Dług celny i odpowiedzialność solidarna firm w sporach z UCS. Kiedy cudzy błąd może stać się Twoim problemem

• Rośnie znaczenie sporów o dług celny
• Duże firmy są szczególnie narażone
• Kluczowe pytanie nie brzmi: czy doszło do nieprawidłowości
• Największe zagrożenie: egzekucja zanim sprawa zostanie realnie zweryfikowana
• Znamy sprawy, w których pierwsza decyzja była bardzo mocna – a potem została uchylona
• Dlaczego nie wolno przyjmować narracji organu bez własnej analizy
• Retrospekcja to nie dowód
• Dla biznesu to nie jest temat niszowy
• Co warto zrobić, zanim spór wymknie się spod kontroli
• Ten spór trzeba umieć rozbroić wcześnie

Rośnie znaczenie sporów o dług celny

W praktyce obserwujemy w Kancelarii wyraźny wzrost spraw, w których organy celno-skarbowe próbują rozszerzać krąg podmiotów odpowiedzialnych za należności celne. Mechanizm jest zwykle podobny: najpierw pojawia się informacja o możliwym oszustwie lub nieprawidłowości w obrocie towarowym, następnie organ rekonstruuje łańcuch dostaw i bada, kto uczestniczył w przewozie, przeładunku, magazynowaniu, dystrybucji albo obsłudze dokumentacyjnej. Potem stawiane jest pytanie, czy któryś z tych podmiotów wiedział albo powinien był wiedzieć, że wcześniej doszło do naruszenia.

Z perspektywy przedsiębiorcy problem polega na tym, że sprawa bardzo rzadko dotyczy prostego błędu formalnego. Zazwyczaj pojawiają się zarzuty poważniejsze: zaniżenia należności, nieprawidłowego zakończenia procedury tranzytu, usunięcia towaru spod dozoru celnego, użycia błędnych kodów taryfowych, nieprawidłowego pochodzenia towaru lub udziału w łańcuchu, w którym gdzieś wcześniej doszło do nadużycia. To sprawia, że postępowanie od początku ma ciężar nie tylko finansowy, ale też reputacyjny.

Duże firmy są szczególnie narażone

Im większa skala działalności, tym większe ryzyko znalezienia się w takim sporze. Duże przedsiębiorstwa funkcjonują w rozbudowanych strukturach zakupowych i logistycznych. Korzystają z wielu kontrahentów, operatorów, centrów dystrybucyjnych i przewoźników. Często obsługują towar, który przechodzi przez kilka jurysdykcji i wiele rąk, zanim dotrze do finalnego odbiorcy. To powoduje, że nawet firma działająca uczciwie i zgodnie ze swoimi procedurami może po czasie znaleźć się w centrum postępowania, bo organ uzna, że „powinna była zauważyć” nieprawidłowość powstałą wcześniej.

To właśnie w sprawach dotyczących dużych podmiotów szczególnie wyraźnie widać napięcie między teorią a praktyką. Teoretycznie odpowiedzialność za dług celny nie powinna być rozszerzana automatycznie na każdego uczestnika obrotu. W praktyce jednak zdarza się, że sam udział w łańcuchu dostaw staje się dla organu punktem wyjścia do budowania bardzo daleko idących tez o świadomości, staranności i rzekomej możliwości wykrycia nadużycia.

Kluczowe pytanie nie brzmi: czy doszło do nieprawidłowości

W wielu postępowaniach firmy koncentrują się na pobocznym, choć naturalnym odruchu obronnym: skoro nie popełniliśmy błędu, to sprawa nas nie dotyczy. Tymczasem sedno sporu bardzo często leży gdzie indziej.

Nie chodzi wyłącznie o to, czy wcześniej w obrocie rzeczywiście doszło do nieprawidłowości. Kluczowe jest to, czy można konkretnemu przedsiębiorcy przypisać wiedzę o tej nieprawidłowości albo wykazać, że przy zachowaniu należytej staranności powinien był ją rozpoznać.

To różnica fundamentalna. Organ nie może poprzestać na stwierdzeniu, że gdzieś wcześniej wydarzyło się coś nieprawidłowego, a następnie automatycznie obciążyć odpowiedzialnością kolejny podmiot z łańcucha. Musi jeszcze udowodnić, że właśnie ten przedsiębiorca miał realne podstawy, by zidentyfikować problem. To wymaga jednak konkretów: wskazania okoliczności ostrzegawczych, uchybień w działaniu firmy, braków proceduralnych, zaniechań weryfikacyjnych i związku między nimi a możliwością wykrycia nieprawidłowości.

