Roczne rozliczenie składki zdrowotnej. Co przedsiębiorcy i biuro rachunkowe muszą zrobić do 20 maja 2026 r.

• Kto składa rozliczenie, a kto nie
• Cztery daty, które trzeba znać
• Gdzie wpisać dane: DRA czy RCA, blok XII czy III.F
• Skala i liniowy: 9 proc. lub 4,9 proc. od dochodu
• Ryczałt: trzy progi i prosta arytmetyka
• Sprzedaż środków trwałych: kiedy można ją pominąć, a kiedy uwzględnić
• Nadpłata, dopłata, korekta
• Siedem kroków przed wysłaniem deklaracji
• Co warto zapamiętać

Kto składa rozliczenie, a kto nie

Roczne rozliczenie dotyczy przedsiębiorców, którzy prowadzili pozarolniczą działalność gospodarczą i rozliczali składkę zdrowotną według zasad właściwych dla jednej z trzech form opodatkowania: skali podatkowej, podatku liniowego albo ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Obowiązek obejmuje również tych, którzy w 2025 r. zawiesili lub zakończyli działalność, ale podlegali ubezpieczeniu zdrowotnemu choćby przez część roku. Rozliczenie mogą składać także przedsiębiorcy, którzy rozpoczęli działalność w styczniu 2026 r. na skali podatkowej albo podatku liniowym – ponieważ w ich przypadku styczeń 2026 r. jest ostatnim miesiącem roku składkowego rozpoczętego 1 lutego 2025 r.

Rocznego rozliczenia nie składają natomiast przedsiębiorcy, których składka zdrowotna nie jest ustalana od rocznego dochodu albo przychodu, m.in. podatnicy karty podatkowej oraz osoby płacące składkę od stałej, zryczałtowanej podstawy, np. niektórzy wspólnicy spółek i osoby współpracujące. Rozliczenia nie składają też przedsiębiorcy, którzy mieli zawieszoną działalność przez cały 2025 r., chyba że wznowili ją w styczniu 2026 r. i rozliczają się na zasadach ogólnych. W razie śmierci przedsiębiorcy roczne rozliczenie sporządza ZUS z urzędu – nie robi tego ani spadkobierca, ani zarządca sukcesyjny.

Cztery daty, które trzeba znać

Cały proces rozpisuje się na cztery terminy. Pierwszy – 20 maja 2026 r. – to dzień, do którego trzeba złożyć do ZUS dokumenty rozliczeniowe za kwiecień 2026 r. (DRA albo RCA) z wypełnionym blokiem rocznym i opłacić ewentualną dopłatę. Drugi – 1 czerwca 2026 r. – to ostateczny termin na podpisanie i odesłanie wniosku RZS-R, jeśli z rozliczenia wynika nadpłata, a przedsiębiorca chce ją odzyskać na konto. Trzeci – 1 lipca 2026 r. – to termin składania korekt miesięcznych za 2025 r., jeśli przedsiębiorca nie wnioskuje o zwrot. Czwarty – 3 sierpnia 2026 r. – to praktyczny termin wypłaty nadpłaty przez ZUS; przepisy przewidują zwrot nie później niż w ciągu 3 miesięcy od upływu terminu złożenia zeznania PIT, a w 2026 r. ostatni dzień tego terminu przypada w sobotę, więc przesuwa się na pierwszy dzień roboczy. Całość prezentuje poniższa tabela.

Tabela: Najważniejsze terminy rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2025 r.

Gdzie wpisać dane: DRA czy RCA, blok XII czy III.F

Przedsiębiorca, który rozlicza składki tylko za siebie, składa ZUS DRA i wypełnia blok XII „Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne”. Jeśli rozlicza również pracowników lub zleceniobiorców – składa ZUS RCA i swoje roczne rozliczenie wpisuje w bloku III.F raportu złożonego za siebie. ZUS wskazuje, że w tych rubrykach wykazuje się dane do wyliczenia rocznej składki odrębnie dla każdej formy opodatkowania: skali podatkowej, podatku liniowego oraz ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

W praktyce oznacza to wpisanie danych identyfikujących rozliczenie oraz danych liczbowych potrzebnych do ustalenia wyniku: roku, którego dotyczy rozliczenie, formy opodatkowania, rocznego dochodu albo przychodu, rocznej podstawy wymiaru składki, kwoty rocznej składki należnej, sumy składek wynikających z dokumentów miesięcznych oraz różnicy do dopłaty albo zwrotu. Przy skali podatkowej i podatku liniowym znaczenie ma dochód i roczna podstawa wymiaru składki, a przy ryczałcie – roczny przychód oraz próg przychodowy, od którego zależy podstawa składki.

