REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat!

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat
KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Już od kwietnia 2026 każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. To ogromne wyzwanie – ale też szansa – zwłaszcza dla biur rachunkowych. Dowiedz się, jak KSeF zmieni obieg dokumentów, rolę księgowych i co zrobić, by nie zostać w tyle w erze cyfrowej rewolucji.

KSeF, czyli koniec z papierowymi fakturami – czas na automatyzację

Krajowy System e-Faktur to nowa forma przekazywania dokumentów między wystawcą a nabywcą towaru/usługi, która ma na celu nie tylko uszczelnienie systemu podatkowego, ale również zmianę i usprawnienie obiegu faktur, w tym komunikację klientów z biurami rachunkowymi i ich funkcjonowanie. Zmiany te są kolejnym kamieniem milowym do globalnej digitalizacji usług księgowych w Polsce. Niosą za sobą zarówno szanse jak i zagrożenia w zakresie obiegu dokumentów w obrocie gospodarczym, dostosowania systemów i organizacji do nowego sposobu wymiany danych i wymogów ministerstwa, a na pewno są wyzwaniem organizacyjnym i technologicznym dla przedsiębiorców, biur rachunkowych czy urzędów skarbowych.

REKLAMA

REKLAMA

Wprowadzenie KSeF w Polsce to element globalnej cyfryzacji (tzw. projekt ViDA) w zakresie VAT. Polska wzoruje się przede wszystkim na istniejącym już podobnym systemie (SDI) we Włoszech, a do 2029 roku stosowanie e-fakturowania będzie obowiązkowe w całym wewnątrzunijnym handlu pomiędzy przedsiębiorcami.

Biura rachunkowe zyskają dostęp do faktur w czasie rzeczywistym

Po wprowadzeniu KSeF biura rachunkowe staną się dla przedsiębiorców ważnym partnerem doradczo-operacyjnym i wsparciem w zakresie obiegu faktur sprzedażowych i kosztowych swoich klientów.

  1. W przypadku faktur sprzedażowych biura rachunkowe, które udostępniają klientowi program do fakturowania powinny zadbać o to, aby system ten posiadał integrację z KSeF.
  2. Od kwietnia 2026 kiedy system będzie obowiązywał wszystkich podatników - klienci przestaną dostarczać dokumenty papierowo lub mailowo, ponieważ biura jako podmioty wcześniej uprawnione będą miały dostęp do systemu i możliwość pobierania dokumentów we własnym zakresie. Dla biur, które dotychczas pracowały jeszcze na dokumentach papierowych i nie korzystały np. z elektronicznego obiegu dokumentów będzie to z jednej strony oszczędność czasu i miejsca; z drugiej strony wyzwanie w zakresie zmian organizacyjnych. Poza tym aby móc korzystać z systemu, biura rachunkowe będą musiały zaktualizować swoje oprogramowanie księgowe i dostosować je technicznie do połączenia z KSeF.
  3. Biura rachunkowe, które dotychczas rozpoczynały księgowanie dokumentów kosztowych po zakończeniu danego miesiąca, po wejściu w życie KSeF będą mogły importować dokumenty do systemu księgowego na bieżąco, teoretycznie bez konieczności wykorzystywania zewnętrznych programów do przetwarzania dokumentów. Dokumenty będą trafiały do księgowości szybciej i w uporządkowany sposób. Naturalnie zniknie również problem związany z nieterminowym dostarczaniem dokumentów, gdyż będą one na bieżąco dostępne. Natomiast istotnym zagrożeniem jest fakt, że w KSeF znajdą się wszystkie faktury wystawione na NIP danej firmy, również takie, które w ogóle mogą jej nie dotyczyć, ponieważ ktoś celowo lub przypadkowo poprosi o wystawienie faktury na dane firmowe. Rozwiązaniem jest elektroniczny obieg dokumentów połączony z KSeF, z jakiego sami jako biuro księgowe korzystamy, który automatycznie importuje dokumenty z KSeF, umożliwia weryfikację i akceptację faktur przez klienta przed ich zaksięgowaniem w systemie księgowo-finansowym, a następnie import do systemu księgowego. Eliminuje to ryzyko zaksięgowania dokumentów, które nie stanowią wydatku firmowego i nie powinny zostać zaksięgowane.
  4. Dzięki temu, że faktury w KSeF będą miały jednolitą strukturę, biura rachunkowe zakończą ręczne wprowadzanie danych, również OCR nie będzie konieczny, ponieważ dane będą odczytywane bezpośrednio z faktur, które będą miały format XML, co wyeliminuje błędy, gdyż dane będą w pełni odczytywane bezpośrednio z systemu. KSeF spowoduje również większą transparentność danych i stanie się kolejnym narzędziem do szybkiej kontroli przez organy podatkowe (urzędy skarbowe również będą miały dostęp do danych w czasie rzeczywistym), co zwiększy presję dla biur rachunkowych na poprawność danych, dlatego księgowi będą skupiali się na analizie zamiast na wprowadzaniu danych. Stanowi nowy obszar do rozwoju wewnętrznych narzędzi kontroli jakości danych przed przekazaniem ich do urzędów skarbowych.

