Firmy niegotowe na KSeF. Tylko 5230 przedsiębiorstw korzysta z systemu – czas ucieka. [DANE MF]

oprac. Iga Leszczyńska
rozwiń więcej
obowiązkowy KSeF, faktury ustrukturyzowane, Krajowy System e-Fakturobowiązkowy KSeF, faktury ustrukturyzowane, Krajowy System e-Faktur
obowiązkowy KSeF, faktury ustrukturyzowane, Krajowy System e-Faktur / Firmy niegotowe na KSeF. Tylko 5230 przedsiębiorstw korzysta z systemu – czas ucieka. [DANE MF] / Shutterstock

Z danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że do 5 marca 2025 roku z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skorzystało zaledwie 5230 firm. To oznacza, że w ciągu ponad trzech lat działania systemu zdecydowało się na niego jedynie kilka tysięcy przedsiębiorców. Tymczasem za 9 miesięcy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – a to oznacza prawdziwą rewolucję dla księgowości w Polsce.

Od 1 lutego 2026 roku wszystkie faktury w Polsce będą musiały być wystawiane w formie elektronicznej, w ściśle określonym formacie umożliwiającym ich automatyczne przetwarzanie przez KSeF. Zmiana ta dotyczy zarówno małych firm, jak i dużych korporacji. Od 1 stycznia 2023 roku do początku marca 2025 roku przedsiębiorcy przesłali do KSeF łącznie 2 mln 55 tys. faktur elektronicznych. Docelowo system ma obsługiwać nawet 100 milionów dokumentów miesięcznie.

Autopromocja

KSeF: brak zaufania, brak testów

Niestety, mamy do czynienia z czymś, co można nazwać kryzysem zaufania do KSeF i stabilności otoczenia prawnego. Termin wprowadzenia obowiązku był przekładany nie raz, więc część przedsiębiorców nie traktuje 1 lutego 2026 r. jako ostatecznego terminu – przekazał prezes EDITEL i dyrektor ds. e-fakturowania Grupy Tomasz Kuciel. Zwrócił również uwagę na brak środowiska testowego, co w praktyce uniemożliwia firmom rzetelne przygotowanie i sprawdzenie integracji własnych systemów z KSeF. Ministerstwo Finansów zapowiedziało jego udostępnienie dopiero 30 września 2025 roku, co pozostawia firmom zaledwie cztery miesiące na wdrożenie – w tym okres świąteczny i zimowe ferie.

KSeF: ostatni moment, aby wrócić do prac

Moim zdaniem to ostatni moment, aby wrócić do prac, zanim presja czasu i kumulacja obowiązków zaczną utrudniać wdrożenie – ostrzegała Monika Zaród z NTT DATA Business Solutions. Dodała, że KSeF to tylko jedno z wielu wyzwań, z którymi obecnie mierzą się przedsiębiorcy. Wśród innych obowiązków wymieniła m.in. rotację kadr, nowelizacje przepisów, konieczność ręcznego zbierania danych, a także nowe obowiązki w zakresie raportowania – JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Firmy będą musiały tak rozplanować działania, by wdrożenia nie nakładały się na siebie – co w przypadku dużych organizacji złożonych z wielu działów może stanowić poważne wyzwanie logistyczne.

Polecamy: KSeF. Wdrożenie w firmie (PDF)

System wciąż niedoskonały. Globalne firmy potrzebują więcej czasu

Opóźnienie we wdrożeniu KSeF wynikało m.in. z krytycznych błędów systemowych, które ujawniono podczas audytu przeprowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Minister finansów Andrzej Domański przyznał, że ich obecność mogłaby doprowadzić do paraliżu gospodarki. Ryzyko awarii i błędów technicznych nadal jest jednym z największych zmartwień przedsiębiorców. Integracja wymaga przebudowania istniejących procesów finansowo-księgowych i systemów ERP – powiedział Kuciel. Dodał, że firmy, zwłaszcza duże, mają złożone struktury informatyczne, co sprawia, że przygotowanie i dostosowanie do nowego standardu jest czasochłonne.

Dodatkową trudnością w przypadku polskich oddziałów zagranicznych firm jest konieczność uzyskania zgód z central. W przypadku wdrożenia KSeF w naszej firmie konieczne było zaangażowanie globalnego zespołu IT, który analizował nasze działania, weryfikował planowane modyfikacje i oceniał ich zgodność z globalnymi standardami firmy – przekazała Zaród. Dodała, że część zmian musiała zostać ograniczona ze względu na globalną standaryzację, a przeszkolenie zagranicznych zespołów było dodatkowym obciążeniem czasowym i organizacyjnym.

Księgowość
KSeF 2026: Koniec z papierowymi fakturami. Jak przygotować się na rewolucję w rozliczeniach VAT i uniknąć kar i problemów z fiskusem [branża TSL]
15 maja 2025

Niecały rok dzieli podatników VAT (w tym branżę transportową) od księgowej rewolucji. Ministerstwo Finansów potwierdziło w komunikacie z kwietnia 2025 r., że początek 2026 roku to ostateczny termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur dla większości przedsiębiorców. Oznacza to, że już niedługo sektor TSL, zdominowany przez rozliczenia papierowe, musi stać się cyfrowy. To wyzwanie zwłaszcza dla spedycji, które rozliczają się z wieloma podmiotami równocześnie. Jak przygotować się do wdrożenia KSeF, by uniknąć problemów i kar?

