Chociaż wokół wdrożenia KSeF nie przestają narastać wątpliwości, to trzeba uczciwie przyznać, że nowy system przyniesie również wymierne korzyści. Firmy mogą liczyć na rekordowo szybkie zwroty VAT i wreszcie uwolnić się od uciążliwego gromadzenia całych ton papierowej dokumentacji. O ile to ostatnie jest też ulgą dla księgowych, o tyle mechanizm odzyskiwania VAT budzi pewne obawy.
Zwrot VAT nawet w 40 dni. Co o tym myślą księgowi?
Przedsiębiorców ucieszy wiadomość, że wejście KSeF może poprawić płynność finansową ich firm. Dla faktur wystawianych i otrzymywanych w nowym systemie podstawowy termin zwrotu podatku VAT zostanie skrócony o 33% – z 60 do 40 dni.
Mechanizm, który ułatwi życie firmom, może być jednak problematyczny dla księgowych. – Rola biura rachunkowego zmieni się fundamentalnie. Z funkcji historycznej, polegającej na raportowaniu zdarzeń przeszłych, biuro przekształca się w aktywnego uczestnika procesu zarządzania płynnością finansową klienta. Klienci, świadomi tej możliwości, będą oczekiwać jej natychmiastowego wykorzystania. Wygeneruje to bezpośrednią presję na biuro, aby deklaracje podatkowe były składane jak najszybciej, gdyż faktury zarówno sprzedażowe, jak i kosztowe będą dostępne w KSeF już w momencie ich wystawienia. W takim przypadku każdy błąd lub zwłoka po stronie biura będą miały bezpośredni, negatywny wpływ na stan gotówki klienta. To z kolei zmienia dynamikę relacji. Pytanie „Czy moje podatki zostały poprawnie rozliczone?” zostanie zastąpione przez „Dlaczego jeszcze nie otrzymałem zwrotu VAT?” – zauważa Monika Piątkowska, doradca podatkowy e-pity.pl i fillup.pl.
Przed firmami i ich księgowymi stoi więc nowe, komunikacyjne wyzwanie.
– Obie strony będą musiały pracować ze sobą ściślej i być bardziej na bieżąco niż dotychczas. Na pewno biura będą musiały przyjąć proaktywną postawę – dodaje Monika Piątkowska.
Koniec z archiwizacją i bałaganem
Zarówno księgowi, jak i przedsiębiorcy z ulgą przyjęli zwolnienie z obowiązku archiwizacji. System KSeF będzie przechowywał wszystkie faktury ustrukturyzowane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Zapewne wiele firm zdecyduje się przez to na całkowitą lub większościową cyfryzację dokumentacji księgowej, co prawdopodobnie odczuwalnie odciąży ich kieszenie i uwolni sporo fizycznej przestrzeni.
– Centralna baza danych nie tylko eliminuje ryzyko zgubienia czy zniszczenia faktury, ale też kładzie kres duplikatom. Każda faktura w systemie jest bowiem unikalna i dostępna dla obu stron transakcji. Razem z klientami liczymy, że dzięki temu KSeF realnie zwiększy porządek w dokumentacji i jej bezpieczeństwo. System uwolni nasz czas, przestrzeń i budżet – ma nadzieję Monika Piątkowska.