Nie każda firma musi od razu przejść na KSeF. Jest limit, o którym wielu przedsiębiorców nie wie

• Czym jest KSeF i jak działa e-faktura?
• Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla firm?
• Limit 10 tys. zł – ważna ulga dla najmniejszych firm
• Paragony z NIP do 450 zł nadal poza KSeF
• Przykład: kwiaciarka i obowiązek e-faktur
• Czy trzeba mieć płatny program do KSeF?
• Czy ktoś może zalogować się do KSeF tylko z PESEL?
• Czy do limitu 10 tys. zł są wliczane tylko faktury, które obowiązkowo należy wystawiać w KSeF (B2B), czy wlicza się wszystkie wystawione faktury?
• Czy do limitu 10 tys. zł należy wliczać wartość faktur wystawionych za pomocą kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone?
• Czy do limitu 10 tys. zł należy wliczać wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, udokumentowaną tzw. fakturą konsumencką?
• Czy do limitu 10 tys. zł należy wliczać wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, udokumentowaną wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej, w stosunku do której nie została wystawiona faktura?
• Czy jeśli w jednym miesiącu nie przekroczę 10 tys. zł obrotu, to w tym miesiącu nie muszę wystawiać faktury w KSeF? A ja ka w następnym przekroczę to już muszę? W kolejny, jeżeli nie przekroczę to znowu nie muszę, itd.?
• Sprzedaż ma miejsce 5 kwietnia 2026 r. Termin wystawienia faktury mija 15 maja 2026 r. Fakturę na rzecz nabywcy (płatnika) wystawiono 7 maja 2026 r. Czy fakturę wlicza się do limitu 10 tys. zł za kwiecień czy za maj?

Od 1 lutego 2026 r. w Polsce obowiązuje Krajowy System e-Faktur (KSeF), który całkowicie zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur. System wchodzi w życie etapami – najpierw objął największe firmy, a od kwietnia 2026 r. wszystkich przedsiębiorców. Wielu z nich zastanawia się, jak nowe przepisy wpłyną na najmniejsze działalności, szczególnie te, które miesięcznie wystawiają faktury o łącznej wartości poniżej 10 000 zł.

Ministerstwo Finansów przygotowało wyjaśnienia w tym zakresie, aby rozwiać wątpliwości dotyczące wyjątków, terminów i obowiązków. Do końca 2026 r. podatnicy spełniający określone warunki nadal będą mogli korzystać z papierowych faktur lub dokumentów elektronicznych poza KSeF. Sprawdź, co dokładnie oznacza limit 10 000 zł i jak przygotować firmę do zmian.

Czym jest KSeF i jak działa e-faktura?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. KSeF obejmuje etapami wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury w Polsce. Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania faktur. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu.

E-faktura to zgodny z wzorem plik XML, przesłany do systemu KSeF, któremu został nadany unikalny numer. W KSeF znajdzie ją odbiorca (podatnik posiadający NIP) i tu jest archiwizowana przez 10 lat. Nie wysyła się jej mailem, nie drukuje (poza ustawowymi wyjątkami), nigdy się już nie zniszczy ani nie zginie.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla firm?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi etapami:

• od 1 lutego 2026 r. ruszył dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. jest obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców.

Dodatkowo, do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 tys. zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system.

Limit 10 tys. zł – ważna ulga dla najmniejszych firm

Czy podatnik, który wystawia faktury o łącznej wartości brutto nieprzekraczającej 10 tys. zł miesięcznie, może wystawiać je w formie papierowej, bez obowiązku korzystania z KSeF? Odpowiedź Ministerstwa Finansów: „Tak, do końca 2026 r. podatnik może wystawiać faktury poza KSeF (np. papierowo lub elektronicznie), jeśli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży z podatkiem z tych faktur nie przekracza 10 000 zł.

Jeśli jednak wartość ta zostanie przekroczona, podatnik musi wystawiać faktury w KSeF - począwszy od faktury, która przekroczył limit. Zachęcamy jednak, aby już wcześniej przygotować swoją firmę do KSeF. Odsunięcie w czasie obowiązku wystawiania faktur w KSeF nie wpłynie na konieczność ich odbierania w systemie. Otrzymywanie faktur od 1 lutego 2026 r. będzie odbywało się za pośrednictwem KSeF.”

