KSeF od 1 lutego 2026: Firmy bez przygotowania czeka paraliż. Ekspertka ostrzega przed pułapką „dwóch obiegów”

• KSeF obejmie wszystkich szybciej, niż myślisz!
• Co naprawdę zmieni się w fakturowaniu od lutego 2026 roku?
• Dlaczego KSeF to nie wszystko – potrzebny jest e-obieg dokumentów
• Jak przygotować firmę, żeby faktury nie „utknęły”?
• Cyfryzacja dokumentów – obowiązek, który może się opłacić

Od 1 lutego 2026 największe firmy w Polsce będą mieć obowiązek wystawiać faktury sprzedażowe w KSeF. Oznacza to, że każdy współpracujący z nimi podmiot – również z sektora MŚP – będzie zobowiązany do korzystania z systemu i odbierania oraz weryfikacji otrzymanych w nim faktur od tej samej daty. Jak ostrzega ekspertka, przedsiębiorstwa, które nie przygotują się do tego procesu czeka chaos, błędy w dokumentacji, a w skrajnych przypadkach paraliż związany z dwoma obiegami informacji: cyfrowym i papierowym.

W dyskusji o Krajowym Systemie e-Faktur wiele mówi się o tym, że mniejsze organizacje ten obowiązek obejmie później niż duże firmy, więc będą miały więcej czasu na dostosowanie się do przepisów. W rzeczywistości jednak już za sześć miesięcy wszystkie przedsiębiorstwa – niezależnie od wielkości i branży – będą musiały odbierać faktury od kontrahentów przez system KSeF. Każda firma, która chce prawidłowo rozliczać podatki, powinna zapewnić sobie dostęp do systemu i wdrożyć odpowiednie procedury.

KSeF obejmie wszystkich szybciej, niż myślisz!

Choć może się wydawać, że odbieranie faktur w centralnym systemie to tylko nowy kanał komunikacji z kontrahentem, w rzeczywistości pociąga to za sobą szereg zmian organizacyjnych. Część przedsiębiorstw, zwłaszcza tych, które do tej pory pracowały wyłącznie z dokumentami papierowymi, rozważa drukowanie faktur pobranych z KSeF i dalszą pracę z nimi w tradycyjny sposób. To jednak rozwiązanie pozorne i nieefektywne, które szybko może przynieść więcej szkody niż pożytku.

– Duplikaty dokumentów, pomyłki w księgowaniu, opóźnienia w płatnościach, trudności z przypisaniem faktury do właściwego projektu czy działu. To tylko niektóre z problemów, które pojawią się, gdy firma spróbuje pracować na dwóch obiegach dokumentów jednocześnie: cyfrowym i papierowym. Do tego dochodzi frustracja zespołu, który będzie tracił czas na szukanie dokumentów oraz ustalanie, kto i kiedy je zatwierdził. Trzeba powiedzieć sobie jasno: drukowanie faktur z KSeF to pułapka – mówi Agnieszka Ligocka, trenerka wdrożeń cyfryzacji i KSeF we FRAM Finanse, ekspertka SaldeoSMART.

Co naprawdę zmieni się w fakturowaniu od lutego 2026 roku?

Krajowy System e-Faktur to rewolucja, która wymusza reorganizację procesów w firmach. Zmieni się nie tylko to, skąd trafia do organizacji faktura, ale również to, jak przebiega jej obsługa. Zamiast pliku PDF przesłanego mailem, dokument pojawi się w systemie jako plik XML od razu po wystawieniu przez kontrahenta. Nie będzie możliwości odłożenia go „na później” ani przeoczenia; potrzebna będzie procedura bieżącego zatwierdzenia i przekazania faktury dalej.

– W firmach, gdzie faktury przychodziły papierowo proces zarządzania nimi uwzględniał to, że trzeba je odebrać od listonosza i niekiedy podpisać się przy odbiorze. KSeF nie przewiduje konieczności akceptacji faktur po stronie odbiorcy. Ustawodawca zakłada, że z samego faktu wystawienia dokumentu wynika jego doręczenie. To nie zmienia jednak tego, że każda firma musi zaplanować, co dzieje się z fakturą po jej pobraniu z centralnego systemu – tłumaczy Agnieszka Ligocka.

Dlaczego KSeF to nie wszystko – potrzebny jest e-obieg dokumentów

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur nie oznacza automatycznego wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Centralna platforma służy jedynie do wystawiania i odbierania faktur w ustrukturyzowanej formie, ale nie zapewnia narzędzi do ich dalszego przetwarzania wewnątrz organizacji. Dlatego warto wykorzystać okazję, jaką daje KSeF do uporządkowania całego procesu zarządzania dokumentami – i zbudowania go w sposób cyfrowy, spójny i bezpieczny.

Taki obieg pozwoli nie tylko przyspieszyć i ułatwić zarządzanie m.in. fakturami, ale też lepiej kontrolować dostęp do danych i ograniczyć liczbę błędów. – Warto przy tym pamiętać, że nawet jeśli proces pracy z dokumentami zakupowymi będzie odbywał się cyfrowo, jego fundamentalne reguły pozostają bez zmian. Tak jak dotąd, każda faktura musi zostać zweryfikowana pod kątem poprawności i zaakceptowana przez odpowiednią osobę. Różnica polega na tym, że w elektronicznym obiegu faktur ten etap można przyspieszyć i zautomatyzować. Zamiast przybijać pieczątkę i składać podpis na papierze, uprawniony pracownik po prostu kliknie „akceptuj” w systemie – kontynuuje ekspertka.

Polecamy: Komplet podatki 2025

Jak przygotować firmę, żeby faktury nie „utknęły”?

Projektowanie elektronicznego obiegu dokumentów warto zacząć od przejrzenia dotychczasowych procedur: kto w firmie odbiera faktury, kto je zatwierdza i przekazuje dalej. Taka analiza pozwala lepiej zdefiniować uprawnienia poszczególnych pracowników w systemie i zapobiec sytuacjom, w których dokument utknie na jakimś etapie przetwarzania, np. z powodu nieobecności osoby decyzyjnej.

Kolejnym krokiem jest wybór lub dostosowanie narzędzia, które umożliwi prowadzenie obiegu w pełni cyfrowo, bez drukowania faktur i utrzymywania fizycznego archiwum. Ważne przy tym, by w ten proces zaangażować cały zespół. Sama technologia nie wystarczy, jeśli pracownicy nie rozumieją, jak i po co z niej korzystać.

– Wdrażanie elektronicznego obiegu faktur to dla wielu osób całkowita zmiana sposobu pracy. I jak każda zmiana może w niektórych wywoływać strach czy opór. Dlatego tak ważne jest, by pracownicy wiedzieli czego mogą się spodziewać, rozumieli nowy proces i czuli się w nim pewnie. W firmach, które przeszły przez etap świadomego wprowadzania nowych rozwiązań IT, najczęstszym pytaniem po wdrożeniu jest „Dlaczego zdecydowaliśmy się na to tak późno?” – podkreśla ekspertka.

Cyfryzacja dokumentów – obowiązek, który może się opłacić

Cyfryzacja dokumentów to nie tylko sposób na przygotowanie do planowanych zmian przepisów, ale także realna szansa na uporządkowanie procesów i oszczędność czasu. Kto wykorzysta ten moment na wprowadzenie zmian z głową, może zyskać więcej niż tylko zgodność z regulacjami – również gotowość do sprawnego działania w KSeF od pierwszego dnia obowiązywania nowych zasad.