REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat
KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Już od kwietnia 2026 każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. To ogromne wyzwanie – ale też szansa – zwłaszcza dla biur rachunkowych. Dowiedz się, jak KSeF zmieni obieg dokumentów, rolę księgowych i co zrobić, by nie zostać w tyle w erze cyfrowej rewolucji.

KSeF, czyli koniec z papierowymi fakturami – czas na automatyzację

Krajowy System e-Faktur to nowa forma przekazywania dokumentów między wystawcą a nabywcą towaru/usługi, która ma na celu nie tylko uszczelnienie systemu podatkowego, ale również zmianę i usprawnienie obiegu faktur, w tym komunikację klientów z biurami rachunkowymi i ich funkcjonowanie. Zmiany te są kolejnym kamieniem milowym do globalnej digitalizacji usług księgowych w Polsce. Niosą za sobą zarówno szanse jak i zagrożenia w zakresie obiegu dokumentów w obrocie gospodarczym, dostosowania systemów i organizacji do nowego sposobu wymiany danych i wymogów ministerstwa, a na pewno są wyzwaniem organizacyjnym i technologicznym dla przedsiębiorców, biur rachunkowych czy urzędów skarbowych.

REKLAMA

Autopromocja

Wprowadzenie KSeF w Polsce to element globalnej cyfryzacji (tzw. projekt ViDA) w zakresie VAT. Polska wzoruje się przede wszystkim na istniejącym już podobnym systemie (SDI) we Włoszech, a do 2029 roku stosowanie e-fakturowania będzie obowiązkowe w całym wewnątrzunijnym handlu pomiędzy przedsiębiorcami.

Biura rachunkowe zyskają dostęp do faktur w czasie rzeczywistym

Po wprowadzeniu KSeF biura rachunkowe staną się dla przedsiębiorców ważnym partnerem doradczo-operacyjnym i wsparciem w zakresie obiegu faktur sprzedażowych i kosztowych swoich klientów.

  1. W przypadku faktur sprzedażowych biura rachunkowe, które udostępniają klientowi program do fakturowania powinny zadbać o to, aby system ten posiadał integrację z KSeF.
  2. Od kwietnia 2026 kiedy system będzie obowiązywał wszystkich podatników - klienci przestaną dostarczać dokumenty papierowo lub mailowo, ponieważ biura jako podmioty wcześniej uprawnione będą miały dostęp do systemu i możliwość pobierania dokumentów we własnym zakresie. Dla biur, które dotychczas pracowały jeszcze na dokumentach papierowych i nie korzystały np. z elektronicznego obiegu dokumentów będzie to z jednej strony oszczędność czasu i miejsca; z drugiej strony wyzwanie w zakresie zmian organizacyjnych. Poza tym aby móc korzystać z systemu, biura rachunkowe będą musiały zaktualizować swoje oprogramowanie księgowe i dostosować je technicznie do połączenia z KSeF.
  3. Biura rachunkowe, które dotychczas rozpoczynały księgowanie dokumentów kosztowych po zakończeniu danego miesiąca, po wejściu w życie KSeF będą mogły importować dokumenty do systemu księgowego na bieżąco, teoretycznie bez konieczności wykorzystywania zewnętrznych programów do przetwarzania dokumentów. Dokumenty będą trafiały do księgowości szybciej i w uporządkowany sposób. Naturalnie zniknie również problem związany z nieterminowym dostarczaniem dokumentów, gdyż będą one na bieżąco dostępne. Natomiast istotnym zagrożeniem jest fakt, że w KSeF znajdą się wszystkie faktury wystawione na NIP danej firmy, również takie, które w ogóle mogą jej nie dotyczyć, ponieważ ktoś celowo lub przypadkowo poprosi o wystawienie faktury na dane firmowe. Rozwiązaniem jest elektroniczny obieg dokumentów połączony z KSeF, z jakiego sami jako biuro księgowe korzystamy, który automatycznie importuje dokumenty z KSeF, umożliwia weryfikację i akceptację faktur przez klienta przed ich zaksięgowaniem w systemie księgowo-finansowym, a następnie import do systemu księgowego. Eliminuje to ryzyko zaksięgowania dokumentów, które nie stanowią wydatku firmowego i nie powinny zostać zaksięgowane.
  4. Dzięki temu, że faktury w KSeF będą miały jednolitą strukturę, biura rachunkowe zakończą ręczne wprowadzanie danych, również OCR nie będzie konieczny, ponieważ dane będą odczytywane bezpośrednio z faktur, które będą miały format XML, co wyeliminuje błędy, gdyż dane będą w pełni odczytywane bezpośrednio z systemu. KSeF spowoduje również większą transparentność danych i stanie się kolejnym narzędziem do szybkiej kontroli przez organy podatkowe (urzędy skarbowe również będą miały dostęp do danych w czasie rzeczywistym), co zwiększy presję dla biur rachunkowych na poprawność danych, dlatego księgowi będą skupiali się na analizie zamiast na wprowadzaniu danych. Stanowi nowy obszar do rozwoju wewnętrznych narzędzi kontroli jakości danych przed przekazaniem ich do urzędów skarbowych.

Taki sposób ewidencji danych, dzięki digitalizacji i zawartych w niej algorytmach AI jest przyszłością zawodu księgowego, (w niektórych firmach, zwłaszcza księgowych, te rozwiązania już są wdrożone i poziomem EBITDA potwierdzają tą tezę), odchodzącego od roli kalkulatora w stronę doradcy, który świetnie wykorzystuje osiągnięcia zarówno nauki, jak i technologii, oraz realizuje obowiązujące w prawie wytyczne fiskalne.

