KSeF - jedna z największych zmian dla przedsiębiorców od lat. Kto, kiedy i na jakich zasadach? [Gość Infor.pl]

• Dwie kluczowe daty: 1 lutego i 1 kwietnia
• Sprzedaż konsumencka: KSeF nie zawsze obowiązkowy
• Sprzedaż zwolniona z VAT też podlega KSeF
• Otrzymywanie faktur: obowiązek niezależny od odbiorcy
• Wizualizacja faktury i kody QR
• Delegacje i zakupy pracowników – rewolucja w praktyce
• KSeF dotyczy wszystkich, nie tylko księgowości

Nic dziwnego, że wokół KSeF wciąż pojawia się wiele pytań, wątpliwości i obaw. Kto musi wejść do systemu? Od kiedy? Co ze sprzedażą konsumencką, drobnymi przedsiębiorcami, najmem prywatnym czy delegacjami pracowników?

Dwie kluczowe daty: 1 lutego i 1 kwietnia

Obowiązkowy KSeF startuje 1 lutego. To data, od której system zaczyna realnie funkcjonować, ale nie oznacza jeszcze, że wszyscy przedsiębiorcy od tego dnia muszą wystawiać faktury wyłącznie w KSeF.

Druga ważna data to 1 kwietnia. To właśnie wtedy obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie podatników, których obrót brutto w 2024 roku nie przekroczył 200 mln zł. Ci, którzy przekroczyli ten próg, wchodzą do systemu już od 1 lutego.

Ustawodawca przewidział jednak wyjątki:

• podatnicy wystawiający faktury przy użyciu kas fiskalnych mogą korzystać z nich do końca roku,
• najmniejsi podatnicy, którzy miesięcznie wystawiają faktury B2B do 10 tys. zł brutto, również mają czas – przy czym do limitu nie wlicza się faktur konsumenckich.

Sprzedaż konsumencka: KSeF nie zawsze obowiązkowy

Jeśli firma prowadzi wyłącznie sprzedaż konsumencką, czyli na rzecz osób prywatnych, KSeF pozostaje dobrowolny – niezależnie od wysokości obrotów. Wystarczy paragon, a nawet jeśli klient poprosi o fakturę, można ją wystawić na dotychczasowych zasadach nawet do 2027 roku.

Sprzedaż konsumencka to nie tylko małe sklepy. Dotyczy zarówno warzywniaka, jak i dużej sieci handlowej. Kluczowe jest to, czy klient podaje NIP. Jeśli nie – mamy do czynienia ze sprzedażą na cele prywatne.

W przypadku faktur dla konsumentów przedsiębiorca sam decyduje, czy wystawi je w KSeF. Jeśli jednak zdecyduje się na KSeF, musi dostarczyć klientowi wizualizację faktury poza systemem.

Sprzedaż zwolniona z VAT też podlega KSeF

Sporo wątpliwości dotyczy małych podmiotów korzystających ze zwolnienia z VAT. Sprzedaż zwolniona oznacza, że przedsiębiorca nie nalicza VAT do limitu 240 tys. zł rocznie, ale na żądanie kontrahenta nadal musi wystawić fakturę.

I tu ważna informacja: jeśli kontrahentem jest firma i suma faktur B2B przekroczy 10 tys. zł miesięcznie, faktura musi zostać wystawiona w KSeF – nawet jeśli sprzedawca nie jest czynnym podatnikiem VAT.

Dotyczy to również najmu prywatnego. Osoba fizyczna wynajmująca mieszkanie firmie, choć formalnie nie prowadzi działalności gospodarczej, na gruncie VAT jest traktowana jak przedsiębiorca. Jeśli firma żąda faktury, a miesięczna kwota przekracza 10 tys. zł, od kwietnia taka faktura musi trafić do KSeF.

Otrzymywanie faktur: obowiązek niezależny od odbiorcy

W KSeF kluczowe jest jedno: system obowiązuje wystawcę faktury, nie jej odbiorcę. Nawet jeśli mała firma nie ma jeszcze obowiązku wystawiania faktur w KSeF, może już od lutego otrzymywać faktury wyłącznie w systemie – np. za telefon, prąd czy paliwo.

Sprzedawca decyduje, czy przekaże dodatkowo wizualizację. Dokument papierowy lub PDF nie jest już fakturą w sensie prawnym. Prawdziwa faktura znajduje się w KSeF, w postaci pliku XML.

Dlatego od 1 lutego każdy przedsiębiorca powinien umieć:

• zalogować się do KSeF,
• pobrać fakturę,
• sprawdzić jej poprawność.

Ministerstwo Finansów udostępnia darmową aplikację oraz zapowiada wersję mobilną, co ma ułatwić obsługę przy mniejszej liczbie dokumentów.

Wizualizacja faktury i kody QR

Faktura w KSeF ma formę pliku XML, który jest czytelny dla systemów księgowych, ale nie dla człowieka. Dlatego pojawia się tzw. wizualizacja – dokument podobny do obecnej faktury.

W zależności od trybu wystawienia:

• faktura wysłana od razu do KSeF zawiera jeden kod QR,
• faktura wystawiona w trybie offline (wysłana następnego dnia) zawiera dwa kody QR.

Wizualizacja nie jest dokumentem księgowym. To tylko ułatwienie dla klienta.

Delegacje i zakupy pracowników – rewolucja w praktyce

Jedną z największych zmian odczują pracownicy w delegacjach. Dotychczas przywozili faktury papierowe, które trafiały do księgowości. Od 1 lutego mogą wrócić… z niczym.

Faktura trafia bezpośrednio do KSeF, przypisana do NIP pracodawcy. To oznacza konieczność:

• szkolenia pracowników,
• ustalenia nowych procedur,
• rozważenia wpisywania na fakturze danych pracownika, który dokonał zakupu.

Nowa struktura faktury pozwala wpisać takie dane, ale pole to jest fakultatywne. Jeśli sprzedawca ich nie uzupełni przed wysłaniem faktury do KSeF, później nie da się ich dopisać bez wystawienia korekty.

Znika też możliwość wystawiania not korygujących przez nabywcę. Każdy błąd oznacza kontakt ze sprzedawcą i korektę po jego stronie.

KSeF dotyczy wszystkich, nie tylko księgowości

Choć często mówi się, że KSeF to problem działów księgowych, w praktyce dotyczy całych firm. Sprzedaż, zakupy, delegacje, kontrola danych kontrahentów – wszystko wymaga nowych procedur i większej uwagi.

Od 1 lutego nie da się „poczekać do kwietnia” czy „do 2027 roku”. Nawet jeśli firma nie wystawia jeszcze faktur w KSeF, musi umieć z niego korzystać.

Jedno jest pewne: przed przedsiębiorcami bardzo wymagający rok. KSeF zmienia sposób myślenia o fakturach i odpowiedzialności za dane. Cierpliwość i dobre przygotowanie będą kluczowe.