Co myślą księgowi o przyszłości swojej branży? Barometr nastrojów księgowych 2025 ujawnia kulisy rynku
15 maja 2025

Czy zawód księgowego przechodzi kryzys, czy może ewoluuje w stronę większego znaczenia strategicznego? Nowo opublikowany Barometr nastrojów księgowych 2025 to pierwsze tego typu badanie w Polsce, które w kompleksowy sposób analizuje wyzwania, emocje i kierunki rozwoju zawodu księgowego.

Zmiany w opodatkowaniu fundacji rodzinnych prawdopodobnie od 2026 r. Koniec obecnych korzyści? Co planuje Ministerstwo Finansów?
15 maja 2025

Fundacje rodzinne miały być długo oczekiwanym narzędziem sukcesji i ochrony majątku polskich przedsiębiorców. W Polsce działa około 800 tysięcy firm rodzinnych, które odpowiadają za nawet 20% PKB. To właśnie dla nich fundacje miały stać się mechanizmem zapewniającym ciągłość, bezpieczeństwo i porządek w zarządzaniu majątkiem. Choć ich konstrukcja budzi zainteresowanie i daje realne korzyści, to już po dwóch latach funkcjonowania szykują się poważne zmiany prawne. O ich konsekwencjach mówi adwokat Michał Pomorski, specjalista w zakresie prawa podatkowego z kancelarii Pomorski Tax Legal Finance.

Korygowałeś deklaracje podatkowe po otrzymaniu subwencji z PFR? Możesz być bezpodstawnie pozwany – sprawdź, co zrobić w takiej sytuacji
14 maja 2025

Wśród ponad 16 tys. pozwów, które Polski Fundusz Rozwoju (PFR) złożył przeciwko przedsiębiorcom w ramach programu „Tarcza Finansowa”, około 2700 dotyczy firm (wg danych z 2023 r.), które po złożeniu wniosku o subwencję dokonały korekty deklaracji podatkowych.

Kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy? – Stan legislacyjny i wyzwania przed przedsiębiorcami
15 maja 2025

11 kwietnia 2025 roku na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy dotyczący obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który reguluje wdrożenie tego systemu w Polsce. Choć przepisy nie zostały jeszcze ostatecznie zatwierdzone, większość kluczowych kwestii jest już znana, co daje przedsiębiorcom czas na rozpoczęcie przygotowań do nadchodzących zmian.

Dlaczego dokumentacja pochodzenia towarów to filar bezpiecznego handlu międzynarodowego?
14 maja 2025

Brak odpowiedniej dokumentacji pochodzenia towarów może kosztować firmę czas, pieniądze i reputację. Dowiedz się, jak poprawnie i skutecznie prowadzić dokumentację, by uniknąć kar, ułatwić odprawy celne i zabezpieczyć interesy swojej firmy w handlu międzynarodowym.

Podatek od prezentów komunijnych. Są 3 limity kwotowe: 5733 zł (osoby spoza rodziny), 27 090 zł (dalsza rodzina), 36 120 zł (najbliższa rodzina)
15 maja 2025

Mamy maj, a więc i sezon komunijny – czas uroczystości, rodzinnych spotkań i… (często bardzo drogich) prezentów. Ale czy wręczone dzieciom upominki mogą wiązać się z obowiązkiem podatkowym? Wyjaśniamy, kiedy komunijny prezent staje się darowizną, którą trzeba zgłosić fiskusowi.

Webinar: KSeF – na co warto przygotować firmę? + certyfikat gwarantowany
13 maja 2025

Ekspert wyjaśni, jak przygotować firmę na nadchodzący obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i oraz na co zwrócić uwagę, aby proces przejścia na nowy system fakturowania przebiegł sprawnie i bez zbędnych trudności. Każdy z uczestników webinaru otrzyma certyfikat, dostęp do retransmisji oraz materiały dodatkowe.

Obowiązkowego KSeF można uniknąć. Jest na to kilka sposobów. M.in. uzyskanie statusu podatnika zagranicznego działającego w Polsce wyłącznie na podstawie rejestracji
14 maja 2025

Obowiązkowy model Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie obowiązywał zagraniczne firmy działające jako podatnicy VAT na polskim rynku wyłącznie na podstawie rejestracji. Profesor Witold Modzelewski pyta dlaczego wprowadza się taki przywilej dla zagranicznych konkurentów polskich firm. Wskazuje ponadto kilka innych legalnych sposobów uniknięcia obowiązkowego KSeF, wynikających z projektu nowych przepisów.

Naliczanie odsetek za zwłokę a czas trwania kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego – zmiany w Ordynacji podatkowej jeszcze w 2025 r.
09 maja 2025

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej, która ma m.in. na celu zmobilizowanie organów podatkowych do zakończenia kontroli podatkowej i kontroli celno-skarbowej w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia jej wszczęcia. Jeżeli to się nie stanie, to nie będzie można podatnikowi naliczyć odsetek od zaległości podatkowych (odsetek za zwłokę) stwierdzonych w toku kontroli.

pokaż więcej