Numeracja pól rocznego bloku jest taka sama w DRA i w RCA: pola 04–11 dotyczą skali podatkowej, 12–18 – podatku liniowego, 19–25 – ryczałtu. Pola 26 i 27 zawierają wynik końcowy rozliczenia: kwotę do dopłaty albo nadpłatę. W eZUS te dane widoczne są również w sekcji „Roczne rozliczenie składki zdrowotnej”, która pokazuje łączny wynik.

Skala i liniowy: 9 proc. lub 4,9 proc. od dochodu

U przedsiębiorców na skali podatkowej roczna składka wynosi 9 proc. rocznego dochodu, a u liniowych – 4,9 proc. rocznego dochodu. W obu przypadkach działa jednak granica minimalna: miesięczna podstawa wymiaru składki w roku składkowym 2025, czyli od lutego 2025 r. do stycznia 2026 r., nie może być niższa niż 75 proc. minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w pierwszym dniu tego roku składkowego. Minimalne wynagrodzenie w 2025 r. wynosi 4666 zł, więc miesięczna podstawa minimalna to 3499,50 zł, a minimalna składka miesięczna – 314,96 zł. Dla pełnych 12 miesięcy daje to 3779,52 zł minimalnych składek miesięcznych.

Ryczałt: trzy progi i prosta arytmetyka

Na ryczałcie składka nie jest liczona od dochodu, tylko od przychodu i trzech ustawowych progów. Podstawą jest odpowiednio 60 proc., 100 proc. albo 180 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku. Dla 2025 r. ZUS przyjął kwotę 8549,18 zł, wynikającą z obwieszczenia Prezesa GUS z 22 stycznia 2025 r. W rozliczeniu rocznym przedsiębiorca ustala roczny przychód z działalności opodatkowanej ryczałtem, kwalifikuje go do właściwego progu i oblicza składkę jako 9 proc. rocznej podstawy, czyli podstawy miesięcznej pomnożonej przez liczbę miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Tabela: Składka zdrowotna na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych w 2025 r.

Najczęstszy błąd ryczałtowców to niedoszacowanie progu przychodowego w trakcie roku. Jeśli przedsiębiorca opłacał składkę z pierwszego progu, a przychód osiągnięty od początku roku przekroczył 60 000 zł, w rocznym rozliczeniu musi wyrównać składkę do drugiego progu za wszystkie miesiące podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu. Analogicznie przekroczenie 300 000 zł oznacza konieczność rozliczenia składki według trzeciego progu.

Sprzedaż środków trwałych: kiedy można ją pominąć, a kiedy uwzględnić

Od 1 stycznia 2025 r. przy ustalaniu podstawy składki zdrowotnej co do zasady nie uwzględnia się przychodów i kosztów uzyskania przychodów związanych ze sprzedażą środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. To istotna zmiana: sprzedaż samochodu firmowego, maszyny czy nieruchomości nie podbija już automatycznie miesięcznej ani rocznej podstawy składki zdrowotnej.

ZUS wskazuje jednak wyjątek dla przedsiębiorców opodatkowanych według skali podatkowej albo podatkiem liniowym. Po zakończeniu roku składkowego mogą oni zdecydować, że w rocznej podstawie wymiaru składki uwzględnią przychody i koszty związane z odpłatnym zbyciem takich składników majątku. W praktyce robi się to przez zaznaczenie odpowiedniego oświadczenia w dokumentach rozliczeniowych ZUS DRA albo ZUS RCA za kwiecień 2026 r. Nowa metryka programu Płatnik wprowadziła w tym celu dodatkowe pola 06 i 15 w bloku rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

Kiedy warto rozważyć takie oświadczenie? Przede wszystkim wtedy, gdy na sprzedaży powstała strata – czyli niezamortyzowana wartość środka trwałego była wyższa niż cena sprzedaży. Uwzględnienie przychodów i kosztów z tej transakcji może wtedy obniżyć roczną podstawę składki i wygenerować nadpłatę. Gdy sprzedaż zakończyła się dochodem, pominięcie transakcji jest zazwyczaj korzystniejsze, bo nie podwyższa podstawy składki.

Nadpłata, dopłata, korekta

Mechanika rozliczenia sprowadza się do dwóch ścieżek. Jeśli wynik bloku rocznego pokazuje dopłatę, przedsiębiorca powinien ją uregulować razem ze składką za kwiecień 2026 r., czyli do 20 maja 2026 r. Dopłata wynikająca z rocznego rozliczenia jest wykazywana w dokumentach rozliczeniowych za kwiecień, dlatego trzeba sprawdzić końcowe saldo na koncie płatnika i opłacić należność na swój numer rachunku składkowego. Jeśli wynik to nadpłata, ZUS tworzy w eZUS wniosek RZS-R na podstawie dokumentów za kwiecień zawierających roczne rozliczenie. Przedsiębiorca powinien go zweryfikować, wskazać rachunek bankowy, podpisać i wysłać – do 1 czerwca 2026 r. Jeśli nie zrobi tego w terminie, wniosek nie zostanie rozpatrzony, a ZUS rozliczy nadpłatę na koncie płatnika najpóźniej do końca roku.

