Ta wiadomość na profilu ZUS będzie uznana za doręczoną, nawet gdy pracodawca jej nie otworzy

• Koniec papierowych listów
• Fikcja doręczenia po 14 dniach
• Trzydzieści dni, które biegną niezależnie od czytania
• Czym to grozi
• Ucieczka przed wezwaniem nie zadziała
• Co powinny zrobić firmy i biura rachunkowe

Koniec papierowych listów

Zmianę wprowadza ustawa z 29 maja 2026 r. o zmianie ustawy o pracowniczych planach kapitałowych oraz ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19. Nowe przepisy wchodzą w życie 7 sierpnia 2026 r.

Do tej pory PFR, który prowadzi ewidencję PPK i ustala, którzy pracodawcy nie zawarli wymaganej umowy o zarządzanie, wysyłał wezwania listem. Teraz papierowa korespondencja znika. Wezwanie trafi na profil informacyjny podmiotu zatrudniającego w ZUS – ten sam, z którego pracodawcy korzystają na co dzień przy rozliczeniach składkowych. Koszty tej wysyłki ponosi PFR, nie budżet państwa. Resort finansów przedstawia nowelizację jako element deregulacji i cyfryzacji kontaktu państwa z przedsiębiorcami, a w informacji Kancelarii Prezydenta podkreślono, że ma ona charakter techniczno-organizacyjny i nie zmienia istoty obowiązków ciążących na pracodawcach.

Fikcja doręczenia po 14 dniach

Sedno zmiany dotyczy jednak nie tyle kanału, ile momentu, w którym pismo zaczyna wywoływać skutki. Jeżeli pracodawca zaloguje się i otworzy wezwanie, za dzień doręczenia uznaje się dzień odczytu. Jeżeli tego nie zrobi, pismo i tak uznaje się za doręczone po 14 dniach od udostępnienia na profilu – nawet gdy konto pozostało nieotwarte. To mechanizm znany z e-doręczeń w administracji, będący cyfrowym odpowiednikiem awizo: po upływie ustawowego terminu przyjmuje się, że dokument dotarł, choćby adresat nigdy go nie przeczytał.

ZUS ma powiadamiać o nowej wiadomości pocztą elektroniczną lub SMS-em, jest to jednak wyłącznie udogodnienie, a nie warunek skuteczności doręczenia. System nie wymaga potwierdzenia odbioru. Brak kliknięcia nie wstrzymuje biegu terminu, lecz uruchamia fikcję doręczenia.

Trzydzieści dni, które biegną niezależnie od czytania

Od dnia doręczenia – rzeczywistego albo fikcyjnego – pracodawca ma 30 dni na zawarcie umowy o zarządzanie PPK z funduszem prowadzonym przez wyznaczoną instytucję finansową (PFR TFI) albo na przekazanie PFR informacji, że umowę zawarto z inną instytucją. Termin liczony jest w dniach kalendarzowych, więc weekendy i święta nie przedłużają go ani o dzień.

Tu właśnie kryje się pułapka dla najmniejszych. Jednoosobowa firma albo biuro rachunkowe, które zagląda na profil w ZUS raz na kilka tygodni, może w ogóle nie dowiedzieć się o wezwaniu, zanim upłynie termin doręczenia i rozpocznie się bieg 30 dni. W praktyce znaczna część terminu może minąć, zanim ktokolwiek w firmie zobaczy pismo.

Trzeba przy tym pamiętać o subtelności, która bywa mylona nawet w prasowych omówieniach. Trzydziestodniowy termin z wezwania nie jest przedłużeniem ustawowego terminu na zawarcie umowy o zarządzanie. Zawarcie umowy w odpowiedzi na wezwanie, choćby natychmiast, oznacza umowę zawartą po ustawowym terminie, ze wszystkimi tego skutkami. Wezwanie jest więc raczej ostatnim sygnałem ostrzegawczym niż nowym, bezpiecznym oknem.

Czym to grozi

Konsekwencje nie są symboliczne. Za niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie grozi kara grzywny w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń u danego pracodawcy w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego. Podstawą jest art. 106 ustawy o PPK, a ściganie tych wykroczeń należy do Państwowej Inspekcji Pracy, która występuje w nich w roli oskarżyciela publicznego. Dla firmy z realnym funduszem płac to kwota, której nie sposób zbyć wzruszeniem ramion.

Ucieczka przed wezwaniem nie zadziała

Można by pomyśleć, że najprostszym rozwiązaniem jest nie mieć konta, którego trzeba pilnować. To złudzenie. Każdy płatnik składek ma obowiązek posiadania profilu informacyjnego w ZUS na podstawie art. 47b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a jeśli go nie założy, profil utworzy sam ZUS. Ignorowanie skrzynki niczego nie odracza – przeciwnie, prowadzi wprost do fikcji doręczenia po 14 dniach.

Co powinny zrobić firmy i biura rachunkowe

Praktyczny wniosek jest prosty: konto w ZUS trzeba traktować jak oficjalną skrzynkę urzędową, równie poważnie jak list polecony. Warto zadbać o kilka rzeczy. Po pierwsze, o aktualne dane kontaktowe w profilu, czyli adres e-mail i numer telefonu, na które przyjdą powiadomienia o nowej korespondencji. Po drugie, o wyznaczenie konkretnej osoby odpowiedzialnej za regularne, na przykład cotygodniowe, sprawdzanie skrzynki oraz o zastępstwo na czas jej nieobecności. Dwutygodniowy urlop wystarczy, by termin doręczenia upłynął bez niczyjej wiedzy. Po trzecie, biura rachunkowe powinny upewnić się, że dysponują pełnomocnictwem do profilu klienta w ZUS albo że sam klient wie, iż to on musi monitorować wezwania. Odpowiedzialność za brak umowy spoczywa bowiem na płatniku, a nie na obsługującym go biurze.

Gdy wezwanie już się pojawi, nie ma powodu do paniki, bo jest to przypomnienie, a nie decyzja o karze. Jest natomiast powód do sprawności. Najlepiej odczytać pismo od razu, skontaktować się z instytucją finansową i zawrzeć umowę lub przekazać PFR wyjaśnienia, nie czekając na ostatni dzień terminu.

Nowelizacja sama w sobie jest rozsądnym krokiem w stronę cyfryzacji i realnie skraca drogę korespondencji. Przenosi jednak ciężar czujności na przedsiębiorcę. Od 7 sierpnia o tym, czy firma zdąży zareagować, decyduje już nie listonosz, lecz nawyk logowania się do ZUS.