Zbadaliśmy, że w połączeniu z innymi optymalizacjami, wdrożenie KSeF pozwoli obniżyć koszty utrzymania pracowników biur rachunkowych (potwierdzamy możliwość zwiększenia w ciągu 2 lat wydajności pojedynczego księgowego o 270%). System zastąpi bowiem ręczne czynności, które w części biur rachunkowych obecnie jeszcze mają miejsce.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nowe obowiązki, nowe narzędzia, nowe kompetencje

REKLAMA

Zmiana pozytywnie wpłynie zwłaszcza na biura od kilku lat stawiające na digitalizację i automatyzację prac, które z powodzeniem zastępuje dziś sztuczna inteligencja. W ostatnich kilku latach oczekiwania klientów wobec biur księgowych w zakresie interpretacji danych, analizy finansowej i doradztwa podatkowego rosną. Wprowadzenie KSeF otwiera nowe możliwości w zakresie efektywnej obsługi klientów. Biura rachunkowe, które odpowiednio się do tego przygotowują i wykorzystają szansę, oferując również usługi elektronicznego obiegu dokumentów kadrowych, czy system raportowania danych finansowych (przychody, koszty, rozliczenia z kontrahentami i monitoring płatności) online w czasie rzeczywistym, np. w systemie Business Intelligence (które stanie się jeszcze łatwiejsze do realizacji) zyskają przewagę konkurencyjną, a zapewniając swoim klientom nowoczesne i efektywne usługi i przekształcą się w nowoczesne centra finansowo-doradcze.

Specjaliści będą skupiali się na doradztwie w zakresie zarządzania firmami, strategii i kluczowych decyzjach (a popyt na takie usługi wzrasta) oraz rozwoju umiejętności miękkich, co pozwala poprawić komunikację w tym ścisłym zawodzie dzięki czemu lepiej będziemy współpracowali nie tylko z naszymi klientami, ale również ze sztuczną inteligencją.

Autorzy: Arkadiusz Szwak – CEO, Karolina Walczak – CFO w Szwak i Spółka Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kiedy cudzoziemcy (np. obywatele Ukrainy) muszą płacić w Polsce podatek od spadków i darowizn?

W Polsce obecnie mieszka wielu cudzoziemców, przeważają obywatele Ukrainy, tutaj pracują, kształcą się, a także nabywają rzeczy m.in. w drodze darowizn otrzymywanych od swoich rodzin czy w drodze dziedziczenia. Warto zatem przybliżyć im zasady opodatkowania obowiązujące na terytorium RP, a przede wszystkim wyjaśnić w jakich sytuacjach ciąży na nich w naszym kraju obowiązek podatkowy.

KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat

Już od kwietnia 2026 każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. To ogromne wyzwanie – ale też szansa – zwłaszcza dla biur rachunkowych. Dowiedz się, jak KSeF zmieni obieg dokumentów, rolę księgowych i co zrobić, by nie zostać w tyle w erze cyfrowej rewolucji.

Rozliczanie kilometrówek od aut elektrycznych: jest stanowisko Ministra Finansów i zapowiedź zmian w przepisach

Pieniądze, jakie pracodawca przekazuje pracownikowi tytułem zwrotu kosztów używania samochodu elektrycznego do celów służbowych, stanowią przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Wydatki takie nie są też kosztem przedsiębiorcy (pracodawcy). Takie jest stanowisko Ministra Finansów zaprezentowane w odpowiedzi wiceministra finansów Jarosława Nenemana na interpelację poselską. Jednocześnie w interpelacji poinformowano, że Ministerstwo Infrastruktury rozpoczęło prace nad zmianami w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zmiany te mają pozwolić na wprowadzenie możliwości zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów o napędzie elektrycznym lub hybrydowym, a także napędzanych wodorem, czy też zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii.

Ministerstwo Finansów chce zakończyć nadużycia z przedawnieniem podatków. Nowe zasady już w 2026 roku

W nowej wersji projektu nowelizacji Ordynacji podatkowej Ministerstwo Finansów chce zlikwidować możliwość zawieszania biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego poprzez wszczęcie postępowania karnego skarbowego. O szczegółach zmian mówi wiceminister finansów Jarosław Neneman.

REKLAMA

Stawki podatku od środków transportowych w 2026 roku: Nowe limity już opublikowane

Znamy już nowe górne granice stawek podatku od środków transportowych na 2026 rok. Większość limitów wzrosła o około 4,5% względem 2025 r. Sprawdź szczegółowe porównanie stawek, terminy płatności oraz zasady ustalania stawek przez gminy. To ważne dla przedsiębiorców i samorządów.

TSUE: Urzędy skarbowe nie mogą automatycznie wykreślać firm z rejestru VAT za zaległości

Przełomowy wyrok TSUE potwierdza, że wykreślenie firmy z rejestru VAT za brak zapłaty podatku nie może odbywać się automatycznie. Fiskus musi najpierw zbadać przyczyny zaległości i zachowanie przedsiębiorcy. Orzeczenie może uchronić tysiące firm przed nieproporcjonalnymi sankcjami i nieodwracalnymi stratami.

Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

REKLAMA

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA