Ekspres do kawy kosztem uzyskania przychodów na home office? Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawił swoje stanowisko

• Wydatki przedsiębiorcy jako koszty uzyskania przychodów
• Czy zakup ekspresu do domowego biura to wydatek firmowy?
• Nie można zaliczyć do kosztów wydatków na potrzeby osobiste

Wydatki przedsiębiorcy jako koszty uzyskania przychodów

Kwalifikacja wydatków do kosztów uzyskania przychodów bywa kłopotliwa. Ma to związek między innymi z tym, że definicja tego kosztu zawarta w ustawie z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ma dość ogólny charakter i w dużej mierze opiera się na ocenie sytuacji dokonanej przez podatnika. Jak bowiem wynika z art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Takie ujęcie omawianego zagadnienia pozwala na stosowanie definicji bez względu na profil i charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności, a jednocześnie sprawia, że ten sam wydatek u jednego podatnika może mieć charakter kosztu uzyskania przychodu, a u drugiego nie. Aby ocenić swoją sytuację każdy przedsiębiorca powinien więc w pierwszej kolejności zweryfikować, czy rodzaj wydatku, który poniósł nie został zamieszczony w katalogu negatywnym kosztów uzyskania przychodów, a następnie zweryfikować to, czy został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a także, czy podatnik będzie w stanie to wykazać. Szczególnie dużo wątpliwych sytuacji powstaje w tym zakresie w odniesienie do wydatków, które pozostają na styku potrzeb osobistych i firmowych przedsiębiorcy, w tym związanych z faktem, że siedziba działalności gospodarczej znajduje się w domu lub mieszkaniu przedsiębiorcy.

Czy zakup ekspresu do domowego biura to wydatek firmowy?

W jednej z tego rodzaju spraw Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację indywidualną. Wniosek złożył przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług programistycznych (kod PKD 62.10.B), który pracuje głównie z domu, co ma związek z tym, że w pracy, którą wykonuje ważne jest utrzymanie wysokiego poziomu koncentracji i efektywności pracy. W celu poprawy wydajności przedsiębiorca kupił ekspres do kawy. Umieścił go w domowym biurze i używa przede wszystkim w dni robocze w ramach wykonywania działalności gospodarczej, a sporadycznie także podczas spotkań z kontrahentami. W weekendy oraz poza godzinami pracy ekspres bywa wykorzystywany do celów prywatnych. Na tej podstawie podatnik ocenił, że użytkowanie kształtuje się w proporcji 5:2 (dni robocze: cele działalności gospodarczej, weekendy: użytkowanie prywatne). W związku z tym w złożonym wniosku zadano pytanie:

Czy podatnik może uznać za koszt uzyskania przychodu 5/7 wartości wydatku poniesionego na zakup ekspresu do kawy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, mając na uwadze, że kawa wpływa na zwiększenie jego wydajności i tym samym wyższą wartość wytwarzanego utworu oraz uzyskiwanego przychodu?

W ocenie podatnika takie działanie jest dopuszczalne, a zakup ekspresu do kawy jest wydatkiem związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą, ponieważ zwiększa poziom koncentracji oraz wydajności wykonywania świadczonych przez niego usług, co przekłada się na wyższą wartość tworzonych przez niego utworów oraz na większy przychód. Dodatkowo, ekspres jest używany również w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami, co wspiera budowanie relacji biznesowych i realizację celów firmowych.

Polecamy: Koszty 2025 po zmianach - Poradnik Gazety Prawnej

Nie można zaliczyć do kosztów wydatków na potrzeby osobiste

Organ nie zgodził się z argumentacją przedstawioną przez podatnika i w wydanej interpretacji wskazał, że istnieje grupa wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej, gdyż są to wydatki, które ponoszą osoby fizyczne niezależnie od tego, czy prowadzą działalność gospodarczą, czy też takiej działalności nie prowadzą. Są to typowe wydatki osobiste, konsumpcyjne, np. wydatki dotyczące zapewnienia sobie, na własne potrzeby odpowiednich warunków mieszkaniowych. Wydatki o charakterze osobistym w szczególności mogą dotyczyć funkcjonowania, eksploatacji i utrzymania własnego lub użyczanego mieszkania (lub jednego z jego pomieszczeń) na cele prywatne.

Zdaniem organu prywatnego charakteru tego rodzaju wydatków nie zmienia fakt, że podatnik może korzystać z pomieszczenia (lub znajdujących się w nim rzeczy) przeznaczonego na zaspokojenie własnych potrzeb mieszkaniowych, prowadząc równocześnie w tym pomieszczeniu działalność gospodarczą. Dlatego też do kosztów uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej nie można zaliczyć wydatków, które dotyczą pomieszczeń w lokalu wykorzystywanym w głównej mierze na własne cele mieszkaniowe. Aby dany wydatek można było zaliczyć do kosztów, musi zostać poniesiony w związku z potrzebami działalności (firmy), a nie potrzebami prywatnymi przedsiębiorcy, którego działalność gospodarcza jest prowadzona w lokalu mieszkalnym (domu). Na tej podstawie, w opinii Dyrektora KIS, zakupiony ekspres do kawy będzie przez podatnika wykorzystywany zarówno na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, jak i na potrzeby prywatne, a tym samym należy przyjąć, że wydatek ten nie został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej i jest wydatkiem osobistym przedsiębiorcy.