Nowe zasady po kontrolach celnych od 2026 r. – reorganizacja urzędów czy większy nadzór nad przedsiębiorcami?

• Zmiana, która nie jest wyłącznie organizacyjna
• Możliwe korzyści: większa specjalizacja i bardziej jednolite podejście
• Okres przejściowy zawsze rodzi ryzyko
• Szczególna ostrożność przy pozwoleniach i procedurach specjalnych
• Większa centralizacja może oznaczać większy nadzór
• To dobry moment na audyt ryzyk
• Zmiana techniczna, która może mieć strategiczne skutki

Zmiana, która nie jest wyłącznie organizacyjna

Zmiana właściwości organów celnych jest formalnie elementem porządkowania kompetencji administracji. Tego rodzaju regulacje zazwyczaj mają służyć usprawnieniu obsługi przedsiębiorców, lepszemu rozdzieleniu zadań pomiędzy organy oraz dostosowaniu struktury administracyjnej do zmieniającego się modelu zarządzania ryzykiem.

Na poziomie formalnym może chodzić o zmianę przypisania określonych spraw do innych naczelników urzędów celno-skarbowych lub zmianę kryteriów ustalania właściwości. Na poziomie praktycznym oznacza to jednak znacznie więcej.

Zmiana organu właściwego może wpływać na prowadzone postępowania, sposób wykonywania nadzoru, obsługę pozwoleń, a w niektórych przypadkach również na ciągłość relacji przedsiębiorcy z administracją.

I właśnie w tym obszarze pojawiają się zarówno potencjalne korzyści, jak i realne ryzyka.

Możliwe korzyści: większa specjalizacja i bardziej jednolite podejście

Jednym z głównych argumentów przemawiających za tego rodzaju zmianami jest specjalizacja organów. Jeżeli określone sprawy będą koncentrowane w wyspecjalizowanych jednostkach, może to prowadzić do większej jednolitości praktyki stosowania przepisów. To z kolei może ograniczać problem rozbieżnych interpretacji pomiędzy poszczególnymi urzędami, z którym przedsiębiorcy od lat mają do czynienia.

Z perspektywy biznesu może to oznaczać większą przewidywalność rozstrzygnięć, większą stabilność w zakresie wydawania decyzji oraz bardziej jednolite podejście do pozwoleń, uproszczeń czy procedur specjalnych.

W teorii zmiany mogą również usprawnić prowadzenie postępowań.

Jeżeli reorganizacja ma służyć lepszej efektywności administracji, może przełożyć się na sprawniejszą obsługę wniosków, szybsze rozpoznawanie spraw oraz bardziej uporządkowany model komunikacji z organami. To potencjalnie istotna wartość — o ile zmiana zostanie wdrożona bez zakłóceń.

Okres przejściowy zawsze rodzi ryzyko

Każda reorganizacja administracji generuje jednak moment przejściowy, a właśnie w tym okresie najczęściej pojawiają się problemy.

Zmiana właściwości może prowadzić do sytuacji, w których sprawy będą przekazywane pomiędzy organami, dokumentacja będzie wymagała transferu, a strony postępowań mogą napotkać trudności w ustaleniu, który organ jest właściwy na danym etapie.

W praktyce może to oznaczać opóźnienia, spory kompetencyjne, problemy proceduralne, a w niektórych przypadkach również ryzyko naruszenia praw strony.

Dla przedsiębiorców prowadzących aktywne postępowania — zwłaszcza w obszarze kontroli celno-skarbowych, procedur specjalnych czy spraw prowadzonych w trybie art. 22 ust. 6 UKC — nie jest to ryzyko czysto teoretyczne. To ryzyko operacyjne.

Szczególna ostrożność przy pozwoleniach i procedurach specjalnych

Szczególnej analizy wymagają decyzje i pozwolenia wydane przed zmianą właściwości.

Przedsiębiorcy powinni zweryfikować, czy reorganizacja nie wpływa na organ sprawujący nadzór nad już wydanymi pozwoleniami, w tym dotyczącymi magazynów celnych, procedur specjalnych, uproszczeń czy statusu AEO.

W praktyce kluczowe staje się ustalenie, czy zmienia się wyłącznie struktura organizacyjna, czy również model nadzoru i sposób wykonywania kompetencji.

To rozróżnienie może mieć istotne znaczenie dla bezpieczeństwa prowadzonej działalności.

Większa centralizacja może oznaczać większy nadzór

To aspekt, który często umyka w pierwszej ocenie zmian.

Centralizacja kompetencji rzadko służy wyłącznie uproszczeniu organizacji.

Bardzo często oznacza również zwiększenie możliwości analitycznych organów, łatwiejsze łączenie danych, skuteczniejsze profilowanie ryzyka i bardziej scentralizowany model kontroli.

Z perspektywy administracji jest to element nowoczesnego zarządzania ryzykiem a z perspektywy przedsiębiorcy może to oznaczać większą ekspozycję na nadzór.

W tym sensie zmiana właściwości organów może być odczytywana nie tylko jako reforma organizacyjna, ale jako kolejny element budowy bardziej scentralizowanego modelu kontroli, który coraz wyraźniej wpisuje się również w kierunek reform Nowego Unijnego Kodeksu Celnego.

To dobry moment na audyt ryzyk

Zmiana właściwości organów nie powinna być pozostawiona bez analizy. Dla wielu przedsiębiorców to moment, by zweryfikować, czy zmiany wpływają na:

• prowadzone postępowania,
• wydane pozwolenia,
• relacje z organami nadzoru,
• wewnętrzne procedury compliance,
• oraz model współpracy z agencjami celnymi.

To również dobry moment na ocenę, czy organizacja jest przygotowana na funkcjonowanie w bardziej scentralizowanym i bardziej analitycznym modelu nadzoru.

Zmiana techniczna, która może mieć strategiczne skutki

Największym błędem byłoby uznać tę reformę za wyłącznie administracyjny detal. Bo choć formalnie mowa o właściwości organów, w praktyce chodzi o coś więcej. Chodzi o sposób wykonywania nadzoru. O model zarządzania ryzykiem. O przewidywalność relacji przedsiębiorcy z administracją. I o pytanie, czy mamy do czynienia wyłącznie z reorganizacją urzędów, czy z kolejnym etapem przebudowy systemu kontroli w handlu międzynarodowym. A to dla biznesu nigdy nie jest zmiana neutralna.

dr Izabella Tymińska, ekspert ds. ceł, prawa celnego, handlu zagranicznego