Taki sposób ewidencji danych, dzięki digitalizacji i zawartych w niej algorytmach AI jest przyszłością zawodu księgowego, (w niektórych firmach, zwłaszcza księgowych, te rozwiązania już są wdrożone i poziomem EBITDA potwierdzają tą tezę), odchodzącego od roli kalkulatora w stronę doradcy, który świetnie wykorzystuje osiągnięcia zarówno nauki, jak i technologii, oraz realizuje obowiązujące w prawie wytyczne fiskalne.

REKLAMA

Zbadaliśmy, że w połączeniu z innymi optymalizacjami, wdrożenie KSeF pozwoli obniżyć koszty utrzymania pracowników biur rachunkowych (potwierdzamy możliwość zwiększenia w ciągu 2 lat wydajności pojedynczego księgowego o 270%). System zastąpi bowiem ręczne czynności, które w części biur rachunkowych obecnie jeszcze mają miejsce.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nowe obowiązki, nowe narzędzia, nowe kompetencje

Zmiana pozytywnie wpłynie zwłaszcza na biura od kilku lat stawiające na digitalizację i automatyzację prac, które z powodzeniem zastępuje dziś sztuczna inteligencja. W ostatnich kilku latach oczekiwania klientów wobec biur księgowych w zakresie interpretacji danych, analizy finansowej i doradztwa podatkowego rosną. Wprowadzenie KSeF otwiera nowe możliwości w zakresie efektywnej obsługi klientów. Biura rachunkowe, które odpowiednio się do tego przygotowują i wykorzystają szansę, oferując również usługi elektronicznego obiegu dokumentów kadrowych, czy system raportowania danych finansowych (przychody, koszty, rozliczenia z kontrahentami i monitoring płatności) online w czasie rzeczywistym, np. w systemie Business Intelligence (które stanie się jeszcze łatwiejsze do realizacji) zyskają przewagę konkurencyjną, a zapewniając swoim klientom nowoczesne i efektywne usługi i przekształcą się w nowoczesne centra finansowo-doradcze.

Specjaliści będą skupiali się na doradztwie w zakresie zarządzania firmami, strategii i kluczowych decyzjach (a popyt na takie usługi wzrasta) oraz rozwoju umiejętności miękkich, co pozwala poprawić komunikację w tym ścisłym zawodzie dzięki czemu lepiej będziemy współpracowali nie tylko z naszymi klientami, ale również ze sztuczną inteligencją.

Autorzy: Arkadiusz Szwak – CEO, Karolina Walczak – CFO w Szwak i Spółka Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

REKLAMA

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod [zgłoszenie: ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF]

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA