Nowe Repozytorium Dokumentów Finansowych w praktyce – najczęstsze problemy techniczne przy składaniu dokumentów w 2026 roku

• Weryfikacja sprawozdania finansowego w XML – nieprzewidywalny czas trwania
• Obowiązek wcześniejszego podpisania skanów uchwał
• Ograniczenia techniczne dotyczące nazw plików
• Komunikaty o niezgodności roku obrotowego
• Podsumowanie

Poniżej przedstawiamy najczęstsze problemy, z jakimi w praktyce spotykali się użytkownicy systemu w trakcie tych kilku miesięcy od rozpoczęcia funkcjonowania nowego RDF.

Weryfikacja sprawozdania finansowego w XML – nieprzewidywalny czas trwania

Jedną z istotnych zmian jest zwiększony nacisk na walidację dokumentów, w szczególności sprawozdań finansowych sporządzanych w strukturze XML. Co do zasady system dokonuje automatycznej weryfikacji zgodności dokumentu ze schematem – i jest to rozwiązanie słuszne z punktu widzenia bezpieczeństwa danych. W praktyce jednak pojawia się istotny problem: czas tej weryfikacji bywa trudny do przewidzenia.

W wielu przypadkach trwa ona zaledwie kilka sekund, jednak obserwowane są sytuacje, w których proces zajmuje kilka–kilkanaście minut, a sporadycznie nawet kilka godzin. Użytkownik nie otrzymuje przy tym jednoznacznej informacji, czy mamy do czynienia z chwilową niedyspozycyjnością systemu, czy rzeczywiście trwa proces sprawdzania dokumentu.

W konsekwencji może to znacząco wydłużać sam proces składania dokumentów – szczególnie w okresach wzmożonej aktywności (np. w czerwcu i lipcu), kiedy czas ma kluczowe znaczenie z perspektywy terminów ustawowych.

Obowiązek wcześniejszego podpisania skanów uchwał

Nowy RDF wprowadził zmianę o bardzo praktycznych konsekwencjach: konieczność podpisania niektórych załączników jeszcze przed ich wgraniem do systemu. W poprzedniej wersji RDF skany uchwał (o zatwierdzeniu sprawozdania czy podziale zysku bądź pokryciu straty) mogły być dołączane jako niepodpisane pliki, a podpis był składany dopiero przez osobę dokonującą zgłoszenia na etapie podpisania zgłoszenia. Obecnie system nie przyjmie takiego załącznika – skan musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP osoby dokonującej zgłoszenia już w momencie wgrywania dokumentu do zgłoszenia.

Zmiana ta, choć logiczna z punktu widzenia formalnego, rodzi istotne ryzyko błędów w praktyce – zwłaszcza gdy użytkownik działa według „starego schematu” i dopiero na końcu procesu orientuje się, że dokumenty nie spełniają wymogów technicznych.

Ograniczenia techniczne dotyczące nazw plików

Kolejnym problemem, który może skutecznie zablokować proces składania dokumentów, są ograniczenia dotyczące nazw plików.

System RDF może nie przyjąć dokumentu, jeżeli nazwa pliku jest zbyt długa – w praktyce przyjmuje się limit około 100 znaków (łącznie z rozszerzeniem).

Wbrew pozorom nie jest to sytuacja marginalna – w praktyce pliki przygotowywane przez księgowość czy biegłych rewidentów często zawierają rozbudowane nazwy obejmujące rok obrotowy, nazwę spółki, rodzaj dokumentu czy oznaczenia wersji. W takich przypadkach konieczne jest skrócenie nazwy pliku przed jego załączeniem – w przeciwnym razie system nie przyjmie takiego pliku.

Komunikaty o niezgodności roku obrotowego

Nowy RDF wprowadził również bardziej rozbudowaną walidację danych dotyczących okresu sprawozdawczego. W praktyce oznacza to, że w sytuacji, gdy spółka w przeszłości zmieniała dzień kończący rok obrotowy albo chce złożyć dokumenty za niepełny rok (np. za okres po otwarciu likwidacji), system może wyświetlać komunikat o niezgodności dat „od–do” z rokiem obrotowym.

Co istotne, komunikat ten nie ma charakteru blokującego – jeśli dane zostały wprowadzone prawidłowo, dokument powinien móc zostać skutecznie złożony. Niemniej jednak z perspektywy użytkownika może on budzić wątpliwości i prowadzić do niepotrzebnego wstrzymania procesu lub ponownej weryfikacji dokumentów.

Podsumowanie

Nowy system RDF uruchomiony w lutym 2026 r., stanowi istotny krok w kierunku cyfryzacji postępowań rejestrowych i – co do zasady – należy ocenić go pozytywnie.

Pierwsze doświadczenia pokazują jednak, że zmiany techniczne, nawet jeśli formalnie niewielkie, mają znaczący wpływ na praktykę składania dokumentów finansowych. Przytoczone w artykule problemy systemowe powodują, że proces składania dokumentów wymaga obecnie większej świadomości technicznej niż dotychczas. Z perspektywy praktycznej kluczowe jest odpowiednie przygotowanie dokumentów jeszcze przed rozpoczęciem zgłoszenia – pozwala to zminimalizować ryzyko błędów i uniknąć problemów w krytycznych momentach, zwłaszcza przy składaniu dokumentów na granicy ustawowych terminów.

Warto jednak podkreślić, że nowy RDF funkcjonuje relatywnie krótko, a właściwy „sezon” składania sprawozdań finansowych dopiero się rozpoczyna. Oznacza to, że część obserwowanych problemów może mieć charakter przejściowy i w najbliższym czasie zostanie wyeliminowana lub ograniczona w ramach dalszych prac rozwojowych Ministerstwa Sprawiedliwości.

Mateusz Banach, adwokat, Senior Associate w CRIDO