Dwa zastrzeżenia. Po pierwsze, zwrot nadpłaty przysługuje tylko wtedy, gdy płatnik nie ma zaległości składkowych ani nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Jeżeli takie zaległości występują, ZUS zaliczy nadpłatę na ich poczet, a na rachunek bankowy trafi tylko ewentualna różnica. Po drugie, korekty miesięcznych dokumentów rozliczeniowych za 2025 r. trzeba złożyć przed wysłaniem RZS-R; jeżeli przedsiębiorca nie składa wniosku o zwrot, korekty można złożyć do 1 lipca 2026 r. Po złożeniu wniosku RZS-R nie można wysłać drugiego wniosku za ten sam rok, a późniejsza korekta, z której wyniknie nadpłata, będzie rozliczana już na koncie płatnika albo zwracana na zasadach ogólnych, a nie w trybie RZS-R.

Siedem kroków przed wysłaniem deklaracji

Przed wysłaniem ZUS DRA albo ZUS RCA warto przejść prostą listę kontrolną.

1. Sprawdzić, czy w ogóle trzeba złożyć roczne rozliczenie. Co do zasady dotyczy ono przedsiębiorców rozliczających składkę według skali podatkowej, podatku liniowego albo ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych; nie dotyczy natomiast m.in. karty podatkowej, osób współpracujących i części wspólników rozliczających składkę od stałej, zryczałtowanej podstawy.
2. Potwierdzić formę opodatkowania stosowaną w okresie objętym rozliczeniem i sprawdzić jej zgodność z miesięcznymi dokumentami ZUS DRA/ZUS RCA oraz danymi w systemie księgowym.
3. Ustalić kwoty potrzebne już bezpośrednio do rozliczenia w ZUS: przy skali podatkowej i podatku liniowym – dochód stanowiący podstawę wymiaru składki za rok składkowy, a przy ryczałcie – roczny przychód i właściwy próg przychodowy. Ponieważ zeznanie roczne PIT za 2025 r. powinno być już złożone, warto potraktować je jako kontrolne potwierdzenie danych, ale ostatecznie kwoty wpisywane do DRA albo RCA muszą odpowiadać zasadom ustalania podstawy składki zdrowotnej oraz dokumentom miesięcznym.
4. Sprawdzić w eZUS albo w dokumentach rozliczeniowych sumę miesięcznych należnych składek za okres objęty rocznym rozliczeniem. To ta kwota jest porównywana z roczną składką należną i decyduje o dopłacie albo nadpłacie.
5. Zweryfikować liczbę miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu. Miesiące zawieszenia działalności trzeba wyłączyć, jeżeli przedsiębiorca nie podlegał wtedy ubezpieczeniu zdrowotnemu z działalności.
6. Podjąć decyzję, czy w rocznej podstawie uwzględnić przychody i koszty ze sprzedaży środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Przy skali podatkowej i podatku liniowym może to mieć znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy na sprzedaży powstała strata.
7. Sprawdzić rachunek bankowy do zwrotu nadpłaty. Jeżeli z rozliczenia wynika nadpłata, we wniosku RZS-R trzeba wskazać właściwy rachunek i wysłać podpisany wniosek w terminie.

Co warto zapamiętać

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 r. wymaga przede wszystkim porządku w danych i pilnowania czterech dat: 20 maja, 1 czerwca, 1 lipca i 3 sierpnia 2026 r. Zmiany z 1 stycznia 2025 r. – niższa podstawa minimalna i wyłączenie sprzedaży środków trwałych z podstawy składki – mogą realnie zmienić wynik rozliczenia, ale są do opanowania, jeśli przedsiębiorca lub biuro rachunkowe sprawdzi formę opodatkowania, liczbę miesięcy ubezpieczenia, sumę składek miesięcznych i ewentualną nadpłatę. W razie SMS-a albo e-maila z linkiem do „pilnego” logowania lub uzupełnienia danych nie należy działać pod presją; stan rozliczenia najlepiej sprawdzać po samodzielnym zalogowaniu do eZUS.

Podstawa prawna

• art. 79, art. 79a oraz art. 81 ust. 2, 2b–2f, 2i–2s, 2y, 2z, 2ya, 2za, 2zd i 2ze ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r. poz. 1461)