Największe zagrożenie: egzekucja zanim sprawa zostanie realnie zweryfikowana

To element, który powinien szczególnie wybrzmieć w komunikacji do biznesu. Dla wielu firm największym ryzykiem nie jest sam spór w sensie prawnym, ale tempo, w jakim jego skutki mogą przełożyć się na płynność, majątek i bezpieczeństwo operacyjne przedsiębiorstwa.

W praktyce decyzja organu pierwszej instancji może uruchomić bardzo poważne konsekwencje jeszcze zanim dojdzie do kontroli jej zasadności przez organ odwoławczy. Oznacza to, że firma może zostać zmuszona do mierzenia się z egzekucją, blokadą środków, presją na szybkie zabezpieczenie kwot, zaburzeniem relacji z finansującymi czy poważnym wewnętrznym kryzysem zarządczym – mimo że decyzja nie została jeszcze ostatecznie zweryfikowana.

Z perspektywy zarządów, dyrektorów finansowych i właścicieli grup kapitałowych to ryzyko ma wymiar nie tylko prawny, ale strategiczny. Spór celny niejednokrotnie wychodzi poza dział podatkowy czy compliance. Zaczyna oddziaływać na cash flow, wskaźniki zadłużenia, rozmowy z bankami, procesy audytowe i ocenę bezpieczeństwa całego modelu operacyjnego.

Znamy sprawy, w których pierwsza decyzja była bardzo mocna – a potem została uchylona

W praktyce pełnomocnika spotykam sprawy, w których decyzje pierwszoinstancyjne zawierają bardzo daleko idące oceny:
- sugestie udziału w oszustwie,
- tezy o świadomym uczestnictwie w nieprawidłowym obrocie albo
- wnioski o możliwości wykrycia nadużycia przez polskie, duże i nieświadome firmy.
Tego rodzaju rozstrzygnięcia potrafią prowadzić do natychmiastowych i dotkliwych skutków majątkowych, co oczywiście warto pilotować.

Jednocześnie zdarzają się sprawy, w których po czasie organ odwoławczy uchyla taką decyzję, wskazując na zasadnicze braki:
- niewystarczający materiał dowodowy,
- wadliwą ocenę zgromadzonych akt,
- zbyt daleko idące domniemania,
- brak precyzyjnego wykazania przesłanek odpowiedzialności czy
- niedostateczne powiązanie ustaleń z konkretnym zachowaniem przedsiębiorcy.

To pokazuje rzecz niezwykle ważną: pierwsza decyzja organu nie jest jeszcze dowodem, że odpowiedzialność rzeczywiście istnieje. Bywa raczej początkiem sporu, w którym dopiero trzeba sprawdzić, czy organ prawidłowo zbudował cały wywód faktyczny i prawny. Problem polega na tym, że zanim ta weryfikacja nastąpi, firma może już odczuwać bardzo realne skutki egzekucyjne bądź nawet zakończyć swoje istnienie.

Dlaczego nie wolno przyjmować narracji organu bez własnej analizy

W sprawach o dług celny przedsiębiorcy zbyt często reagują dopiero wtedy, gdy spór jest już zaawansowany. Tymczasem kluczowe znaczenie ma szybka, chłodna i niezależna analiza już na etapie wszczęcia postępowania.

W takim przypadku rekomenduję odpowiedzieć sobie na kilka zasadniczych pytań:
1) Jaki dokładnie czyn lub zaniechanie organ przypisuje firmie, a nie innemu uczestnikowi łańcucha?
2) Na jakich dowodach opiera twierdzenie o świadomości albo braku staranności?
3) Czy organ wskazuje realne sygnały ostrzegawcze, które przedsiębiorca rzeczywiście mógł rozpoznać w danym czasie?
4) Czy ocena została dokonana z perspektywy konkretnego modelu biznesowego firmy, czy wyłącznie na podstawie ogólnych założeń i retrospektywnej wiedzy organu?
5) Czy z akt wynika rzeczywisty związek między zachowaniem przedsiębiorcy a powstaniem lub nierozliczeniem długu celnego?

W wielu sprawach dopiero taka analiza pokazuje, że organ nie tyle wykazał odpowiedzialność, ile ją z góry założył, a następnie próbował dopasować do tej tezy materiał dowodowy.

Retrospekcja to nie dowód

Jednym z najczęstszych problemów w tego typu sprawach jest ocenianie działań przedsiębiorcy z perspektywy wiedzy, którą organ uzyskał dopiero po latach. To bardzo wygodny punkt widzenia dla administracji, ale często zawodny z perspektywy standardów dowodowych.

