobów rozliczania pracy bez własnej firmy. To tworzy realny problem: rozliczenie może stać się przeszkodą dopiero wtedy, gdy projekt jest już wyceniony, klient czeka na fakturę, a wykonawca nie ma gotowej ścieżki formalnej.

W praktyce freelancer może przegrać nie dlatego, że jest słabszy merytorycznie, ale dlatego, że klient szybciej rozliczy projekt z kimś innym. Przy współpracy z firmami formalności zaczynają być częścią konkurencyjności” — dodaje Valentyn Ziuzin.

Autopromocja
Księgowość
Ta wiadomość na profilu ZUS będzie uznana za doręczoną, nawet gdy pracodawca jej nie otworzy
07 sie 2026

Od 7 sierpnia 2026 r. wezwania Polskiego Funduszu Rozwoju do zawarcia umowy o zarządzanie PPK trafią wyłącznie na profil informacyjny w ZUS. Dla państwa to uproszczenie, dla przedsiębiorcy – pułapka. Pismo uznaje się bowiem za doręczone po 14 dniach od udostępnienia, choćby nikt go nie otworzył, a od tej chwili biegnie 30-dniowy termin na reakcję.

Dług celny i odpowiedzialność solidarna firm w sporach z UCS. Kiedy cudzy błąd może stać się Twoim problemem
06 sie 2026

W wielu dużych organizacjach wciąż pokutuje przekonanie, że ryzyko celne dotyczy wyłącznie importera, agencji celnej albo podmiotu, który bezpośrednio dokonał zgłoszenia. To założenie bywa jednak niebezpiecznie uproszczone. W praktyce coraz częściej przedmiotem zainteresowania urzędów celno-skarbowych (UCS) stają się także firmy, które pojawiają się na dalszych etapach łańcucha dostaw, tj. przewoźnicy, operatorzy logistyczni, magazynujący, dystrybutorzy czy przedsiębiorcy obsługujący obrót towarowy już po przekroczeniu granicy Unii. Najbardziej problematyczne są sytuacje, w których nieprawidłowość powstała wcześniej – nierzadko za granicą, na etapie importu, tranzytu albo zgłoszenia dokonanego przez inny podmiot – a po latach konsekwencje finansowe i prawne próbują zostać przerzucone na polską firmę, która nie była inicjatorem naruszenia i nie miała świadomości jego wystąpienia. Właśnie tu zaczyna się spór o dług celny i o to, czy w ogóle istniały podstawy, by przypisać przedsiębiorcy wiedzę o cudzych nieprawidłowościach albo brak wymaganej staranności.

Kwota wolna 60 tys. zł coraz bliżej? Rząd policzył koszt zmiany. Chodzi o ponad 60 mld zł
06 sie 2026

Podniesienie kwoty wolnej od podatku do 60 tys. zł to jedna z najważniejszych obietnic wyborczych. Minister finansów przyznaje, że trwają analizy, ale wskazuje na ogromny koszt dla budżetu państwa. Decyzja może zapaść przy okazji prac nad ustawą budżetową na 2027 rok.

Podatek od nieruchomości w 2027 r. – podwyżka stawek maksymalnych. 1,29 zł za 1 m2 mieszkania, 36,49 zł za 1 m2 budynków i lokali związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej
07 sie 2026

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2027 roku wyższe o ok. 2,7% od obowiązujących w 2026 roku. Minister Finansów i Gospodarki wydał już w tej sprawie coroczne obwieszczenie. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2027 roku 1,29 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 36,49 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Trzeba wiedzieć, że faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

Czy za okres, w którym „przekształcono” samozatrudnienie w umowę o pracę można wystawić faktury korygujące? Rozwiązanie umowy cywilnoprawnej jedynym racjonalnym wyjściem
06 sie 2026

Czy były usługodawca a teraz pracownik może wystawić faktury korygujące do faktur, które wystawiał za okres od dnia wydania decyzji PIP o przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę, do dnia jej uprawomocnienia? Wyjaśnia prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Podatki lokalne pójdą w górę w 2027 roku? Minister ogłosił nowe stawki
06 sie 2026

Samorządy w 2027 roku będą mogły pobierać wyższe podatki i opłaty lokalne. Minister Finansów i Gospodarki opublikował właśnie maksymalne limity stawek, które mogą zaskoczyć właścicieli nieruchomości, przedsiębiorców i kierowców. To jednak nie oznacza automatycznej podwyżki – ostateczne decyzje należą do gmin.

Fikcja doręczenia przez e-Urząd Skarbowy nie działa. Decyzja pozostaje niedoręczona
06 sie 2026

Pełnomocnik spółki nie odebrał decyzji podatkowej z e-Urzędu Skarbowego. Skarbówka uznała, że po 14 dniach i tak było doręczenie - na zasadzie fikcji doręczenia. Spółka wniosła odwołanie z opóźnieniem, twierdząc, że decyzja powinna trafić przez ePUAP, a nie e-US. Sprawa trafiła aż doNSA, który rozpoznał ją w składzie 7 sędziów. I orzekł coś, co może szokować: fikcja doręczenia przez e-Urząd Skarbowy jest nieskuteczna. Jeśli pełnomocnik faktycznie nie pobrał pisma - ono po prostu nie zostało doręczone. Konsekwencje tego wyroku są poważne.

Nowy podatek dla Big Techów już przesądzony? Rząd pokazał projekt, który może zmienić zasady gry w Polsce
05 sie 2026

Giganci technologiczni mogą wkrótce zapłacić nowy podatek od działalności w Polsce. Rząd ujawnił szczegóły projektu, który obejmie tylko największe światowe firmy, ale przewiduje też liczne wyjątki i ulgi. Najwięcej pytań budzi jednak to, kto faktycznie zapłaci nowe 3 proc. i jakie mogą być skutki dla rynku.

Trwają prace nad zmianami w podatkach. Rząd nie wyklucza podwyższenia drugiego progu PIT
04 sie 2026

Rząd pracuje nad budżetem na 2027 rok, a wraz z nim nad zmianami w systemie podatkowym. Czy drugi próg podatkowy zostanie podniesiony? Minister finansów Andrzej Domański po raz pierwszy tak wyraźnie odniósł się do tego scenariusza. W grze są także zmiany dotyczące kwoty wolnej od podatku oraz możliwy powrót programu obniżającego ceny paliw.

Rozliczanie odsetek od nieterminowych płatności za faktury w działalności
03 sie 2026

Kontrahent spóźnił się z zapłatą, więc wystawiłeś notę odsetkową? A może to Ty dostałeś taką notę i zastanawiasz się, kiedy rozliczyć koszt? W przypadku odsetek za nieterminowe płatności obowiązuje szczególna zasada, która często zaskakuje przedsiębiorców. Sprawdzamy, kiedy powstaje przychód, kiedy koszt i dlaczego sama nota odsetkowa nie zawsze ma znaczenie podatkowe.

pokaż więcej
Proszę czekać...