Kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy? – Stan legislacyjny i wyzwania przed przedsiębiorcami

• Aktualny stan prac legislacyjnych
• Na jakie rozporządzenia czekamy?
• Techniczne wyzwania i kwestie, które pozostają do rozwiązania
• Harmonogram projektu – rola zespołów IT
• Podsumowanie

Członek komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Crido Tomasz Groszyk przedstawił aktualny stan prac legislacyjnych. Zwrócił także wyzwania stojące przed przedsiębiorcami związane z obowiązkowym korzystaniem z KSeF.

Aktualny stan prac legislacyjnych

Projekt ustawy o KSeF jest na zaawansowanym etapie, a obowiązkowe korzystanie z KSeF wejdzie w życie w 2026 roku.

Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur (obowiązek KSeF) dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), zostanie wdrożone z uwzględnieniem etapowania:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Choć projekt ustawy nie jest jeszcze finalny, przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania, aby dostosować swoje systemy IT, procesy księgowe i operacyjne do nowych wymagań.

Na jakie rozporządzenia czekamy?

Pomimo że projekt ustawy jest zaawansowany, wciąż czekamy na dwa kluczowe rozporządzenia, które będą miały fundamentalne znaczenie dla prawidłowego wdrożenia KSeF:

1. Rozporządzenie ws. wystawiania faktur
Rozporządzenie to ma określić szczegóły związane z wymaganiami dotyczącymi faktur ustrukturyzowanych, które będą przesyłane do systemu KSeF. Będzie obejmować m.in. formaty plików XML i zasady ich przesyłania do systemu. Projekt tego rozporządzenia znajduje się w fazie konsultacji publicznych, które zakończyły się w marcu 2025 roku, a rozporządzenie to powinno zostać opublikowane po finalizacji ustawy.

2. Rozporządzenie ws. Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK)
Dotyczy kwestii raportowania faktur z KSeF w ramach JPK. To rozporządzenie, które reguluje zasady raportowania danych w systemie KSeF, zostało opublikowane 6 listopada 2023 roku.

Polecamy: KSeF. Wdrożenie w firmie (PDF)

Techniczne wyzwania i kwestie, które pozostają do rozwiązania

Choć projekt ustawy o KSeF jest na zaawansowanym etapie, wciąż pozostaje kilka kwestii, które muszą zostać doprecyzowane, szczególnie w kontekście wymogów technicznych. Wśród najważniejszych kwestii, które nadal wymagają wyjaśnienia, są:

• Integracja z systemami IT
  Przedsiębiorcy czekają na pełną dokumentację API KSeF, która umożliwi integrację systemów IT z platformą. Dokumentacja API jest niezbędna do zapewnienia prawidłowej wymiany danych pomiędzy systemami firmowymi a KSeF. Zgodnie z harmonogramem, dokumentacja ta zostanie opublikowana dopiero w czerwcu 2025 roku.
• Testy API
  Przeprowadzenie testów integracji z KSeF jest kluczowe. Testy otwarte API, które pozwolą na weryfikację poprawności wymiany danych, zaplanowane są na wrzesień 2025 roku. Te testy będą ostatnią szansą na upewnienie się, że systemy będą działały prawidłowo przed ostatecznym uruchomieniem systemu w 2026 roku.
• Certyfikaty
  Jednym z kluczowych elementów technicznych będą certyfikaty, które będą służyły do autentykacji danych przesyłanych do KSeF. Nie ma jeszcze pełnej jasności co do tego, jak certyfikaty będą wydawane, co może stanowić wyzwanie dla firm planujących integrację z systemem.
• Synchronizacja z kontrahentami KSeF wymaga pełnej synchronizacji procesów fakturowania, a także potwierdzania odbioru faktur z kontrahentami. Przedsiębiorcy muszą uwzględnić te aspekty w przygotowaniach, ponieważ niewłaściwa synchronizacja może prowadzić do opóźnień lub błędów w przesyłaniu danych. Szczegóły tej kwestii nie zostały jeszcze w pełni doprecyzowane.

Harmonogram projektu – rola zespołów IT

W kontekście przygotowań do KSeF, harmonogram projektu ma kluczowe znaczenie. Choć ostateczna dokumentacja API zostanie opublikowana dopiero w czerwcu 2025 roku, to już teraz zarezerwowanie dostępności zespołu IT w kluczowych momentach procesu może decydować o powodzeniu wdrożenia. Zespół IT będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie integracji z systemem KSeF, testowanie wymiany danych i zapewnienie, że systemy działają prawidłowo. Z tego względu przedsiębiorcy powinni odpowiednio zaplanować i zarezerwować zasoby na etapie, kiedy będą mogli zapoznać się z pełnymi szczegółami technicznymi, by nie opóźnić procesu.

Podsumowanie

Projekt ustawy o KSeF jest na zaawansowanym etapie, ale przedsiębiorcy powinni być świadomi, że rozporządzenia wykonawcze wciąż muszą zostać opublikowane, a niektóre kwestie techniczne wymagają jeszcze doprecyzowania. Niemniej jednak, większość kluczowych zasad jest już znana, w tym daty obowiązkowego korzystania z KSeF. Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur (obowiązek KSeF) dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), zostanie wdrożone z uwzględnieniem etapowania:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

To oznacza, że czas na działania przygotowawcze jest ograniczony, a wdrożenie systemu wymaga odpowiedniego dostosowania procesów i systemów informatycznych.