Łatwo powiedzieć po czasie, że dana firma „powinna była dostrzec” nieprawidłowość, jeśli dziś organ zna już raporty, wyniki zagranicznych ustaleń, dane z innych postępowań czy dokumenty, do których przedsiębiorca wcześniej nie miał dostępu. Znacznie trudniej wykazać, że w realiach dnia codziennego, przy normalnym przebiegu transakcji i na podstawie informacji dostępnych w tamtym momencie, ta sama firma rzeczywiście miała podstawy do powzięcia podejrzeń.

Dla biznesu to nie jest temat niszowy

Zarządy dużych firm często traktują sprawy celne jako obszar techniczny, delegowany do operacji, logistyki albo zewnętrznych brokerów. To błąd. W obecnej praktyce spory o dług celny mogą przerodzić się w sprawy o wielomilionowej ekspozycji, z ryzykiem egzekucji, skutkami bilansowymi i reputacyjnymi, a niekiedy także z koniecznością szybkiego podejmowania decyzji kryzysowych.

Dlatego temat odpowiedzialności za cudze nieprawidłowości w obrocie towarowym powinien znaleźć się nie tylko na biurku działu celnego czy podatkowego, lecz także w agendzie zarządu, CFO, compliance i osób odpowiadających za bezpieczeństwo łańcucha dostaw.

Co warto zrobić, zanim spór wymknie się spod kontroli

Najgorsza strategia to bierne założenie, że skoro firma działała uczciwie, organ sam to dostrzeże. W praktyce konieczne jest aktywne zbadanie sprawy i przygotowanie argumentacji zanim utrwali się niekorzystna narracja.

W szczególności warto:
- przeanalizować akta i logikę rozumowania organu;
- zbadać, czy wskazane przez organ okoliczności faktycznie mogły być rozpoznawalne dla firmy na etapie wykonywania usług lub obrotu towarem;
- odtworzyć rzeczywisty przebieg procesów operacyjnych i decyzyjnych po stronie przedsiębiorcy;
- zweryfikować, jakie procedury kontrolne funkcjonowały w firmie i czy odpowiadały skali oraz charakterowi działalności;
- ocenić ryzyka egzekucyjne i majątkowe równolegle z obroną merytoryczną, bo w takich sprawach czas ma znaczenie krytyczne.

Ten spór trzeba umieć rozbroić wcześnie

W tego rodzaju postępowaniach liczy się nie tylko znajomość przepisów celnych, ale również doświadczenie w czytaniu akt, wychwytywaniu luk dowodowych, ocenianiu standardu staranności przedsiębiorcy i przewidywaniu praktycznych skutków działań organu. Często to właśnie na wczesnym etapie da się dostrzec, czy organ rzeczywiście dysponuje materiałem pozwalającym przypisać firmie odpowiedzialność, czy raczej próbuje rozszerzyć ją zbyt daleko, wykorzystując sam fakt udziału przedsiębiorcy w łańcuchu dostaw.

Dobrze poprowadzona analiza pozwala nie tylko przygotować obronę procesową. Często pozwala też odpowiedzieć na najważniejsze pytanie z perspektywy biznesu: czy ingerencja UCS rzeczywiście ma solidne podstawy, czy też firma została wciągnięta w spór przede wszystkim dlatego, że znalazła się w zasięgu organu i dysponuje majątkiem, z którego można prowadzić egzekucję.

Podsumowując, jeżeli Twoja firma została objęta postępowaniem dotyczącym długu celnego i odpowiedzialności solidarnej, kluczowe jest szybkie ustalenie, czy organ rzeczywiście ma podstawy do przypisania Ci wiedzy o nieprawidłowościach lub braku wymaganej staranności. Pomagam przedsiębiorcom ocenić, czy ingerencja UCS jest oparta na rzeczywistych dowodach, czy na zbyt daleko idących założeniach. Analizuję, czy z perspektywy konkretnej firmy i jej modelu działania można było realnie zidentyfikować nieprawidłowość albo oszustwo popełnione na wcześniejszym etapie obrotu towarem. W sporach, w których stawką są nie tylko należności, ale też płynność, majątek i bezpieczeństwo biznesu, taka ocena powinna nastąpić jak najwcześniej.

Jakub Sitarski – Radca prawny, Doradca podatkowy, Szef Działu Sporów Podatkowych i Postępowań Sądowych w Kancelarii LTCA
Autor Bloga o tematyce podatkowej www.jakubsitarski.pl.
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/jakub-sitarski/