Nowe Repozytorium Dokumentów Finansowych w praktyce – najczęstsze problemy techniczne przy składaniu dokumentów w 2026 roku

Prawie 66% sektora usług księgowych mierzy się z drastycznym wzrostem pracochłonności, podczas gdy wyższe przychody odnotowało tylko ok. 40% biur rachunkowych. Księgowi wykonują podwójną pracę bez adekwatnego ekwiwalentu finansowego. Tak wynika z raportu fillup k24 "Barometr nastrojów polskich księgowych 2026". Co więcej ponad połowa biur rachunkowych rezygnuje z tworzenia nowych etatów, a mimo to większość z tych podmiotów uważa rekrutację za trudną. Powód? Współczesny księgowy musi być analitykiem danych i konsultantem IT, tymczasem uczelnie wyższe wciąż kształcą według programów niedostosowanych do ery cyfrowej.

Rząd szykuje prawdziwą rewolucję w ryczałcie. Od 2027 roku część przedsiębiorców i wynajmujących zapłaci nowy 15-proc. podatek, a niektóre przychody zostaną objęte nawet 17-proc. stawką. Zmiany mają ukrócić popularne sposoby optymalizacji podatkowej wykorzystywane przez właścicieli firm, nieruchomości i znaków towarowych.

Od wielu lat przedsiębiorcy wpisani do KRS zobowiązani są do składania dokumentów finansowych (w szczególności sprawozdań finansowych) przez system teleinformatyczny Ministerstwa Sprawiedliwości, tj. Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Natomiast od lutego 2026 r. przedsiębiorcy korzystają z nowej wersji Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), działającej w oparciu o przebudowaną architekturę informatyczną, zintegrowaną z Portalem Rejestrów Sądowych (PRS). Nowy system ma zapewniać większe bezpieczeństwo przechowywanych danych oraz stabilność działania. Ponadto, nowy RDF obsługuje nowe rodzaje dokumentów (np. tzw. raporty ESG oraz dokumenty podatkowe). Z perspektywy użytkowników zmiana ta oceniana jest zasadniczo pozytywnie – nowy system jest bardziej spójny, nowocześniejszy i lepiej powiązany z innymi usługami rejestrowymi. Jednocześnie jednak pierwsze miesiące funkcjonowania nowego RDF pokazują, że składanie dokumentów finansowych w praktyce wiąże się z szeregiem wyzwań technicznych, które wcześniej albo nie występowały, albo miały marginalne znaczenie.

W latach 2021–2025 organy skarbowe przeprowadziły ponad 12,4 mln czynności sprawdzających, z czego zdecydowana większość dotyczyła VAT, PIT, CIT i akcyzy. Najnowszy raport MDDP i Konfederacji Lewiatan pokazuje, że skarbówka coraz częściej rezygnuje z klasycznych kontroli na rzecz szybkich, masowych weryfikacji, które stały się jej głównym narzędziem odzyskiwania pieniędzy.

Sąd odrzucił skargę przedsiębiorcy na decyzję VAT, bo uznał, że nie uzupełnił braków formalnych w terminie. Problem w tym, że termin w ogóle nie powinien zacząć biec. NSA stwierdził poważne nieprawidłowości przy doręczeniu korespondencji i uchylił wcześniejsze rozstrzygnięcie.

Procedura OSS została stworzona po to, by uprościć rozliczanie VAT od określonych transakcji B2C w Unii Europejskiej. Z oficjalnych wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że obejmuje ona przede wszystkim wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, wybrane usługi świadczone konsumentom oraz niektóre dostawy krajowe realizowane za pośrednictwem interfejsów elektronicznych. Jej sens jest prosty: zamiast rejestrować się do VAT osobno w wielu państwach UE, podatnik może rozliczyć zagraniczny VAT w jednym państwie identyfikacji. Jednocześnie poprawna analiza nie powinna zaczynać się od pytania o samą rejestrację do OSS, lecz od kwalifikacji modelu sprzedaży: skąd wysyłany jest towar, kto jest nabywcą, kto jest importerem, czy mamy do czynienia z WSTO czy ze sprzedażą na odległość towarów importowanych (SOTI) lub sprzedażą krajową i gdzie znajduje się miejsce opodatkowania. Dopiero po przejściu przez te etapy można ocenić, czy OSS upraszcza rozliczenie, czy też byłby użyty nieprawidłowo.

Zwolnienie podmiotowe w VAT kojarzy się z patrzeniem wyłącznie na kwotę sprzedaży. W praktyce przedsiębiorca powinien odpowiedzieć na trzy pytania: które czynności wliczają się do limitu, które są z niego wyłączone i czy nie wykonuje czynności, które odbierają prawo do zwolnienia niezależnie od wysokości obrotu. Najwięcej ryzyk pojawia się przy najmie, mediach, nieruchomościach i usługach zagranicznych.

Nawet nieświadomie dokonany wadliwy wybór tej formy opodatkowania, jaką jest CIT estoński jest od początku nieważny i spółka ex lege jest opodatkowana wstecznie na zasadach ogólnych. Przepisy nie przewidują tu trybu naprawczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Wokół obowiązkowego korzystania z systemu KSeF oraz jego wpływu na moment odliczenia VAT i rozliczenia w JPK_V7 pojawiły się istotne wątpliwości podatników. Szczególnie problematyczne stały się sytuacje, w których te same faktury funkcjonują jednocześnie poza systemem (papierowo lub e-mailem) oraz w KSeF.

Ministerstwo Finansów broni swojego projektu deregulacyjnego UDER105, który zakłada zniesienie obowiązku automatycznego przekazywania podatnikom formularzy PIT-11 i innych informacji podatkowych. W odpowiedzi na interpelację posła Janusza Kowalskiego resort przekonuje, że zmiany mają ograniczyć biurokrację i odpowiadają na postępującą cyfryzację rozliczeń podatkowych. Jednocześnie pojawiają się pytania o dostęp do dokumentów dla seniorów, osób wykluczonych cyfrowo oraz możliwość szybkiej weryfikacji danych przekazywanych fiskusowi.