REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat!

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat
KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Już od kwietnia 2026 każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. To ogromne wyzwanie – ale też szansa – zwłaszcza dla biur rachunkowych. Dowiedz się, jak KSeF zmieni obieg dokumentów, rolę księgowych i co zrobić, by nie zostać w tyle w erze cyfrowej rewolucji.

KSeF, czyli koniec z papierowymi fakturami – czas na automatyzację

Krajowy System e-Faktur to nowa forma przekazywania dokumentów między wystawcą a nabywcą towaru/usługi, która ma na celu nie tylko uszczelnienie systemu podatkowego, ale również zmianę i usprawnienie obiegu faktur, w tym komunikację klientów z biurami rachunkowymi i ich funkcjonowanie. Zmiany te są kolejnym kamieniem milowym do globalnej digitalizacji usług księgowych w Polsce. Niosą za sobą zarówno szanse jak i zagrożenia w zakresie obiegu dokumentów w obrocie gospodarczym, dostosowania systemów i organizacji do nowego sposobu wymiany danych i wymogów ministerstwa, a na pewno są wyzwaniem organizacyjnym i technologicznym dla przedsiębiorców, biur rachunkowych czy urzędów skarbowych.

REKLAMA

Autopromocja

Wprowadzenie KSeF w Polsce to element globalnej cyfryzacji (tzw. projekt ViDA) w zakresie VAT. Polska wzoruje się przede wszystkim na istniejącym już podobnym systemie (SDI) we Włoszech, a do 2029 roku stosowanie e-fakturowania będzie obowiązkowe w całym wewnątrzunijnym handlu pomiędzy przedsiębiorcami.

Biura rachunkowe zyskają dostęp do faktur w czasie rzeczywistym

Po wprowadzeniu KSeF biura rachunkowe staną się dla przedsiębiorców ważnym partnerem doradczo-operacyjnym i wsparciem w zakresie obiegu faktur sprzedażowych i kosztowych swoich klientów.

  1. W przypadku faktur sprzedażowych biura rachunkowe, które udostępniają klientowi program do fakturowania powinny zadbać o to, aby system ten posiadał integrację z KSeF.
  2. Od kwietnia 2026 kiedy system będzie obowiązywał wszystkich podatników - klienci przestaną dostarczać dokumenty papierowo lub mailowo, ponieważ biura jako podmioty wcześniej uprawnione będą miały dostęp do systemu i możliwość pobierania dokumentów we własnym zakresie. Dla biur, które dotychczas pracowały jeszcze na dokumentach papierowych i nie korzystały np. z elektronicznego obiegu dokumentów będzie to z jednej strony oszczędność czasu i miejsca; z drugiej strony wyzwanie w zakresie zmian organizacyjnych. Poza tym aby móc korzystać z systemu, biura rachunkowe będą musiały zaktualizować swoje oprogramowanie księgowe i dostosować je technicznie do połączenia z KSeF.
  3. Biura rachunkowe, które dotychczas rozpoczynały księgowanie dokumentów kosztowych po zakończeniu danego miesiąca, po wejściu w życie KSeF będą mogły importować dokumenty do systemu księgowego na bieżąco, teoretycznie bez konieczności wykorzystywania zewnętrznych programów do przetwarzania dokumentów. Dokumenty będą trafiały do księgowości szybciej i w uporządkowany sposób. Naturalnie zniknie również problem związany z nieterminowym dostarczaniem dokumentów, gdyż będą one na bieżąco dostępne. Natomiast istotnym zagrożeniem jest fakt, że w KSeF znajdą się wszystkie faktury wystawione na NIP danej firmy, również takie, które w ogóle mogą jej nie dotyczyć, ponieważ ktoś celowo lub przypadkowo poprosi o wystawienie faktury na dane firmowe. Rozwiązaniem jest elektroniczny obieg dokumentów połączony z KSeF, z jakiego sami jako biuro księgowe korzystamy, który automatycznie importuje dokumenty z KSeF, umożliwia weryfikację i akceptację faktur przez klienta przed ich zaksięgowaniem w systemie księgowo-finansowym, a następnie import do systemu księgowego. Eliminuje to ryzyko zaksięgowania dokumentów, które nie stanowią wydatku firmowego i nie powinny zostać zaksięgowane.
  4. Dzięki temu, że faktury w KSeF będą miały jednolitą strukturę, biura rachunkowe zakończą ręczne wprowadzanie danych, również OCR nie będzie konieczny, ponieważ dane będą odczytywane bezpośrednio z faktur, które będą miały format XML, co wyeliminuje błędy, gdyż dane będą w pełni odczytywane bezpośrednio z systemu. KSeF spowoduje również większą transparentność danych i stanie się kolejnym narzędziem do szybkiej kontroli przez organy podatkowe (urzędy skarbowe również będą miały dostęp do danych w czasie rzeczywistym), co zwiększy presję dla biur rachunkowych na poprawność danych, dlatego księgowi będą skupiali się na analizie zamiast na wprowadzaniu danych. Stanowi nowy obszar do rozwoju wewnętrznych narzędzi kontroli jakości danych przed przekazaniem ich do urzędów skarbowych.

