REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy? – Stan legislacyjny i wyzwania przed przedsiębiorcami

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ksef, faktury
Kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy? – Stan legislacyjny i wyzwania przed przedsiębiorcami
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

11 kwietnia 2025 roku na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy dotyczący obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który reguluje wdrożenie tego systemu w Polsce. Choć przepisy nie zostały jeszcze ostatecznie zatwierdzone, większość kluczowych kwestii jest już znana, co daje przedsiębiorcom czas na rozpoczęcie przygotowań do nadchodzących zmian.

Członek komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Crido Tomasz Groszyk przedstawił aktualny stan prac legislacyjnych. Zwrócił także wyzwania stojące przed przedsiębiorcami związane z obowiązkowym korzystaniem z KSeF.

REKLAMA

Aktualny stan prac legislacyjnych

Projekt ustawy o KSeF jest na zaawansowanym etapie, a obowiązkowe korzystanie z KSeF wejdzie w życie w 2026 roku.

Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur (obowiązek KSeF) dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), zostanie wdrożone z uwzględnieniem etapowania:

  • od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł,
  • od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Choć projekt ustawy nie jest jeszcze finalny, przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania, aby dostosować swoje systemy IT, procesy księgowe i operacyjne do nowych wymagań.

Na jakie rozporządzenia czekamy?

Pomimo że projekt ustawy jest zaawansowany, wciąż czekamy na dwa kluczowe rozporządzenia, które będą miały fundamentalne znaczenie dla prawidłowego wdrożenia KSeF:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

1. Rozporządzenie ws. wystawiania faktur
Rozporządzenie to ma określić szczegóły związane z wymaganiami dotyczącymi faktur ustrukturyzowanych, które będą przesyłane do systemu KSeF. Będzie obejmować m.in. formaty plików XML i zasady ich przesyłania do systemu. Projekt tego rozporządzenia znajduje się w fazie konsultacji publicznych, które zakończyły się w marcu 2025 roku, a rozporządzenie to powinno zostać opublikowane po finalizacji ustawy.

2. Rozporządzenie ws. Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK)
Dotyczy kwestii raportowania faktur z KSeF w ramach JPK. To rozporządzenie, które reguluje zasady raportowania danych w systemie KSeF, zostało opublikowane 6 listopada 2023 roku.

Polecamy: KSeF. Wdrożenie w firmie (PDF)

Techniczne wyzwania i kwestie, które pozostają do rozwiązania

Choć projekt ustawy o KSeF jest na zaawansowanym etapie, wciąż pozostaje kilka kwestii, które muszą zostać doprecyzowane, szczególnie w kontekście wymogów technicznych. Wśród najważniejszych kwestii, które nadal wymagają wyjaśnienia, są:

  • Integracja z systemami IT
    Przedsiębiorcy czekają na pełną dokumentację API KSeF, która umożliwi integrację systemów IT z platformą. Dokumentacja API jest niezbędna do zapewnienia prawidłowej wymiany danych pomiędzy systemami firmowymi a KSeF. Zgodnie z harmonogramem, dokumentacja ta zostanie opublikowana dopiero w czerwcu 2025 roku.
  • Testy API
    Przeprowadzenie testów integracji z KSeF jest kluczowe. Testy otwarte API, które pozwolą na weryfikację poprawności wymiany danych, zaplanowane są na wrzesień 2025 roku. Te testy będą ostatnią szansą na upewnienie się, że systemy będą działały prawidłowo przed ostatecznym uruchomieniem systemu w 2026 roku.
  • Certyfikaty
    Jednym z kluczowych elementów technicznych będą certyfikaty, które będą służyły do autentykacji danych przesyłanych do KSeF. Nie ma jeszcze pełnej jasności co do tego, jak certyfikaty będą wydawane, co może stanowić wyzwanie dla firm planujących integrację z systemem.
  • Synchronizacja z kontrahentami KSeF wymaga pełnej synchronizacji procesów fakturowania, a także potwierdzania odbioru faktur z kontrahentami. Przedsiębiorcy muszą uwzględnić te aspekty w przygotowaniach, ponieważ niewłaściwa synchronizacja może prowadzić do opóźnień lub błędów w przesyłaniu danych. Szczegóły tej kwestii nie zostały jeszcze w pełni doprecyzowane.

