KSeF: Czekasz na 1 kwietnia? Błąd! Musisz być gotowy już 1 lutego, by odebrać fakturę za energię, paliwo, internet, czy leasing

• Odbiór faktur w KSeF już od 1 lutego 2026 r.
• Jak faktycznie można przygotować się do KSeF?
• Jak obsłużyć KSeF? Czyli na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania
• Podsumowując

Odbiór faktur w KSeF już od 1 lutego 2026 r.

Kluczowym terminem, o którym wielu przedsiębiorców zapomina, jest 1 lutego 2026 r. To właśnie wtedy za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur rozpocznie się odbiór faktur od największych podmiotów na rynku: dostawców mediów, operatorów telekomunikacyjnych, stacji paliw czy firm leasingowych. Oznacza to, że nawet jeśli przedsiębiorca formalnie nie będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych od tej daty, jego system księgowy lub narzędzie do fakturowania musi być w pełni gotowe do obsługi KSeF. Brak przygotowania w tym terminie może skutkować m.in. opóźnieniami w księgowaniu faktur i w płatnościach.

Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup k24 i e-pity wyjaśnia dlaczego każdy przedsiębiorca będzie musiał przystąpić do KSeF już w lutym: – Wskazane w przepisach terminy dotyczą wystawiania faktur, nie są natomiast związane z ich odbiorem przez kontrahentów. Faktury od największych firm będziemy musieli odebrać w KSeF już od 1 lutego 2026 r., czyli z dniem ich obowiązkowego przystąpienia do systemu. Przy doręczeniu faktury bez znaczenia jest dzień, w którym my, jako firma, powinniśmy przystąpić do KSeF. Ważne jest czy nasz kontrahent powinien już wystawiać fakturę poprzez system stworzony przez resort finansów. Jeżeli tak, to my jesteśmy zobowiązani odebrać od niego daną fakturę również za pośrednictwem KSeF – tłumaczy Monika Piątkowska.

Tak więc, jeśli będziemy chcieli otrzymać fakturę za paliwo na stacji benzynowej, za leasing czy za zakupiony sprzęt, będziemy musieli zalogować się do KSeF już w lutym. Nasz kontrahent nie będzie musiał doręczyć nam ją w inny sposób niż poprzez KSeF.

– Przedsiębiorcy mają mniej czasu niż im się wydaje. Część firm nawet nie zdaje sobie sprawy z tego, że za trzy tygodnie nie otrzyma faktur w dotychczasowy sposób. Może z tego wyniknąć szereg nieporozumień i problemów, a także opóźnienia w płatnościach za towary i usługi. Przeoczenie danej faktury powodować może również problemy w comiesięcznych rozliczeniach z fiskusem i ZUS – wyjaśnia doradca podatkowy fillup k24.

Dlatego niezwykle istotne jest, aby każda firma, po pierwsze, była świadoma, że będzie musiała zalogować się do KSeF już w lutym 2026 r.

Jak faktycznie można przygotować się do KSeF?

Do odbioru tychże faktur trzeba odpowiednio się przygotować, tj. zadbać o odpowiednie dostępy do KSeF, czy oprogramowanie. – Trzeba również skontaktować się ze swoją księgową, aby ustalić m.in. sposób przekazywania faktur sprzedażowych i kosztowych, zakres upoważnienia do działań KSeF dla biura księgowego czy działu księgowości. Jako przedsiębiorcy powinniśmy również zastanowić się którzy z pracowników w imieniu naszej firmy będą mogli wystawiać faktury, a kto będzie je odbierał i weryfikował – dodaje Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup k24 i e-pity.

Wprowadzenie KSeF nie wiąże się tylko z nowym sposobem wystawiania faktury. Ono zmienia cały proces odbioru, weryfikacji i obiegu dokumentów księgowych. I na tę zmianę każdy przedsiębiorca w Polsce powinien być przygotowany już od lutego.

Przygotowanie do KSeF wymaga przemyślanego planu i przetestowania rozwiązania, z którego przedsiębiorca będzie korzystać w ramach integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. To nie tylko posiadanie oprogramowania, deklarującego zgodność z KSeF, ale przede wszystkim sprawdzenie, czy procesy biznesowe i księgowe są gotowe na realne scenariusze: od wystawienia faktury po jej archiwizację, odbiór. Kluczowe jest zweryfikowanie obiegu dokumentów w wewnętrznych działach księgowych oraz w ramach współpracy z biurem rachunkowym.

Jak obsłużyć KSeF? Czyli na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania

Przy wyborze lub aktualizacji systemu do wystawiania i odbierania faktur w ramach KSeF warto dokładnie zweryfikować kilka kluczowych obszarów:
Dostosowanie narzędzi do KSeF
- Czy oprogramowanie obsługuje pełny proces wystawiania i odbioru faktur w KSeF?
- Czy integracja działa stabilnie i zgodnie z aktualną strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej (Fa3)?

Plan awaryjny na wypadek braku dostępu do KSeF
- Jak wygląda procedura postępowania przy awarii lub niedostępności po stronie Ministerstwa Finansów? Resort przewiduje mechanizmy tymczasowego przesyłania faktur offline – warto je znać.
- Czy stosowane narzędzie umożliwia wystawianie faktur w trybie offline po stronie podatnika? To kluczowe, aby zapewnić ciągłość sprzedaży i obsługi klienta nawet w przypadku awarii KSeF.
- Czy wiemy, jak zapewnić ciągłość działania procesów księgowych i sprzedażowych? Warto w tym zakresie rozpoznać ewentualne ryzyka, które zniwelują skutki ewentualnego braku dostępu do KSeF.

Polecamy: VAT 2026. Komentarz

Polecamy: Komplet PODATKI 2026

 Polecamy: Wszystko o KSeF 2026 – poradniki, szkolenia, webinary

Polecamy: Biuletyn VAT (miesięcznik) – wersja PREMIUM - abonament

 Polecamy: KSeF krok po kroku – zasady działania i metody wdrożenia

Podsumowując

Czas na przygotowanie do KSeF jest krótszy, niż się wydaje. Firmy nie powinny czekać na obowiązek formalny dla wszystkich, lecz już teraz testować swoje systemy i scenariusze operacyjne, aby 1 lutego 2026 r. być w pełnej gotowości do odbioru faktur od największych podmiotów na rynku. Niedostosowanie systemów może skutkować poważnymi opóźnieniami w księgowości i zakłóceniami w regulowaniu płatności, co w praktyce oznacza realne ryzyko finansowe - wyjaśnia Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24.