KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat!

• KSeF, czyli koniec z papierowymi fakturami – czas na automatyzację
• Biura rachunkowe zyskają dostęp do faktur w czasie rzeczywistym
• Nowe obowiązki, nowe narzędzia, nowe kompetencje

KSeF, czyli koniec z papierowymi fakturami – czas na automatyzację

Krajowy System e-Faktur to nowa forma przekazywania dokumentów między wystawcą a nabywcą towaru/usługi, która ma na celu nie tylko uszczelnienie systemu podatkowego, ale również zmianę i usprawnienie obiegu faktur, w tym komunikację klientów z biurami rachunkowymi i ich funkcjonowanie. Zmiany te są kolejnym kamieniem milowym do globalnej digitalizacji usług księgowych w Polsce. Niosą za sobą zarówno szanse jak i zagrożenia w zakresie obiegu dokumentów w obrocie gospodarczym, dostosowania systemów i organizacji do nowego sposobu wymiany danych i wymogów ministerstwa, a na pewno są wyzwaniem organizacyjnym i technologicznym dla przedsiębiorców, biur rachunkowych czy urzędów skarbowych.

Wprowadzenie KSeF w Polsce to element globalnej cyfryzacji (tzw. projekt ViDA) w zakresie VAT. Polska wzoruje się przede wszystkim na istniejącym już podobnym systemie (SDI) we Włoszech, a do 2029 roku stosowanie e-fakturowania będzie obowiązkowe w całym wewnątrzunijnym handlu pomiędzy przedsiębiorcami.

Biura rachunkowe zyskają dostęp do faktur w czasie rzeczywistym

Po wprowadzeniu KSeF biura rachunkowe staną się dla przedsiębiorców ważnym partnerem doradczo-operacyjnym i wsparciem w zakresie obiegu faktur sprzedażowych i kosztowych swoich klientów.

1. W przypadku faktur sprzedażowych biura rachunkowe, które udostępniają klientowi program do fakturowania powinny zadbać o to, aby system ten posiadał integrację z KSeF.
2. Od kwietnia 2026 kiedy system będzie obowiązywał wszystkich podatników - klienci przestaną dostarczać dokumenty papierowo lub mailowo, ponieważ biura jako podmioty wcześniej uprawnione będą miały dostęp do systemu i możliwość pobierania dokumentów we własnym zakresie. Dla biur, które dotychczas pracowały jeszcze na dokumentach papierowych i nie korzystały np. z elektronicznego obiegu dokumentów będzie to z jednej strony oszczędność czasu i miejsca; z drugiej strony wyzwanie w zakresie zmian organizacyjnych. Poza tym aby móc korzystać z systemu, biura rachunkowe będą musiały zaktualizować swoje oprogramowanie księgowe i dostosować je technicznie do połączenia z KSeF.
3. Biura rachunkowe, które dotychczas rozpoczynały księgowanie dokumentów kosztowych po zakończeniu danego miesiąca, po wejściu w życie KSeF będą mogły importować dokumenty do systemu księgowego na bieżąco, teoretycznie bez konieczności wykorzystywania zewnętrznych programów do przetwarzania dokumentów. Dokumenty będą trafiały do księgowości szybciej i w uporządkowany sposób. Naturalnie zniknie również problem związany z nieterminowym dostarczaniem dokumentów, gdyż będą one na bieżąco dostępne. Natomiast istotnym zagrożeniem jest fakt, że w KSeF znajdą się wszystkie faktury wystawione na NIP danej firmy, również takie, które w ogóle mogą jej nie dotyczyć, ponieważ ktoś celowo lub przypadkowo poprosi o wystawienie faktury na dane firmowe. Rozwiązaniem jest elektroniczny obieg dokumentów połączony z KSeF, z jakiego sami jako biuro księgowe korzystamy, który automatycznie importuje dokumenty z KSeF, umożliwia weryfikację i akceptację faktur przez klienta przed ich zaksięgowaniem w systemie księgowo-finansowym, a następnie import do systemu księgowego. Eliminuje to ryzyko zaksięgowania dokumentów, które nie stanowią wydatku firmowego i nie powinny zostać zaksięgowane.
4. Dzięki temu, że faktury w KSeF będą miały jednolitą strukturę, biura rachunkowe zakończą ręczne wprowadzanie danych, również OCR nie będzie konieczny, ponieważ dane będą odczytywane bezpośrednio z faktur, które będą miały format XML, co wyeliminuje błędy, gdyż dane będą w pełni odczytywane bezpośrednio z systemu. KSeF spowoduje również większą transparentność danych i stanie się kolejnym narzędziem do szybkiej kontroli przez organy podatkowe (urzędy skarbowe również będą miały dostęp do danych w czasie rzeczywistym), co zwiększy presję dla biur rachunkowych na poprawność danych, dlatego księgowi będą skupiali się na analizie zamiast na wprowadzaniu danych. Stanowi nowy obszar do rozwoju wewnętrznych narzędzi kontroli jakości danych przed przekazaniem ich do urzędów skarbowych.

Taki sposób ewidencji danych, dzięki digitalizacji i zawartych w niej algorytmach AI jest przyszłością zawodu księgowego, (w niektórych firmach, zwłaszcza księgowych, te rozwiązania już są wdrożone i poziomem EBITDA potwierdzają tą tezę), odchodzącego od roli kalkulatora w stronę doradcy, który świetnie wykorzystuje osiągnięcia zarówno nauki, jak i technologii, oraz realizuje obowiązujące w prawie wytyczne fiskalne.

Zbadaliśmy, że w połączeniu z innymi optymalizacjami, wdrożenie KSeF pozwoli obniżyć koszty utrzymania pracowników biur rachunkowych (potwierdzamy możliwość zwiększenia w ciągu 2 lat wydajności pojedynczego księgowego o 270%). System zastąpi bowiem ręczne czynności, które w części biur rachunkowych obecnie jeszcze mają miejsce.

Nowe obowiązki, nowe narzędzia, nowe kompetencje

Zmiana pozytywnie wpłynie zwłaszcza na biura od kilku lat stawiające na digitalizację i automatyzację prac, które z powodzeniem zastępuje dziś sztuczna inteligencja. W ostatnich kilku latach oczekiwania klientów wobec biur księgowych w zakresie interpretacji danych, analizy finansowej i doradztwa podatkowego rosną. Wprowadzenie KSeF otwiera nowe możliwości w zakresie efektywnej obsługi klientów. Biura rachunkowe, które odpowiednio się do tego przygotowują i wykorzystają szansę, oferując również usługi elektronicznego obiegu dokumentów kadrowych, czy system raportowania danych finansowych (przychody, koszty, rozliczenia z kontrahentami i monitoring płatności) online w czasie rzeczywistym, np. w systemie Business Intelligence (które stanie się jeszcze łatwiejsze do realizacji) zyskają przewagę konkurencyjną, a zapewniając swoim klientom nowoczesne i efektywne usługi i przekształcą się w nowoczesne centra finansowo-doradcze.

Specjaliści będą skupiali się na doradztwie w zakresie zarządzania firmami, strategii i kluczowych decyzjach (a popyt na takie usługi wzrasta) oraz rozwoju umiejętności miękkich, co pozwala poprawić komunikację w tym ścisłym zawodzie dzięki czemu lepiej będziemy współpracowali nie tylko z naszymi klientami, ale również ze sztuczną inteligencją.

Autorzy: Arkadiusz Szwak – CEO, Karolina Walczak – CFO w Szwak i Spółka Sp. z o.o.