Harmonogram projektu – rola zespołów IT

W kontekście przygotowań do KSeF, harmonogram projektu ma kluczowe znaczenie. Choć ostateczna dokumentacja API zostanie opublikowana dopiero w czerwcu 2025 roku, to już teraz zarezerwowanie dostępności zespołu IT w kluczowych momentach procesu może decydować o powodzeniu wdrożenia. Zespół IT będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie integracji z systemem KSeF, testowanie wymiany danych i zapewnienie, że systemy działają prawidłowo. Z tego względu przedsiębiorcy powinni odpowiednio zaplanować i zarezerwować zasoby na etapie, kiedy będą mogli zapoznać się z pełnymi szczegółami technicznymi, by nie opóźnić procesu.

Podsumowanie

Projekt ustawy o KSeF jest na zaawansowanym etapie, ale przedsiębiorcy powinni być świadomi, że rozporządzenia wykonawcze wciąż muszą zostać opublikowane, a niektóre kwestie techniczne wymagają jeszcze doprecyzowania. Niemniej jednak, większość kluczowych zasad jest już znana, w tym daty obowiązkowego korzystania z KSeF. Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur (obowiązek KSeF) dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), zostanie wdrożone z uwzględnieniem etapowania:

  • od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł,
  • od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

To oznacza, że czas na działania przygotowawcze jest ograniczony, a wdrożenie systemu wymaga odpowiedniego dostosowania procesów i systemów informatycznych.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wdrażamy KSeF, czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

Prowizja w kryptowalutach bez podatku – do chwili wymiany? Ważny wyrok WSA

Rynek kryptowalut wciąż działa w cieniu nie zawsze jednoznacznych regulacji podatkowych. Zdarza się, że firmy technologiczne muszą podejmować decyzje biznesowe bez jasnych odpowiedzi na pytania o moment powstania przychodu, zasady wyceny aktywów czy klasyfikację źródeł dochodu. Wiele osób sądzi, że rozporządzenie MICA kompleksowo reguluje cały rynek kryptoaktywów, podczas gdy w rzeczywistości nie dotyczy kwestii podatkowych. Wydawałoby się, że postępująca legislacja europejska rozwiązuje obecnie więcej problemów niż dotychczas, ale niestety nadal jeszcze pozostają pewne niejasne strefy. Jednym z takich obszarów jest rozliczanie prowizji pobieranych w kryptowalutach, szczególnie gdy nie towarzyszy im bezpośrednia płatność. Właśnie ten problem trafił pod ocenę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Gdańsku.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF: podatnicy zwolnieni z VAT nie będą chcieli faktur ustrukturyzowanych?

Podatnicy zwolnieni od VAT nie będą zainteresowani ”udostępnianiem” im w KSeF faktur ustrukturyzowanych – pisze profesor Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.

Prof. W. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Trzeba stosować inną formę uznania zobowiązania

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych. Dlatego strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Prof. W. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Trzeba stosować inną formę uznania zobowiązania

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych. Dlatego strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Załączniki do faktur w KSeF - miały być dla wszystkich a w praktyce będą dla nielicznych. Dlaczego?

Nowa funkcja Krajowego Systemu e-Faktur pozwoli na przesyłanie do KSeF faktur zawierających załączniki, ale tylko w ściśle określonym formacie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci branży księgowej ostrzegają, że rozwiązanie, które miało ułatwiać raportowanie dodatkowych danych, w obecnym kształcie będzie dostępne głównie dla dużych firm dysponujących budżetem IT. Tymczasem mali i średni przedsiębiorcy, którzy do tej pory wysyłali z fakturą np. protokół odbioru czy raport wykonania usługi, obawiają się wykluczenia i dodatkowych obowiązków.

REKLAMA

Ważna zmiana prawa: fakturowanie offline w KSeF nie tylko w trybie awaryjnym: co to znaczy

Najnowszy projekt ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur zakłada, że tryb offline24 przestanie być rozwiązaniem awaryjnym i stanie się stałym elementem systemu stosowanym wedle uznania przez sprzedawców.

Ucieczka z JDG? Coraz mniej zamknięć, ale zawieszeń przybywa. Przedsiębiorcy kalkulują inaczej

W maju 2025 roku liczba wniosków o zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej spadła o niemal 20% względem kwietnia, ale wzrosła o 4% w skali roku. Eksperci wskazują, że główne powody decyzji o likwidacji JDG pozostają niezmienne – to przede wszystkim wysokie koszty, presja płacowa i trudności z zatrudnieniem.

REKLAMA