Mały biznes bez zakładania firmy. Działalność nierejestrowana do 10 813,50 zł przychodu na kwartał w 2026 roku. Co z KSeF, VAT, PIT i składkami ZUS?

• Wygodna opcja na dorobienie lub przetestowanie pomysłu na biznes. Dla kogo jest dostępna działalność nierejestrowana?
• Do limitu liczy się przychód należny, a nie dochód
• Przekroczenie limitu: siedem dni na wpis do CEIDG
• Działalność nierejestrowana a KSeF: dwa różne limity
• Obowiązki osób prowadzących działalność bez rejestracji

Wygodna opcja na dorobienie lub przetestowanie pomysłu na biznes. Dla kogo jest dostępna działalność nierejestrowana?

To ułatwienie dla osób, które chcą dorobić w sezonie wakacyjnym albo przetestować pomysł na własny biznes. Kwartalne ustalanie limitu daje też większą swobodę osobom, których przychody są sezonowe lub nieregularne. Wyższa sprzedaż w jednym miesiącu nie oznacza już automatycznie konieczności rejestrowania firmy, o ile suma od początku do końca kwartału mieści się w limicie.

– Z działalności nierejestrowanej mogą korzystać osoby fizyczne, które przez ostatnie 5 lat (60 miesięcy) nie wykonywały działalności gospodarczej. Nie może ona obejmować aktywności wymagającej koncesji, zezwolenia, licencji ani wpisu do rejestru działalności regulowanej. Nie może być również prowadzona w ramach spółki cywilnej. Działalność nierejestrowaną można natomiast łączyć z pracą na etacie. Pracownik powinien jednak sprawdzić, czy nie obowiązuje go zakaz konkurencji – mówi Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.

Do limitu liczy się przychód należny, a nie dochód

Przy ustalaniu limitu znaczenie ma przychód należny, czyli kwoty należne za sprzedane towary lub wykonane usługi, nawet jeśli klient jeszcze ich nie zapłacił. W praktyce oznacza to, że jeżeli usługa została wykonana we wrześniu, a klient zapłaci dopiero w październiku, należność zwiększy limit za III kwartał. Limitu kwartalnego nie pomniejszają koszty materiałów, sprzętu czy reklamy, można je będzie natomiast rozliczyć w PIT rocznym.

– Dochód z działalności nierejestrowanej wykazuje się w PIT-36 i rozlicza według skali podatkowej. W rocznym PIT jest inaczej – uwzględnia się tylko pieniądze faktycznie otrzymane. Można od nich odjąć opłacone, udokumentowane koszty uzyskania przychodu. W ciągu roku nie trzeba natomiast wpłacać zaliczek na podatek – dodaje ekspertka IFIRMA.

Przekroczenie limitu: siedem dni na wpis do CEIDG

Osoba, która osiągnęła przychód w wysokości przykładowo 6 000 zł w lipcu, 2 500 zł w sierpniu i 2 000 zł we wrześniu, osiągnie w III kwartale limit 10 500 zł. Nadal może więc działać bez wpisu do CEIDG.

Jeśli jednak przychód należny wyniósłby 9 000 zł w sierpniu i kolejne 2 000 zł we wrześniu, jego suma osiągnęłaby 11 000 zł, a więc przekroczyłaby kwartalny próg 10 813,50 zł. Od dnia przekroczenia aktywność jest uznawana za działalność gospodarczą, a wniosek o wpis do CEIDG trzeba złożyć w ciągu siedmiu dni.

Działalność nierejestrowana a KSeF: dwa różne limity

Brak wpisu do CEIDG nie zwalnia z obowiązków dotyczących VAT, fakturowania ani kasy fiskalnej – w tym zakresie działalność nierejestrowana podlega takim samym zasadom jak zarejestrowana firma. Najczęściej można korzystać ze zwolnienia z VAT, jednak decydują o tym rodzaj i skala sprzedaży, a nie sam brak rejestracji.

Różnice dotyczą przede wszystkim PIT i ZUS: dochód z działalności nierejestrowanej rozlicza się wyłącznie według skali podatkowej, ale jej prowadzenie nie wiąże się z obowiązkiem opłacania składek ZUS. To właśnie brak tych składek, które przedsiębiorca co do zasady opłaca również wtedy, gdy nie osiąga dochodu, jest jedną z głównych korzyści działalności nierejestrowanej.

– Osobne zasady dotyczą faktur wystawianych innym firmom. Do końca 2026 roku można je wystawiać poza KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur, jeśli ich łączna wartość nie przekroczy w danym miesiącu 10 000 zł brutto. Limit 10 000 zł liczy się co miesiąc i jest niezależny od kwartalnego limitu działalności nierejestrowanej. Należy więc kontrolować dwie oddzielne kwoty: kwartalny przychód z działalności nierejestrowanej oraz miesięczną wartość faktur objętych KSeF – wyjaśnia Joanna Łuksza.

Obowiązki osób prowadzących działalność bez rejestracji

Działalność nierejestrowana wiąże się z kilkoma podstawowymi obowiązkami związanymi z dokumentowaniem sprzedaży. Należy prowadzić jej prostą ewidencję – wystarczy tabela z datą sprzedaży, kwotą oraz sumą przychodów od początku kwartału. Trzeba również zachowywać dokumenty potwierdzające poniesione koszty, a na życzenie kupującego wystawić fakturę lub rachunek.

Osoba kupująca prywatnie ma takie same prawa jak klient każdej innej firmy. Może między innymi złożyć reklamację, a przy zakupie na odległość – na przykład przez internet – zwykle także odstąpić od umowy. Zasady te obowiązują również wtedy, gdy działalność nie jest wpisana do CEIDG.

– Dodatkowe wymagania dotyczą tylko niektórych branż. Dlatego przed rozpoczęciem sprzedaży warto sprawdzić zasady dla danego rodzaju produktów lub usług. Czasami konieczna jest rejestracja do VAT albo korzystanie z kasy fiskalnej już od pierwszej sprzedaży. Przykładowo usługi doradcze zwykle wymagają rejestracji do VAT, natomiast przy usługach fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych sprzedaż trzeba rejestrować na kasie fiskalnej od pierwszej transakcji – dodaje ekspertka IFIRMA.