Paragony z NIP do 450 zł nadal poza KSeF

Do kiedy paragony fiskalne z NIP nabywcy będą uznawane za fakturę uproszczoną i będą wyłączone z obowiązkowego KSeF?

Ministerstwo Finansów odpowiada: „Do końca 31 grudnia 2026 r. - do tego czasu możliwe jest wystawianie faktur przez kasy rejestrujące (w tym paragonów z NIP do 450 zł) i brak obowiązku ich wystawiania w KSeF.”

VAT 2026. Komentarz

Przykład: kwiaciarka i obowiązek e-faktur

Kwiaciarka wystawia trzy faktury w miesiącu o wartościach od 1500 zł do 2500 zł każda. Czy musi wystawiać faktury w KSeF?

Ministerstwo Finansów: „Docelowo tak. Obowiązek stosowania KSeF obejmie kwiaciarkę od 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 roku mali przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poza KSeF o ile łączna wartość sprzedaży na fakturach nie przekracza w miesiącu 10 000 zł.”

Czy trzeba mieć płatny program do KSeF?

Ministerstwo Finansów: „Nie. Ministerstwo Finansów zapewnia bezpłatne narzędzia - Aplikację Podatnika KSeF, dostępną w wersji online (wersja testowa dostępna będzie od 3 listopada 2025 r.) i Aplikację Mobilną KSeF (od 01 lutego 2026 r.).”

Czy ktoś może zalogować się do KSeF tylko z PESEL?

Ministerstwo Finansów: „Nie. Sam PESEL nie wystarczy. Żeby się zalogować, potrzebny jest Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, token albo certyfikat KSeF. Bez tego nikt nie będzie w stanie uwierzytelnić się w systemie w Twoim imieniu.”

Czy do limitu 10 tys. zł są wliczane tylko faktury, które obowiązkowo należy wystawiać w KSeF (B2B), czy wlicza się wszystkie wystawione faktury?

Ministerstwo Finansów: „Do limitu 10 tys. zł wlicza się jedynie faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF (tj. w stosunku do których nie istnieją żadne wyłączenia lub przepisy epizodyczne pozwalające na ich wystawienie poza KSeF).”

Czy do limitu 10 tys. zł należy wliczać wartość faktur wystawionych za pomocą kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone?

Ministerstwo Finansów: „Nie, gdyż w tych przypadkach można wystawić faktury w postaci papierowej lub elektronicznej. Do limitu 10 tys. zł wlicza się jedynie faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF. Dlatego do wartości sprzedaży 10 tys. zł nie będzie wliczana ani wartość faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących, ani wartość paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone.”

Czy do limitu 10 tys. zł należy wliczać wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, udokumentowaną tzw. fakturą konsumencką?

Ministerstwo Finansów: „Nie. Faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkowym KSeF. Do limitu 10 000 zł wlicza się wyłącznie wartość tych faktur, w stosunku do których podatnik jest zobowiązany do ich wystawienia w KSeF.”

Czy do limitu 10 tys. zł należy wliczać wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, udokumentowaną wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej, w stosunku do której nie została wystawiona faktura?

Ministerstwo Finansów: „Nie. Do limitu 10 tys. zł nie wlicza się wartości sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej udokumentowanej wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej.”

Czy jeśli w jednym miesiącu nie przekroczę 10 tys. zł obrotu, to w tym miesiącu nie muszę wystawiać faktury w KSeF? A ja ka w następnym przekroczę to już muszę? W kolejny, jeżeli nie przekroczę to znowu nie muszę, itd.?

Ministerstwo Finansów: „Jeśli w pierwszym miesiącu podatnik nie przekroczy 10 000 zł to nie wystawia faktur w KSeF. Jeśli w drugim miesiącu przekroczy limit, to wystawia już w KSeF tę fakturę, którą przekroczył limit oraz wszystkie kolejne faktury. Fakt nieprzekroczenia limitu w trzecim miesiącu pozostaje już bez znaczenia.”

Sprzedaż ma miejsce 5 kwietnia 2026 r. Termin wystawienia faktury mija 15 maja 2026 r. Fakturę na rzecz nabywcy (płatnika) wystawiono 7 maja 2026 r. Czy fakturę wlicza się do limitu 10 tys. zł za kwiecień czy za maj?

Ministerstwo Finansów: „Fakturę wlicza się do limitu 10 tys. zł zawsze zgodnie datą wystawienia, czyli w maju 2026 r.”

Na podstawie informacji z ksef.podatki.gov.pl