Obowiązkowy KSeF: faktury z załącznikami już od stycznia 2026 roku

• Od kiedy będzie możliwe wystawianie e-faktur z załącznikami w KSeF? W jakim formacie? Dla kogo ta opcja?
• Jakie działania musi podjąć podatnik, żeby móc wystawiać e-faktury z załącznikami w KSeF?
• Od kiedy można składać zgłoszenia dotyczące załączników w e-Urzędzie Skarbowym? Kiedy zostanie zrealizowane?
• W jakich programach będzie możliwe wystawianie faktur z załącznikiem? Jaki będzie maksymalny rozmiar?
• Czy po zmianie profilu działalności należy zgłaszać zaprzestanie korzystania z faktur z załącznikiem w KSeF?
• Jakie są terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF? To zależy od wielkości firmy

Już od 1 stycznia 2026 roku w e-Urzędzie Skarbowym zostanie uruchomiony moduł zgłoszeń dotyczący faktur z możliwością dodawania załącznika. „Dzięki temu użytkownicy będą mogli w prosty i przejrzysty sposób zawrzeć na fakturze dodatkowe informacje” – wyjaśnia Ministerstwo Finansów. Załącznik dodany w systemie będzie integralną częścią faktury, co pozwoli uniknąć konieczności przesyłania kontrahentom oddzielnej korespondencji poza systemem KSeF. Ułatwi to obieg dokumentów i zapewni uporządkowane gromadzenie danych w jednym miejscu.

Nowy moduł w e-US oznacza, że podatnicy będą mogli składać zgłoszenia dotyczące faktur z załącznikami bez konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi. Rozwiązanie ma usprawnić obsługę dokumentów i zwiększyć przejrzystość informacji przekazywanych w ramach fakturowania elektronicznego. Uruchomienie tej funkcji 1 stycznia 2026 r. jest jednym z etapów wdrażania kolejnych elementów Krajowego Systemu e-Faktur i ma ułatwić codzienną pracę przedsiębiorców korzystających z KSeF oraz z usług dostępnych w e-US.

Od kiedy będzie możliwe wystawianie e-faktur z załącznikami w KSeF? W jakim formacie? Dla kogo ta opcja?

Wystawianie faktury z załącznikiem w KSeF będzie możliwe począwszy od 1 lutego 2026 r. Przy czym Ministerstwo Finansów wyraźnie wskazuje, że „załączniki nie są obowiązkowe. Jest to opcja dobrowolna i korzystanie z niej zależy od podatnika oraz specyfiki jego działalności gospodarczej”.

Warto mieć na uwadze, że załącznik jest traktowany jako integralna część faktury, a faktura w Krajowym Systemie e-Faktu musi mieć format pliku XML. Dlatego nie można dołączyć załącznika na przykład w formacie PDF, JPG, PNG czy Word. Do KSeF można przesyłać wyłącznie pliki ustrukturyzowane (XML)! Dzięki takiemu rozwiązaniu całość pozostaje spójna i możliwa do automatycznego odczytania przez systemy księgowe.

„Możliwość dodawania załączników nie jest ograniczona do określonych branż – może z niej korzystać każdy podatnik. Niemniej opcja ta została wprowadzona głównie z myślą o potrzebach branż, gdzie faktury mają bardzo złożone dane, np. media, telekomunikacja, paliwa” – wyjaśnia resort finansów.

Jakie działania musi podjąć podatnik, żeby móc wystawiać e-faktury z załącznikami w KSeF?

Zgodnie z wyjaśnieniami udzielonymi przez Ministerstwo Finansów: „przedsiębiorca będzie musiał złożyć zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym, informując Szefa KAS o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem”. Dopiero po otrzymaniu przez podatnika potwierdzenia mailowego o możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem, będzie można korzystać z tej funkcji.

Zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym w przypadku jednoosobowej działalności składa sam podatnik (osoba fizyczna). W spółce zgłoszenie składa użytkownik konta organizacji (UKO).

Od kiedy można składać zgłoszenia dotyczące załączników w e-Urzędzie Skarbowym? Kiedy zostanie zrealizowane?

Zgłoszenia dotyczące załącznika w e-Urzędzie Skarbowym będzie można składać od 1 stycznia 2026 roku, czyli na miesiąc przed startem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur dla największych firm. Zgłoszenie muszą składać tylko ci podatnicy, którzy chcą wystawiać faktury z załącznikami. Odbieranie takich faktur nie wymaga żadnych dodatkowych formalności.

Co istotne, zgłoszenie można złożyć tylko w e-Urzędzie Skarbowym. Nie ma możliwości zrobienia tego w Aplikacji Podatnika KSeF czy w programie księgowym. Zgłoszenia składa się wyłącznie elektronicznie w e-US!

Tego rodzaju zgłoszenie – jak wyjaśnia resort finansów – „zostanie zrealizowane maksymalnie w ciągu 3 dni roboczych. Nie przewiduje się możliwości odrzucenia takich zgłoszeń – wystarczy poprawnie je złożyć, aby zostało przyjęte”. Podatnik dostanie osobny e-mail z potwierdzeniem, że może wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z załącznikiem.

W jakich programach będzie możliwe wystawianie faktur z załącznikiem? Jaki będzie maksymalny rozmiar?

Podkreślenia wymaga fakt, że wystawienie faktury z załącznikiem będzie możliwe tylko w komercyjnych programach księgowych zintegrowanych z API KSeF 2.0. Bezpłatne aplikacje Ministerstwa Finansów będą obsługiwały e-faktury, ale bez tej dodatkowej funkcji.

„Maksymalny rozmiar takiej faktury wyniesie 3 MB. To limit, który pozwala zmieścić sporo danych, ale jednocześnie gwarantuje sprawne działanie systemu” – wyjaśnia Ministerstwo Finansów.

Czy po zmianie profilu działalności należy zgłaszać zaprzestanie korzystania z faktur z załącznikiem w KSeF?

Odpowiedź Ministerstwa Finansów jest tutaj jednoznaczna. Otóż, „nie należy zgłaszać zaprzestania korzystania z załączników. Jeśli podatnik to zrobi, straci wówczas możliwość wystawiania również korekt do wcześniejszych faktur z załącznikiem”.

Wobec tego, nawet jeśli w nowym profilu działalności gospodarczej podatnik nie używa już tej funkcji, nie powinien zgłaszać zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem.

Jakie są terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF? To zależy od wielkości firmy

Przypomnijmy na koniec bardzo ważne terminy, które zbliżają się wielkimi krokami. Otóż obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur wystąpi od:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Jest też przewidziany okres przejściowy, tj. do 31 grudnia 2026 roku część firm nadal będzie mogła wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF. Warunek? Łączna wartość sprzedaży z VAT na takich fakturach nie może w danym miesiącu przekroczyć 10 000 zł.

Przy czym, pomimo braku obowiązku, podatnicy będą mogli wystawiać e-faktury dobrowolnie w KSeF. Natomiast otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).