Taki sposób ewidencji danych, dzięki digitalizacji i zawartych w niej algorytmach AI jest przyszłością zawodu księgowego, (w niektórych firmach, zwłaszcza księgowych, te rozwiązania już są wdrożone i poziomem EBITDA potwierdzają tą tezę), odchodzącego od roli kalkulatora w stronę doradcy, który świetnie wykorzystuje osiągnięcia zarówno nauki, jak i technologii, oraz realizuje obowiązujące w prawie wytyczne fiskalne.

Zbadaliśmy, że w połączeniu z innymi optymalizacjami, wdrożenie KSeF pozwoli obniżyć koszty utrzymania pracowników biur rachunkowych (potwierdzamy możliwość zwiększenia w ciągu 2 lat wydajności pojedynczego księgowego o 270%). System zastąpi bowiem ręczne czynności, które w części biur rachunkowych obecnie jeszcze mają miejsce.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nowe obowiązki, nowe narzędzia, nowe kompetencje

REKLAMA

Zmiana pozytywnie wpłynie zwłaszcza na biura od kilku lat stawiające na digitalizację i automatyzację prac, które z powodzeniem zastępuje dziś sztuczna inteligencja. W ostatnich kilku latach oczekiwania klientów wobec biur księgowych w zakresie interpretacji danych, analizy finansowej i doradztwa podatkowego rosną. Wprowadzenie KSeF otwiera nowe możliwości w zakresie efektywnej obsługi klientów. Biura rachunkowe, które odpowiednio się do tego przygotowują i wykorzystają szansę, oferując również usługi elektronicznego obiegu dokumentów kadrowych, czy system raportowania danych finansowych (przychody, koszty, rozliczenia z kontrahentami i monitoring płatności) online w czasie rzeczywistym, np. w systemie Business Intelligence (które stanie się jeszcze łatwiejsze do realizacji) zyskają przewagę konkurencyjną, a zapewniając swoim klientom nowoczesne i efektywne usługi i przekształcą się w nowoczesne centra finansowo-doradcze.

Specjaliści będą skupiali się na doradztwie w zakresie zarządzania firmami, strategii i kluczowych decyzjach (a popyt na takie usługi wzrasta) oraz rozwoju umiejętności miękkich, co pozwala poprawić komunikację w tym ścisłym zawodzie dzięki czemu lepiej będziemy współpracowali nie tylko z naszymi klientami, ale również ze sztuczną inteligencją.

Autorzy: Arkadiusz Szwak – CEO, Karolina Walczak – CFO w Szwak i Spółka Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF wchodzi na stałe – od 2026 roku faktury tylko elektroniczne. Szczegóły ustawy już znane!

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu firmy

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prezydent podpisał ustawę

Prezydent Karol Nawrocki podpisał w środę zmianę ustawy o VAT, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) - poinformowała kancelaria prezydenta. Co to oznacza dla firm?

Nierozwiązany problem ziemi po PGR-ach: czy minister Krajewski uratuje miejsca pracy i gospodarstwa indywidualne?

Nierozwiązane od lat kwestie zagospodarowania dzierżawionej ziemi państwowej powracają dziś z ogromną siłą. Na decyzje ministerstwa rolnictwa czekają zarówno pracownicy spółek gospodarujących na gruntach po dawnych PGR-ach, jak i rolnicy indywidualni, którzy chcą powiększać swoje gospodarstwa. W tle stoją dramatyczne obawy o przyszłość setek osób zatrudnionych w spółkach oraz widmo likwidacji stad bydła.

Dobra wiadomość dla rolników! Prezydent podpisał ustawę o przechowywaniu nawozów naturalnych – zmiany wejdą w życie błyskawicznie

Prezydent RP podpisał ustawę przygotowaną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, która wprowadza istotne zmiany dla rolników w zakresie przechowywania nawozów naturalnych. Nowe przepisy wydłużają terminy dostosowania gospodarstw, upraszczają procedury budowlane i zapewniają dodatkowe wsparcie administracyjne.

Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

REKLAMA

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

REKLAMA